Stratégies et moyens de redynamisation de la bibliothèque centrale de l'Ecole Normale Supérieure (ENS ) d'Abidjan

• STRATEGIES ET MOYENS DE REDYNAMISATION DE LA BIBLIOTHEQUE CENTRALE DE L'ECOLE NORMALE SUPERIEURE (E.N.S.) D'ABIDJAN
  
• DEDICACE
  
• REMERCIEMENTS
  
• SOMMAIRE
  
• LISTE DES SIGLES
  
• AVANT- PROPOS
  
• INTRODUCTION
  
  • 1. La présentation du sujet
    
  • 2. La justification du choix du sujet
    
  • 3. La problématique de recherche
    
  • 4. Les hypothèses de recherche
    
  • 5. Les objectifs
    
    • 5.1 L'objectif général
      
    • 5.2 Les objectifs spécifiques
      
  • 6. L'approche conceptuelle
    
    • 6.1 Les stratégies
      
    • 6.2 Le management
      
      • 6.2.1 Management du système d'information documentaire
        
    • 6.3 Le marketing
      
      • 6.3.1 Le marketing documentaire
        
    • 6.4 Les moyens
      
    • 6.5 La redynamisation
      
    • 6.6 La Bibliothèque
      
      • 6.6.1 Les bibliothèques d'enseignement
        
  • 7. La revue de littérature
    
    • 7.1 Les écrits théoriques
      
    • 7.2 Les écrits empiriques
      
  • 8. La méthodologie
    
    • 8.1 La méthode d'analyse
      
    • 8.2 Les techniques de recherche
      
      • 8.2.1 La recherche documentaire
        
      • 8.2.2 L'observation directe
        
      • 8.2.3 L'entretien
        
  • 9. L'annonce du plan
    
• Première partie :
  
• CADRE DE LA RECHERCHE
  
• Chapitre I : GENERALITES SUR L'ECOLE NORMALE SUPERIEURE
  
  • I. LOCALISATION ET HISTORIQUE
    
    • 1. La localisation
      
    • 2. L'historique
      
  • II. STATUT JURIDIQUE ET MISSIONS
    
    • 1. Le statut juridique
      
    • 2. Les missions
      
  • III. APERÇU DE L'ORGANISATION ADMINISTRATIVE
    
    • 1. La Direction générale
      
    • 2. Les Sous-directions
      
      • 2.1 La sous-direction des Affaires Administratives et Financières
        
      • 2.2 La sous-direction des Appuis Pédagogiques et des Ressources Informatiques
        
      • 2.3 La sous-direction de la Formation Initiale
        
      • 2.4 La sous-direction de la formation continue
        
      • 2.5 La sous-direction de la Production et de la Recherche en Education
        
• Chapitre II : BIBLIOTHEQUE CENTRALE DE L'E.N.S.
  
  • I. LOCALISATION ET HISTORIQUE
    
    • 1. La localisation
      
    • 2. L'historique
      
  • II. MISSIONS
    
    • 1. Le rôle éducatif
      
    • 2. Les missions pédagogiques
      
  • III. ACTIVITES
    
    • 1. Les activités de conservation
      
      • 1.1 La mise en place d'un système de conservation
        
      • 1.2 La mutation du système de classification
        
    • 2. Les activités de recherche
      
      • 2.1 La recherche de l'information
        
      • 2.2 La formation à la recherche documentaire
        
  • IV. APERCU DE L'ORGANISATION ADMINISTRATIVE ET DU FONCTIONNEMENT
    
    • 1. La cellule « Acquisition »
      
    • 2. La cellule « Traitement et inscription »
      
    • 3. La cellule « Informatisation et Recherches informatisées »
      
    • 4. La cellule « Accueil et communication »
      
  • V. FONDS DOCUMENTAIRE
    
    • 1. Le fonds de l'E.N.S.
      
    • 2. Le fonds de l'université de vacances
      
• Deuxième partie :
  
• STRATEGIES ET MOYENS DE GESTION DE LA BIBLIOTHEQUE
  
• Chapitre I : STRATEGIES DE GESTION DE LA BIBLIOTHEQUE
  
  • I. STRATEGIE DE GESTION ADMINISTRATIVE
    
    • 1. La stratégie menée auprès des autorités
      
    • 2. La stratégie menée auprès de l'autorité de tutelle
      
  • II. STRATEGIE DE GESTION FINANCIERE
    
    • 1. Le budget de fonctionnement
      
    • 2. Les fonds générés par la structure
      
  • III. STRATEGIE DE GESTION DU PERSONNEL
    
    • 1. Le recrutement du personnel
      
    • 2. La gestion du personnel
      
      • 2.1 La répartition des tâches
        
      • 2.2 La promotion des agents
        
      • 2.3 La communication
        
      • 2.4 La formation des agents
        
  • IV. STRATEGIE DE GESTION DES DOCUMENTS
    
    • 1. L'acquisition
      
      • 1.1 Les achats
        
      • 1.2 Les dons
        
• Chapitre II : MOYENS DE GESTION DE LA BIBLIOTHEQUE
  
  • I. RESSOURCES HUMAINES
    
    • 1. Les professionnels
      
    • 2. Le contractuel et la secrétaire
      
      • 2.1 Le contractuel
        
      • 2.2 La secrétaire
        
  • II. RESSOURCES FINANCIERES
    
    • 1. Le budget alloué à l'achat des documents
      
    • 2. Le budget de fonctionnement
      
  • III. RESSOURCES MATERIELLES
    
    • 1. Les locaux
      
      • 1.1 Le local abritant la Bibliothèque Centrale
        
      • 1.2 Le local abritant la future Bibliothèque Numérique
        
    • 2. Les équipements
      
      • 2.1 Le matériel informatique
        
      • 2.2 Le matériel de diffusion de l'information 
        
  • IV. RESSOURCES DOCUMENTAIRES
    
    • 1. Le fonds documentaire
      
    • 2. Les documents non traités (réserve)
      
• Troisième partie :
  
• STRATEGIES ET MOYENS DE REDYNAMISATION
  
• Chapitre I : STRATEGIES DE REDYNAMISATION
  
  • I. MANAGEMENT DES SID
    
    • 1. L'aperçu sur le management des SID
      
      • 1.1 Les méthodes
        
  • La stratégie management repose sur une analyse sérieuse des besoins du public. Il faut donc : - une définition explicite des objectifs,
    - une programmation,
    - des méthodes de gestion,
    - des méthodes de conception et gestion de projets.
    
    • 1.2 Les outils
      
  • Les outils de management dans une bibliothèque sont : un tableau de bord, des cahiers des charges, des indicateurs d'évaluation, des outils de finalisation (définition des objectifs) qui supposent une analyse et une planification stratégique pour chaque composante de la politique documentaire ( exemple : un plan de développement des collections, un plan de formation du personnel et des utilisateurs, un plan de numérisation du fonds etc.), des outils de contrôle et de suivi, des outils d'animation.
    
    • 2. L'importance du management dans une structure documentaire
      
    • 3. La mise en oeuvre pratique du management
      
  • La mise en oeuvre ou l'application du management dans une structure documentaire comme celle de l'E.N.S requiert du gestionnaire des dispositions et l'application d'un ensemble de stratégies appelées fonctions du management. Ce sont : la veille intellectuelle, les fonctions de direction, la fonction financière, la gestion du personnel, la fonction de production, la fonction de contrôle et la rédaction d'un bilan.
    
    • 3.1 La veille intellectuelle
      
  • La veille intellectuelle permettra au responsable de la bibliothèque centrale de l'E.N.S d'anticiper et d'innover. L'anticipation consistera à faire un diagnostic afin de savoir quels sont les moyens dont dispose la structure, et que faudra-t-il développer. Elle permet également de savoir si les technologies de l'information sont suffisamment implantées à la bibliothèque. Elle permet en outre de savoir si le fonds documentaire répond à la demande des usagers, ou si les horaires doivent être revus. Elle permet par ailleurs de s'interroger sur la disponibilité du personnel. Elle permet enfin de faire le point des sources d'information utiles ainsi que les outils existants.
    
  • Quant à l'innovation elle permettra de faire face aux changements aux quels les structures documentaires sont dorénavant soumises. Elle permettra au gestionnaire de la bibliothèque de l'E.N.S de prévoir et de conduire les multiples changements qui interviennent dans le domaine de la documentation.
    
  • Cette veille, si elle est assurée par le responsable, lui permettra d'entreprendre et de faire face avec plus de sérénité aux changements.
    
    • 3.2 La fonction de direction
      
  • Il peut paraître étonnant de parler de direction s'agissant d'un bibliothécaire, cependant il faut l'entendre dans le sens de pilote, de coordonnateur. L'autorité réelle du gestionnaire d'un SID dépend largement de ses capacités en matière :
    
  • - d'aide à la décision, c'est-à-dire proposer des orientations, - de gestion, - d'anticipation sur les besoins et les changements, - en matière intellectuelle.
    
  • Le pilotage stratégique doit englober deux aspects :
    
  • - le rôle d'aide à la décision auprès de l'autorité de tutelle ( analyse des besoins, proposer, formaliser les objectifs) ; - le rôle de responsabilité intellectuelle ( cohérence et coordination de la politique d'acquisition, mise en oeuvre de la dimension pédagogique, mise en oeuvre d'une politique culturelle, rôle de gestion administrative et des ressources humaines, rôle scientifique et technique de veille pédagogique).
    
  • C'est au bibliothécaire qu'appartient, par exemple, la définition précise des moyens nécessaires à la mise en oeuvre d'une politique ( exemple : le nombre de documents et le type de documents à acquérir pour répondre à un projet.)
    
  • Cette fonction ne doit pas être ramenée à des tâches subalternes. Le responsable d'une structure documentaire est donc une force de proposition.
    
    • 3.3 La fonction financière
      
  • Le responsable de la bibliothèque de l'E.N.S doit avoir une autonomie financière propre. Pour cela, il doit prendre part à l'élaboration de son budget. Etant donné que c'est lui qui connait mieux les besoins, les charges et les difficultés liées à sa structure, il doit :
    
  • - avoir un pouvoir de décision dans la gestion de son budget, - exiger le reversement des prélèvements effectués pour le compte de sa structure sur les inscriptions des étudiants, - songer à rechercher des financements auprès des organismes pour financer ses projets, - veiller que son budget soit composé de fonds d'achat, de fonds d'entretien et de fonds d'investissement, - suivre les dépenses relatives aux travaux effectués dans sa structure.
    
  • Il doit donc veiller qu'il n'y ait pas d'acquis d'une année sur l'autre, c'est-à-dire faire exécuter entièrement son budget au cours de l'année académique, ainsi les moyens seront examinés en début de chaque rentrée.
    
    • 3.4 La gestion du personnel
      
  • Le responsable de la bibliothèque de l'EN.S doit procéder à une organisation pratique et efficace du travail au sein de sa structure. Cela doit se faire à travers la répartition des tâches, la communication en entreprise, la motivation au travail, la formation des agents, la délégation du pouvoir et le climat de travail.
    
  • 3.4.1 La répartition des tâches
    
  • Le responsable de la bibliothèque doit : - promouvoir l'organisation en équipes de travail, tous les secteurs ou services de la bibliothèque, - affecter à des tâches précises des agents qualifiés, et que l'exécution des tâches se fasse de manière rotative.
    
  • 3.4.2 La communication
    
  • Le chef de service de la bibliothèque de l'E.N.S doit être un communicateur par excellence pour pouvoir : - développer la communication dans l'entreprise ; - favoriser la communication professionnelle verticale et horizontale, et tenir compte des communications informelles des agents ; - mettre en place un système de communication des appréciations et du mérite à l'attention du personnel ; - mettre en place un réseau interne de communication.
    
  • 3.4.3 La formation des agents
    
  • Il doit : - mettre en place une politique de formation et de développement du personnel ; - développer et s'entendre sur des stratégies pour créer une organisation basée sur l'apprentissage et la formation continue ; - mettre en place un programme de développement des performances pour tout le personnel.
    
  • 3.4.4 La motivation des agents
    
  • Le responsable de la bibliothèque doit : - développer l'esprit de travail en groupe et la notion d'équipe de travail, car si les conditions de travail du personnel sont améliorées, cela va favoriser sa motivation au travail ; - définir des critères et des moyens de motivation à l'endroit du personnel pour les inciter au travail.
    
  • 
    
  • 3.4.5 La délégation du pouvoir et le climat de travail
    
    • 3.5 La fonction de production
      
  • Le gestionnaire de la bibliothèque de l'E.N.S, en bon manager, doit amener sa structure à passer du simple consommateur ou gestionnaire de collections, en un producteur de document. En effet, la bibliothèque de l'E.N.S doit élaborer des produits documentaires susceptibles d'aider les usagers et de mettre en valeur le fonds de l'unité documentaire. Ce sont les:
    
    • 3.6 La fonction de contrôle
      
  • La fonction de contrôle en management documentaire consistera, pour le gestionnaire de la bibliothèque de l'E.N.S, à évaluer son système documentaire. Cette évaluation se fera par des mesures que sont : - mesure des résultats, des impacts ; - mesure de son dynamisme ; - mesure de l'équilibre de sa gestion ; - mesure de son utilité pédagogique ; - mesure de l'adéquation objectifs / moyens ; - mesure du capital humain ( indicateur de productivité du personnel.)
    
  • Ce qui sous-entend que les objectifs généraux et opérationnels ont été clairement définis. Cette fonction permet le recueil et le croisement des données, et conclut sur une évaluation des réalisations / objectifs. Pour mener à bien ce travail, il est préférable de créer des outils qui cadrent les objectifs, le travail, les activités, le temps passé, les résultats. Un outil efficace est le tableau de bord. Il n'y a pas de modèle général mais plutôt un cadre d'élaboration qui permet à chaque centre d'avoir un outil parfaitement adapté ou adaptable.
    
    • 3.7 La rédaction de bilan
      
  • Le responsable de la bibliothèque selon une périodicité qu'il aura lui-même choisi doit rédiger un bilan. Ce bilan doit s'appuyer sur les statistiques relevées dans le courant de l'année, des questionnaires pour mesurer l'indice de satisfaction. Le responsable doit veiller à ce que le bilan soit facile à réaliser et que les données soient pertinentes, précises, actualisées.
    
  • 3.7.1 Les objectifs d'un bilan
    
  • Ils permettent de :
    
  • - donner de la visibilité ; - rendre compte du rayonnement de la bibliothèque, de l'utilisation du budget, des indices de satisfaction ( ou d'insatisfaction) ; - aide à la décision ; - prévoir des améliorations nécessaires en fonction des résultats ; - faire une analyse prospective en terme de projet ; - établir une programmation.
    
  • 3.7.2 Les éléments ou données
    
  • - le tableau de bord régulièrement renseigné et que l'on aura à commenter ; - les statistiques concernant les prêts, les acquisitions par support, par domaine, la fréquentation (chiffres bruts comparés, %) peuvent être fournies par le logiciel de gestion documentaire. Ce sont des données quantitatives ; - le suivi des lectures ou de la fréquentation des usagers : données qualitatives, y a t- il corrélation entre une fréquentation assidue et les résultats ( de fin d'année, comportement, intégration) ; emprunts occasionnels, réguliers, type de documents privilégiés ; il s'agit de comprendre pourquoi, ils viennent à la bibliothèque ; - les travaux de recherches, les relations avec l'environnement, à propos desquels on aura prévu les outils d'évaluation. - mesurer le rayonnement de la bibliothèque (questionnaire, évaluation en groupe),
    
  • 3.7.3 Traitement des données :
    
  • - par tableau, suivant les composantes de la politique documentaire, les chiffres bruts doivent être accompagnés d'un pourcentage ; - par des graphiques : une courbe met en évidence des évolutions, l'histogramme des performances, les répartitions d'activités ;
    
  • 3.7.4 La présentation :
    
  • - le rapport doit être clair et facile à lire et ne pas ressembler à un pavé. Il faut éviter le jargon documentaire ou l'accompagner d'une courte définition chaque fois qu'un terme spécialisé est irremplaçable ; - élaborer un plan simple, en suivant peut-être les différentes composantes de la politique documentaire d'ensemble ; - mettre en évidence "  ce qui marche " et "  ce qui ne marche pas " ; quelles améliorations possibles, quel projet correctif ? - conclure chaque partie du bilan ; - faire un bilan récapitulatif et une conclusion prospective sur ce qui doit être mis en oeuvre pour l'année ou les années à venir. - Le bilan doit faire 6 ou 7 pages maximum.
    
  • II. MARKETING DES SID
    
    • 1. L'aperçu sur le marketing documentaire
      
    • 2. Les grands principes du marketing documentaire
      
      • 2.1 Une orientation utilisateur
        
      • 2.2 Une adaptation à un contexte particulier
        
      • 2.3 Une intégration du service documentaire dans son environnement
        
      • 2.4 Un contexte spécifique : les services
        
      • 2.5 Une méthode d'aide à la décision
        
    • 3. La méthodologie d'application des principes du marketing documentaire
      
      • 3.1 La phase de diagnostic
        
      • 3.2 La phase de définition de la stratégie
        
      • 3.3 La phase de mise en oeuvre
        
• Chapitre II: MOYENS DE REDYNAMISATION
  
  • I. MOYENS MATERIELS
    
    • 1. Le local
      
    • 2. Les équipements
      
      • 2.1 Le matériel informatique
        
      • 2.2 Le matériel de numérisation et de reprographie
        
      • 2.3 Le matériel de diffusion de l'information 
        
  • II. MOYENS HUMAINS
    
    • 1. Le responsable
      
    • 2. Les collaborateurs
      
  • III. MOYENS FINANCIERS
    
    • 1. Le budget d'équipement
      
    • 2. Le budget alloué à l'achat des documents
      
    • 3. Le budget d'entretien
      
  • IV. LES MOYENS DE GESTION DOCUMENTAIRE
    
    • 1. Le fonds documentaire
      
    • 2. Les produits documentaires
      
    • 3. Les systèmes intégrés de gestion (SIGB)
      
  • V. MOYENS TECHNOLOGIQUES
    
    • 1. L'Internet
      
    • 2. Le site web et le Serveur
      
  • VI. MOYENS DE COOPERATION INTERBIBLIOTHEQUE
    
    • 1. Les réseaux interbibliothèques
      
    • 2. Les associations des professionnels des sciences de l'information
      
• CONCLUSION
  
• BIBLIOGRAPHIE
  
• TABLE DES MATIERES
  
• ANNEXES