Stratégies et moyens de redynamisation de la bibliothèque centrale de l'Ecole Normale Supérieure (ENS ) d'Abidjan

IV. STRATEGIE DE GESTION DES DOCUMENTS

La stratégie de gestion des documents de la bibliothèque de l'E.N.S se fait à travers deux cellules sur les quatre que compte la structure. Ces cellules sont la cellule d'acquisition et la cellule de traitement.

1. L'acquisition

La politique d'acquisition est conduite par le responsable de la structure à cause de la complexité qui serait liée à la gestion des commandes. Elle se fait essentiellement par achat et quelques fois par dons à travers une cellule que gère le responsable lui-même.

1.1 Les achats

La politique d'achat des ouvrages à la bibliothèque de l'E.N.S se fait comme suit : - Les fournisseurs recommandés par la sous-direction de tutelle présentent en début d'année académique au gestionnaire, des répertoires d'ouvrages. Le gestionnaire, en collaboration avec certains de ses agents choisit les livres susceptibles d'intéresser les étudiants dans leur formation. Ces ouvrages concernent toutes les disciplines enseignées à l'E.N.S.

- Ensuite, les sélections d'ouvrages opérées par le gestionnaire lui sont retournées par le fournisseur sous la forme de facture « Proformat »^27(*). Cette facture comprenant les noms des auteurs, les titres des ouvrages ainsi que leur prix, sera soumise au sous-directeur de tutelle. Celle-ci fera l'objet de discussion en conseil de direction. Et si elle est en conformité avec le budget annuel de la bibliothèque prévu à cet effet, elle sera adoptée puis retournée au fournisseur pour livraison.

- La livraison des livres sera enfin faite par le fournisseur, accompagnée d'une facture définitive qui sera remise au responsable de la structure. Celui-ci va procéder à une vérification des ouvrages avant de les réceptionner.

1.2 Les dons

Les dons à la bibliothèque de l'E.N.S sont faits par certaines institutions et Ambassades à savoir : l'institut Goethe, l'Ambassade des Etats Unis, l'Ambassade de France, le Lycée Sainte Marie d' Abidjan Cocody et dernièrement par le 43ème BIMA. Ces dons ne sont cependant pas réguliers et ne traitent pas souvent des disciplines enseignées par l'Ecole.

2. Le traitement

La stratégie de traitement adoptée par le responsable se fait à travers la cellule « Traitement et inscription»

Cette cellule est la cheville ouvrière de la bibliothèque. Elle a pour rôle d'appliquer au livre une fois livré, un certain nombre d'opérations techniques qui permettront de le retrouver au rayon. Il s'agit des opérations de :

- Estampillage,

- Enregistrement,

- Catalogage,

- Indexation,

-Cotation. L'exécution de cet ensemble d'opérations, nécessite de la part du professionnel, une maitrise des tâches et disponibilité.

En définitive, nous pouvons retenir que comme dans presque toutes les structures documentaires au monde, celle de l'E.N.S utilise des stratégies de gestion. Les stratégies adoptées au sein de cette unité documentaire par son responsable, se font à travers la gestion administrative, la gestion des ressources humaines, la gestion financière et la gestion des documents.

Cependant, ces stratégies s'avèrent insuffisantes et dépassées à cause de l'évolution des politiques ou techniques actuelles en oeuvre dans les bibliothèques modernes. Mais aussi parce que leurs applications dépendent exclusivement des autorités administratives, quant nous connaissons la lenteur et le manque de volonté qui les caractérisent parfois. Si les stratégies utilisées à la bibliothèque s'avèrent insuffisantes, quant en est t-il pour les moyens dont elle dispose ?

* ²⁷ Annexe V (Facture qui précède celle dite définitive, dans le processus de commande de livres)