I.2 - Organisation de l'agence SAAR Hippodrome
L'agence SAAR Hippodrome, comme tous les bureaux directs, a
à sa tête, un chef d'agence. Elle comporte quatre services
principaux à savoir : le service production, le service sinistre et
le service comptabilité et le service informatique. A ces services
s'ajoutent les affaires générales et l'archivage. Nous allons
présenter respectivement ces fonctions services.
a) Le service production
Le service production est la porte d'entrée de
l'agence. En effet, c'est le premier service auquel tout nouvel assuré
se rend pour contracter avec la SAAR S.A. La mission de ce service est la
gestion des nouvelles affaires, des renouvellements, des prorogations, des
annulation etc. Bref la gestion des porte-feuilles des assurés. Ce
service est divisé en deux sections : la production automobile et
la production risques divers.
b) Le service sinistre
On entend par sinistre la réalisation d'un risque
garanti par le contrat dans les conditions qui entraînent pour
l'assureur, l'obligation de faire jouer sa garantie. Le service sinistre est
donc considéré comme le service après-vente car, il vient
à la suite du service production pour honorer les engagements pris par
l'assureur, lors de la souscription d'assurance. Ce service est divisé
en deux sections à savoir la section sinistre maladie et la section
sinistre automobiles et risques divers.
c) Le service comptabilité
Le service comptabilité est chargé de
l'encaissement de l'ensemble des recettes provenant du service production et du
paiement de l'ensemble des dépenses. Ces dépenses peuvent
être des dépenses de fonctionnement quotidien ou alors des
dépenses de règlement des sinistres. C'est pour cette raison que
le comptable gère au quotidien la trésorerie.
A la SAAR Hippodrome, le comptable est également le
contrôleur. De ce fait, il s'assure du respect des procédures, du
respect de la culture d'entreprise etc.
d) Le service informatique
Le service informatique s'occupe de la programmation et de la
maintenance des logiciels de production et de suivi des sinistres. Il assure
également la configuration et la maintenance du réseau
informatique local.
e) Les affaires générales
et l'archivage
Pour son fonctionnement, l'agence acquiert des stocks de
matériels de production des services qui sont gérés par le
service des affaires générales. Ce service assure
également la gestion des attestations et des cartes roses qui doivent
être transmises au bureau national et le standard.
L'archivage est très important pour une compagnie
d'assurance. A la SAAR Hippodrome, archiver consiste à classer les
dossiers, par ordre alphabétique tout en respectant les numéros
d'ordre. Les différents numéros, par lettres sont notés
dans un registre. Ainsi, lorsqu'on veut avoir des informations sur le contrat
d'un assuré, on se réfère au registre pour trouver le
numéro correspondant à son nom et ensuite, on va chercher le
boîtier correspondant. Le problème que l'on rencontre ici est le
fait que les numéros des boîtiers ne se suivent pas et de plus,
à l'intérieur des boîtiers, les dossiers ne sont pas
classés dans un ordre quelconque.
Analysons à présent la démarche de
collecte des données au sein de ce terrain de recherche.
| 
