Les facteurs d'optimisation de la productivité de la force de vente dans une entreprise prestataire de services: le cas de la SAAR S.A( Télécharger le fichier original )par Annie Laurence MAPONDJOU Université Catholique d'Afrique Centrale, Institut Catholique de Yaoundé - Maîtrise en Economie de Gestion 2006 |
b) Elaboration d'un logiciel commercial de gestion du porte-feuille clients des commerciaux de la SAAR Hippodrome.A la S.A.A.R. Hippodrome, les commerciaux qui sont le plus souvent sur le terrain, ont un nombre important de contacts qu'il est difficile de gérer manuellement. C'est pour cette raison que nous leur proposons ce logiciel commercial pour la gestion de leur clientèle. Celui-ci leur permettra non seulement de conserver leurs contacts mais aussi de suivre l'évolution de ceux-ci dans l'entreprise. Le logiciel de gestion commerciale est donc complémentaire aux recherches effectuées. Son but est de faciliter et de mettre en évidence l'activité au sein d'une compagnie d'assure comme la SAAR S.A. Nous allons faire une présentation générale de ce logiciel et des tâches qu'il peut accomplir. Le logiciel peut être subdivisé en grands groupes : - Les prospects - Les assurés - Les statistiques - Les prospecteurs (commerciaux) La figure suivante indique cette subdivision. Figure 30- Les différents groupes gérés par le logiciel Source : l'auteur · Les prospects et les assurés Les prospects sont les éventuels clients de l'entreprise. Ils représentent l'ensemble des personnes que les commerciaux (prospecteurs), rencontrent afin de leur faire connaître les produits de l'entreprise. Parmi eux, certains prennent le temps d'écouter les propositions commerciales et d'autres non. Si le commercial réussit à faire passer son message au client, on dit qu'il a effectué une proposition. C'est-à-dire qu'il a proposé ses produits à un individu qui pourra plus tard souscrire à une police d'assurances et devenir un assuré. Le logiciel nous permet donc d'enregistrer et de modifier les informations sur ces clients et éventuels clients en les classant en prospects -s'ils ont laissé leurs contacts aux commerciaux et n'on pas contracté- et en assurés s'ils ont souscrit à une police d'assurance. Les figures suivantes illustrent les différentes étapes à suivre pour gérer les clients et les prospects. Figure 31- Enregistrement et recherche d'un nouveau prospect Source : l'auteur Lorsqu'on choisit d'enregistrer un nouveau prospect, on peut saisir son nom, son prénom, son adresse, son téléphone, sa fonction, son statut matrimonial et la proposition d'assurance qui lui a été faite. Après cet enregistrement, chaque prospect a un numéro qui permet de le rechercher s'il contacte le commercial ou si le commercial veut le contacter. Ce qui peut être illustrée par la figure ci-après. Figure 32- Saisie des informations du prospect Source : l'auteur Si le commercial veut plutôt rechercher un prospect qui a déjà été enregistré alors, alors il clique sur rechercher et modifier dans la page illustrée par la figure par la figure 31. Il aboutit à la page illustrée par la figure suivante. Figure 33- Recherche d'un prospect par son code Source : l'auteur Les opérations sur les assurés quant à elles peuvent être effectuées sur la page illustrée par la figure ci-après. Figure 34- Opérations sur assurés Source : l'auteur Pour les assurés, nous avons ajouté les sinistres afin de permettre aux commerciaux de suivre tous les aspects de l'évolution du dossier du client qu'il a recruté. Après la gestion des prospects, nous pouvons passer à la gestion des commerciaux eux-mêmes. · Les prospecteurs Grâce au logiciel, nous pouvons répertorier, modifier les informations personnelles et enregistrer les prospections qu'ont effectuées les commerciaux. Cette partie du logiciel est beaucoup plus destinée au chef des commerciaux qui a sollicité un outil informatique pour évaluer et contrôler son équipe. La figure suivante illustre la page des informations sur les prospecteurs. Figure 35- Informations du commercial Source : l'auteur Après avoir enregistrer les différentes informations sur les prospects, les assurés et les commerciaux, nous pouvons maintenant passer à la gestion des statistiques des commerciaux. · Les statistiques La gestion des statistiques est la partie la plus importante du logiciel, car elle permet aux commerciaux de faire le point sur l'évolution de leurs activités. Elle peut également leur permettre d'obtenir les résultats nécessaires pour remplir le tableau de bord qui a été proposé plus haut. En effet, nous pouvons ici déterminer : - Le chiffre d'affaire de chaque commercial sur une période donnée ; - La commission du commercial sur ce chiffre d'affaire ; - Le nombre de propositions faites lors des descentes sur le terrain ; - Le pourcentage de propositions commerciales ; - Le nombre de souscriptions ; - Le taux de transformation c'est-à-dire le nombre de souscriptions rapporté au nombre de propositions ; - Le frais dépensés par le commercial ; - La productivité du commercial ; La figure ci-dessous illustre la page d'accès à ces différentes données. Figure 36- Gestion des statistiques Source : l'auteur A partir de ces données, il est possible de faire le point sur les états statistiques de l'activité pendant une période donnée. Pour définir cette période, il faut définir l'intervalle de recherche. Figure 37- Détermination de la période de recherche Source : l'auteur Après avoir défini la période, le commercial peut obtenir les différents ratios par période. Les pages représentées par les figures ci-après en sont une illustration. Figure 38- Pourcentage de prospection commerciale pou la période août-septembre Source : l'auteur Figure 39- Rapport des souscriptions pour la période août-septembre Source : l'auteur Le logiciel ci-dessus présenté permettra donc aux commerciaux d'automatiser la gestion de leurs porte-feuille clients. Ainsi, ils pourront gagner en temps et en argent grâce à une meilleure organisation de leurs activités. Ce qui les rendra efficace et même efficient. Le CD contenant le logiciel est joint à notre travail. Dans cette section, nous avons interprété les résultats de notre enquête par questionnaire, à partir des informations obtenues lors de nos différentes investigations. Ce qui nous a permis de déceler les problèmes qui freinent l'optimisation de la productivité de la force de vente à la S.A.A.R. Hippodrome. Des solutions ont donc été proposées, parmi lesquelles un tableau de bord et un logiciel commercial pour automatiser les activités des commerciaux. De la présentation et de l'interprétation des résultats de notre enquête par questionnaire sont ressorties les entraves à l'optimisation de la productivité de la force de vente à la S.A.AR. Hippodrome. Ainsi, pour contourner ces entraves, trois pistes d'optimisation ont été proposées, à savoir : · Une meilleure définition des objectifs et de la structure ; · Le choix d'un système de rémunération stimulant ; · La mise sur pied d'outils de contrôle et d'évaluation de la force de vente, notamment un tableau de bord et un logiciel commercial qui permettront la gestion du portefeuille clients des commerciaux. CONCLUSION DE LA DEUXIEME PARTIE : Dans cette seconde partie, nous avons à partir des éléments de méthodologie, procédé à une analyse empirique de la force de vente à la SAAR Hippodrome. Ainsi, grâce aux différentes méthodes de collectes des données, nous avons recueilli diverses informations. Il en découle que la force de vente de la SAAR Hippodrome est composée de salariés, de commerciaux, d'apporteurs-libres et de courtiers, qu'elle est rémunéré par un salaire fixe et des commissions, qu'elle reçoit une formation en « chambre » et qu'elle est contrôlée et évaluée grâce à des réunions hebdomadaires et à des rapports d'activités. Il en ressort également qu'elle rencontre des difficultés -au niveau des objectifs et de la structure, de la rémunération qui est insuffisante et de la gestion de son porte-feuille clients- qui tirent sa productivité vers le bas. D'où la nécessité mettre en oeuvre des éléments de gestion adéquats tels que des tableaux de bord et des applications informatiques pour remédier à ce problème. Dans un contexte où la population à une faible culture de l'assurance, la compagnie d'assurances devrait avoir une force de vente capable de faire comprendre à cette population le bien fondé de ce service. Ainsi, cette compagnie ne devrait plus se contenter de recruter un ensemble de personnes chargées de présenter ses produits aux clients, mais de véritables chargés de porte-feuille clients. Ces derniers ne devraient donc pas seulement vendre, mais bien vendre. C'est pour cette raison que l'entreprise est appelée à rendre leurs activités optimales. Partant de ce constat, nous nous sommes posé au départ de cette recherche, la question de savoir : quels sont eu égard à ce contexte où les individus ont peu développé la culture de l'assurance, les facteurs qui permettent d'optimiser la productivité de la force de vente dans une compagnie d'assurance? En nous basant sur une revue de littérature et sur nos investigations au sein de notre terrain de recherche, nous avons proposer comme début de réponse à cette question le fait que : les facteurs d'optimisation de la productivité de la force de vente se situent au niveau de la mise en place et de la gestion de la force de vente. Tout au long de notre étude, nous avons donc examiné ces différentes phases en comparant les propositions théoriques aux pratiques sur le terrain. L'analyse et l'interprétation des données d'observation, d'entretien et de l'enquête par questionnaire ont permis d'aboutir sur le fait que l'optimisation de la productivité de la force de vente de la SAAR Hippodrome passe par : · une définition claire des objectifs de vente et de la structure de la force de vente; · le choix d'un système adéquat de rémunération ; · l'automatisation des activités de la force de vente. Nous avons de ce fait proposé un tableau de bord et un logiciel commercial. Ce dernier nous a permis de proposer à chaque commercial des éléments de suivi de sa clientèle et de son activité propre sans avoir à faire recours aux producteurs ou aux gestionnaires sinistres. Ainsi, le commercial pourra automatiser la gestion de sa clientèle, ce qui lui évitera des désagréments lors de la survenance d'évènements malheureux tels que la perte de son carnet d'adresses par exemple. Toutefois, une telle application ne serait accessible aux vendeurs que s'ils disposent de quelques connaissances sur l'usage de l'outil informatique. Ainsi, la formation dispensée par l'entreprise pourrait tenir compte de ce fait en ajoutant des modules d'initiation à l'outil informatique. De plus, l'entreprise devrait mettre en oeuvre les moyens nécessaires financiers et organisationnels nécessaires pour permettre aux commerciaux de convaincre le maximum de clients. Cependant, il convient de reconnaître que nous n'avons pas cerné tous les contours de l'optimisation de la productivité de la force de vente à la S.A.A.R. Hippodrome. Notre recherche présente de ce fait des limites, qui à notre avis sont d'ordre méthodologique. La première limite se rapporte à l'absence des données quantitatives qui a entraîné l'absence de calcul de la productivité de la force de vente de la S.A.A.R. Hippodrome. La deuxième limite se rapporte à la méthode d'analyse des données recueillies pendant l'enquête par questionnaire. En effet, une telle étude aurait été plus approfondie au travers d'une analyse statistique par des tests. Mais, des blocages liés à l'effectif réduit de notre population d'étude n'ont pas facilité la mise en oeuvre de telles analyses. La troisième limite quant à elle est liée au fait que nous n'avons pas tester les différents outils de gestion que nous avons proposés. Nonobstant ces limites, notre travail pourrait avoir le mérite d'avoir levé un pan de voile sur l'étude des performances en entreprise. Il constituerait donc un point de départ à la recherche sur l'amélioration des résultats de l'entreprise par les performances.
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THIETART R-A et al., Méthodes de recherche en management, 2e édition, éditions Dunod, Paris, 2003 12. ZEYL A. et DAYAN A., (1999), Force de vente : direction-organisation-gestion, les éditions d'organisations, 2e édition, Paris, 1999 1. BIEDERMANN B., « Productivité, mondialisation et services », Conjoncture et décisions, mars 2004, www.theoreco.com 2. BRODIER P. L. « Productivité, valeur ajoutée, valorité », L'expansion Management Review, septembre 2004 3. CANDILLE A., « Animer une force de vente », 2004, www.caractère.net 4. CRAVENS D.W. et al., «Incorporating a Quality Improvement Perspective into Measures of Salesperson Performance», Journal of Personnal Sellings and Sales Management, winter 1993, vol.3 5. DAMMANN L. et RIGAUX-BRICMONT B., « Liens entre performance et caractéristiques personnelles des vendeurs : le cas d'une compagnie d'assurance vie », septembre 2007 www.lesechos.fr 6. 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PLATNIC-COHEN E., « les bons critères pour mesurer la performance des vendeurs », Management, n°144, juillet et août 2007, p. 76-77 Le Grand Larousse universel, Tome 11, Paris, 1987 DEDICACES................................................................................................i REMERCIEMENTS......................................................................................ii LISTE DES ABREVIATIONS.........................................................................iii LISTE DES FIGURES..................................................................................iv I- Contexte et problématique 1 II- Hypothèses et objectif de l'étude 2 Première partie : Etude théorique de l'optimisation de la productivité de la force de vente 5 Introduction de la premiere partie 6 CHAPITRE I - Force de vente : intérêt et organisation 7 Section I - La force de vente : missions et spécificités dans une entreprise prestataire de services 7 I - Les missions fondamentales de la force de vente d'une entreprise 7 I.1 - Bâtir et entretenir une clientèle 8 I.2 - Représenter l'entreprise 9 I.3 - Négocier des propositions 10 I.4 - Remonter l'information 10 II - Spécificité de la force de vente dans une entreprise de services 11 II.1 - Définition du service 11 a) Le tangible et l'intangible 11 b) Le transfert de propriété 12 II.2 - Les caractéristiques du service 13 d) Périssabilité et la participation des clients à la production de services 14 e) La relation directe entre le client et le personnel en contact pour la production de services. 14 II.3 - Impact des caractéristiques du service sur les missions la force de vente 15 Section II - Le processus de mise en place et la disposition de la force de vente dans une entreprise 17 I - La mise en place de la force de vente 17 I.1 - La définition des objectifs de la force de vente 17 I.2 - La détermination de la structure de la force de vente 19 a) La structure géographique 19 b) La structure par clients 20 c) La structure par comptes clés 20 I.3 - La définition de la taille de la force de vente 21 a) La définition selon le coût 21 b) L'affectation selon la productivité 22 II - Disposition de la force de vente 22 II.1 - La force de vente interne / la force de vente externe 22 II.2 - La force de vente propre / la force de vente déléguée 23 Synthèse de la section II : 25 CHAPITRE II - Facteurs d'optimisation de la productivité de la force de vente 27 Section I - Le processus de gestion de la force de vente 27 I - Le recrutement de la force de vente 27 I.1 - La définition du poste 28 I.2 - L'élaboration du profil recherché pour le candidat 28 I.3 - L'attraction des candidats 30 I.4 - La sélection des candidats 31 II - La formation de la force de vente 31 II.1 - Du besoin de formation à la détermination de son contenu 32 II.2 - Possibilités et modalités de la formation 32 II.3 - Le contrôle de la formation 33 III - La rémunération de la force de vente 33 III.1 - Les systèmes de rémunération directs 34 III.2 - Les rémunérations indirectes 35 IV - L'animation de la force de vente 36 IV.1 - Objectifs de l'animation 36 V - Le contrôle et l'évaluation de la force de vente 37 V.1 - Le contrôle de la force de vente 37 V.2 - L'évaluation de la force de vente 38 Section II - L'optimisation de la productivité de la force de vente 39 I - Les notions de productivité et d'optimisation 39 II - Les facteurs d'optimisation de la productivité de la force de vente 41 a) L'optimisation par les objectifs 42 b) L'optimisation par la structure 43 c) L'optimisation par la taille de la force de vente 44 d) L'optimisation par le recrutement 45 e) L'optimisation par la formation 46 f) L'optimisation par la rémunération 46 g) L'optimisation par l'évaluation et le contrôle 48 Synthèse de la section II : 50 Conclusion de la premiere partie 52 Deuxième partie : analyse empirique de l'optimisation de la productivité de la force de vente 53 introduction de la deuxieme partie 54 CHAPITRE III - Méthodologie et analyse descriptive de la force de vente à l'agence SAAR Hippodrome 55 I.1 - Présentation générale de la SAAR 55 I.2 - Organisation de l'agence SAAR Hippodrome 57 e) Les affaires générales et l'archivage 58 II - Démarche de collecte des données 59 II.2 - Méthode de collecte des données 60 a) L'observation participante. 60 c) L'enquête par questionnaire 63 II.3 - Les phases de l'enquête 63 b) L'enquête proprement dite 64 Section II - Présentation de l'existant en terme de force de vente à la SAAR Hippodrome 66 I - La mise en place de la force à la SAAR Hippodrome 66 I.1 - La définition des objectifs de la force de vente à la SAAR Hippodrome 66 I.2 - La détermination de la structure de la force de vente à la SAAR Hippodrome 67 I.3 - La définition de la taille de la force de vente à la SAAR Hippodrome 67 I.4 - La détermination de la rémunération 68 I.5 - La détermination de l'organisation de la force de vente à la SAAR Hippodrome 69 II - Gestion de la force de vente à la Saar Hippodrome 70 II.1 - Recrutement de la force de vente à la Saar Hippodrome 70 b) Les tâches du producteur risques divers 71 c) Les tâches du gestionnaire sinistres ou du service après-vente 71 d) Les tâches des commerciaux 71 II.2 - Formation de la force de vente à la SAAR Hippodrome 72 II.3 - Le contrôle et l'évaluation 73 Synthèse de la section II : 75 CHAPITRE IV - Essai d'optimisation de la productivité de la force de vente à la SAAR hippodrome 77 Section I - Présentation des résultats de l'enquête par questionnaire 77 I - Les éléments de mise en place de la force de vente 77 I.1 - Les objectifs de vente 78 I.2 - La structure de la force de vente 80 II - Les éléments de gestion de la force de vente de la SAAR Hippodrome 82 II.1 - La rémunération de la force de vente 82 II.2 - La formation des vendeurs 83 II.3 - Les éléments de contrôle et d'évaluation 84 II.4 - Les éléments de productivité 85 Section II - Interprétation des résultats et proposition de solutions visant l'optimisation de la productivité des vendeurs 89 I - Interprétation des résultats 89 I.1 - La mise en place et l'optimisation de la productivité de la force de vente 90 a) Les objectifs de la force de vente 90 b) La structure de la force de vente 91 I.2 - La gestion de la force de vente et l'optimisation de la productivité de la force de vente 91 c) Le contrôle et l'évaluation 93 II - Solutions visant l'optimisation de la productivité de la force de vente à la SAAR Hippodrome 94 II.1 - Une meilleure définition des objectifs et de la structure pour une optimisation de la productivité de la force de vente 94 a) Une meilleure définition des objectifs 94 b) Une meilleure détermination de la structure de la force de vente 95 II.2 - Le choix d'un système de rémunération stimulant 95 II.3 - La mise sur pied d'outils de contrôle et d'évaluation de la force de vente. 96 a) Proposition d'un tableau de bord pour les commerciaux SAAR Hippodrome 96 b) Elaboration d'un logiciel commercial de gestion du porte-feuille clients des commerciaux de la SAAR Hippodrome. 100 Conclusion de la deuxieme partie : 109 SOMMAIRE : DEDICACES.............................................................................................i REMERCIEMENTS....................................................................................ii LISTE DES ABREVIATIONS....................................................................... iii LISTE DES FIGURES.................................................................................iv I- Contexte et problématique 1 II- Hypothèses et objectif de l'étude 2 Première partie : Etude théorique de l'optimisation de la productivité de la force de vente 5 Introduction de la premiere partie 6 CHAPITRE I - Force de vente : intérêt et organisation 7 Section I - La force de vente : missions et spécificités dans une entreprise prestataire de services 7 Section II - Le processus de mise en place et la disposition de la force de vente dans une entreprise 17 CHAPITRE II - Facteurs d'optimisation de la productivité de la force de vente 27 Section I - Le processus de gestion de la force de vente 27 Section II - L'optimisation de la productivité de la force de vente 39 Conclusion de la premiere partie 52 Deuxième partie : analyse empirique de l'optimisation de la productivité de la force de vente 53 introduction de la deuxieme partie 54 CHAPITRE III - Méthodologie et analyse descriptive de la force de vente à l'agence SAAR Hippodrome 55 Section II - Présentation de l'existant en terme de force de vente à la SAAR Hippodrome 66 CHAPITRE IV - Essai d'optimisation de la productivité de la force de vente à la SAAR hippodrome 77 Section I - Présentation des résultats de l'enquête par questionnaire 77 Section II - Interprétation des résultats et proposition de solutions visant l'optimisation de la productivité des vendeurs 89 Conclusion de la deuxieme partie : 109
LISTE DES FIGURES : Figure 1- Du tangible vers l'intangible 12 Figure 2- Le continium entre biens et services 13 Figure 3- Présentation du système de servuction 15 Figure 4- Les missions du vendeur 18 Figure 5- La taille des zones et leurs conséquences 44 Figure 6- Les méthodes de contrôle de la force de vente 49 Figure 7- le système de servuction de la SAAR Hippodrome 75 Figure 8- Ancienneté et définition des objectifs 78 Figure 9- Fonction et définition des objectifs 78 Figure 10- l'atteinte des objectifs : 79 Figure 11- La motivation des vendeurs par les objectifs 80 Figure 12- Taille des zones de prospection 81 Figure 13- Attribution des zones aux vendeurs 81 Figure 14- Impact des zones de prospection dans l'atteinte des objectifs 81 Figure 15- Rentabilité des zones par rapport à celles des collègues 82 Figure 16- Evaluation des commissions 83 Figure 17- Croisement de la fonction avec l'évaluation des commissions 83 Figure 18- Usage de la formation lors de la vente 84 Figure 19- L'impact des réunions hebdomadaires dans la résolution des problèmes 84 Figure 20- Impact de la rémunération dans le rendement 85 Figure 21- Impact de la formation sur le rendement 86 Figure 22- Le nombre de visites effectuées par semaine chez les clients 86 Figure 23- Le nombre de propositions par semaine 86 Figure 24- Calcul du pourcentage de propositions commerciales 87 Figure 25- Le nombre de souscriptions par semaine 87 Figure 26- Calcul du taux de transformation 88 Figure 27- Evaluation du rendement par le vendeur 89 Figure 28- Conception des indicateurs 97 Figure 29- Le tableau de bord du commercial SAAR Hippodrome 99 Figure 30- Les différents groupes gérés par le logiciel 101 Figure 31- Enregistrement et recherche d'un nouveau prospect 102 Figure 32- Saisie des informations du prospect 102 Figure 33- Recherche d'un prospect par son code 103 Figure 34- Opérations sur assurés 103 Figure 35- Informations du commercial 104 Figure 36- Gestion des statistiques 105 Figure 37- Détermination de la période de recherche 106 Figure 38- Pourcentage de prospection commerciale pou la période août-septembre 106 Figure 39- Rapport des souscriptions pour la période août-septembre 107 |
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