Pour une diffusion électronique des actes réglementaires et des communications du ministère de l'environnement, de l'habitat et de l'urbanisme (mehu) au Bénin.

LISTE DES SIGLES ET ABREVIATIONS 

AtoM	:	Access to Memory
ENAM	:	Ecole Nationale d'Administration et de Magistrature
GED	:	Gestion Electronique des Documents
ICA	:	International Council on Archives
MEHU	:	Ministère de l'Environnement, de l'Habitat et de l'Urbanisme
MEPN	:	Ministère de l'Environnement et de la Protection de la Nature
MUHRFLEC	:	Ministère de l'Urbanisme, de l'Habitat, de la Réforme Foncière et de la Lutte contre l'Erosion Côtière
PFA	:	Points Focaux/Archives
SPA	:	Service de Pré Archivage
TIC	:	Technologies de l'Information et de la Communication

LISTE DES TABLEAUX

TABLEAU N°1: RÉCAPITULATIF DES ATOUTS ET DES PROBLÈMES RELEVÉS 17

TABLEAU N°2: IDENTIFICATION DES PROBLÉMATIQUES POSSIBLES 20

TABLEAU N°3: RÉPARTITION DES REQUÊTES PAR CATÉGORIE DE DOCUMENTS 22

TABLEAU N°4: TABLEAU DE BORD DE L'ETUDE : « POUR UNE DIFFUSION ÉLECTRONIQUE DES ACTES RÉGLEMENTAIRES ET DES COMMUNICATIONS DU MEHU. » 31

TABLEAU N°5: FRÉQUENCE DE DEMANDE DES DOCUMENTS 39

TABLEAU N°6: TYPES DE DOCUMENTS LES PLUS CONSULTÉS SELON LES ENQUÊTÉS 41

LISTE DES GRAPHIQUES 

GRAPHIQUE N°1: DÉLAI DE SATISFACTION DES USAGERS 40

GRAPHIQUE N°2: TYPES DES DOCUMENTS LES PLUS CONSULTÉS SELON LES ENQUÊTÉS 41

GRAPHIQUE N°3: RÉPARTITION DES REQUÊTES PAR TYPE DE DOCUMENT 42

GRAPHIQUE N°4: FRÉQUENCE DE DEMANDE DU MÊME DOCUMENT 42

LISTE DES FIGURES

FIGURE N° 1: UNE FICHE DE LA BASE DE DONNÉES "ACTES" 51

FIGURE N°2: UNE FICHE DE LA BASE DE DONNÉES "COMECM" 51

FIGURE N°3: PAGE D'ACCUEIL OBTENU APRÈS INSTALLATION DU LOGICIEL 56

FIGURE 4: PAGE D'ACCUEIL OBTENU APRÈS ADAPTATION 56

FIGURE N°5: PAGE DESCRIPTIVE DU MEHU, AUTORITÉ PRODUCTRICE DES DOCUMENTS 57

FIGURE N°6: VUE PARTIELLE DE LA DESCRIPTION D'UNE FONCTION DU MEHU 58

FIGURE N°7: DESCRIPTION DU SERVICE CONSERVATEUR DES DOCUMENTS DU MEHU 59

FIGURE N°8: PAGE DE PRÉSENTATION DE L'ENSEMBLE DE LA DESCRIPTION 60

FIGURE N°9: INTERFACE POUR JOINDRE UN DOCUMENT NUMÉRIQUE 61

FIGURE N°10: PARTIE DE LA DESCRIPTION RELATIVE AUX INFORMATIONS DÉCRIVANT LE DOCUMENT JOINT 61

FIGURE N°11: VUE PARTIELLE DES RÉFÉRENCES DISPONIBLES SUR LE SERVEUR (PREMIÈRE PARTIE) 62

FIGURE 12: VUE PARTIELLE DES RÉFÉRENCES DISPONIBLES SUR LE SERVEUR (DEUXIÈME PARTIE) 63

GLOSSAIRE DE L'ETUDE

Actes réglementaires : Ce sont des textes réglementaires signés par une autorité ministérielle pour régir une activité, un secteur d'activité, pour donner des instructions, pour nommer ou sanctionner un agent, pour poser les principes à suivre dans une démarche administrative. Dans cette étude, nous avons limité les actes réglementaires aux décrets, arrêtés et décisions signés par les ministres successifs de l'environnement.

Collection virtuelle : C'est un ensemble de documents écrits numérisés organisés à des fins de recherche. Cette recherche se fait par des concours de plusieurs critères ou mots clés sur une interface serveur/client qui permet d'accorder des droits d'accès aux usagers pour s'y connecter.

Communications : C'est un document par lequel le Président de la République ou un de ses ministres soumet à l'adoption ou l'approbation du Conseil des Ministres un dossier relatif à ses domaines de compétences. Ce dossier peut être relatif à une nomination, à une autorisation pour organiser une activité ou prendre part à une rencontre internationale, à la réglementation d'une activité. Le mot "Communication" utilisé dans cette étude est un diminutif de l'expression "Communication en Conseil des Ministres". Cette catégorie de documents comprend à la fois les affaires et les communications proprement dites.

Diffusion électronique : C'est la communication de documents sous forme électronique. Elle s'oppose à la communication ordinaire ou manuelle qui permet de mettre à la disposition des utilisateurs les documents papiers et s'effectue en créant une collection virtuelle ou une banque de documents accessible sur un réseau local, sur un serveur distant ou en ligne par internet. La diffusion électronique des documents est l'une des finalités de la mise en place d'un système de Gestion Electronique des Documents (GED).

ISAD-G : C'est l'International Standard Archival Description-General ou la Norme générale et internationale de description archivistique. Elle a été publiée officiellement par le Conseil International des Archives une première fois en 1994 et sa dernière version date de 1999. Elle permet la recherche et l'échange d'informations sur le contenu et l'intérêt de fonds d'archives en facilitant la rédaction et l'intégration de descriptions archivistiques compatibles dans le cadre d'un réseau de structures d'archives.

WINISIS : Logiciel documentaire libre permettant de décrire les éléments caractéristiques d'un document ou d'un article. Il a été créé par l'Organisation des Nations Unies pour l'Education, la Science et la Culture (UNESCO) et tourne sous Windows.