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Pour une diffusion électronique des actes réglementaires et des communications du ministère de l'environnement, de l'habitat et de l'urbanisme (mehu) au Bénin.

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par Abdel Kader Babatoundé KPADONOU
Université dà¢â‚¬â„¢Abomey-Calavi au BENIN - Diplôme du Cycle II (Master) de là¢â‚¬â„¢Ecole Nationale dà¢â‚¬â„¢Administration et de Magistrature - ENAM 2012
  

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Section 2 : Application du cadre théorique et méthodologique

L'aboutissement à un diagnostic clair et conforme aux problèmes identifiés lors de l'état des lieux passe par la recherche, la collecte et l'analyse de données.

Paragraphe 1 : Collecte et présentation des données

Nous décrirons notre enquête avant de présenter ses résultats.

I. Collecte des données

Les deux modes choisis pour effectuer notre enquête sont le guide d'entretien et l'administration d'un questionnaire.

La nature des deux premiers problèmes spécifiques (Non mise à jour des bases de données - inexistence de version électronique des documents conservés) nous a conduit à cibler seulement l'archiviste pour vérifier les hypothèses formulées. Nous avons profité de l'occasion pour recueillir des éléments sur la fréquence de demande des documents et leur état.

Le questionnaire adressé aux agents travaillant au siège du ministère et contenant à la fois des questions ouvertes et fermées avait pour objectifs de :

- savoir si les agents ont bénéficié une fois des prestations du SPA ;

- confirmer le nombre de demandes enregistrées par chaque catégorie de documents ;

- mesurer le degré de satisfaction des agents et le délai pour obtenir cette satisfaction ;

- déceler le besoin de la version électronique des documents par les usagers ;

- mesurer la fréquence de demandes des mêmes documents ;

- confirmer la disponibilité de micro-ordinateurs auprès des agents et leur connexion au réseau intranet et à l'internet.

Les résultats auxquels nous sommes parvenus se présentent comme ci-après.

II. Présentation des résultats de notre enquête

Résultats issus de l'entretien

Lors de l'entretien, le Chef du SPA a souligné que les sous-fonds "Actes réglementaires" et "Communications en Conseil des Ministres" ont été constitués pour la première fois en 2004 au cours de l'opération de mise en place du service. En 2008, il y a eu le traitement des fonds transférés en 2007. Malheureusement, l'actualisation des sous-fonds ou l'insertion de nouvelles pièces n'a pas été suivie dans la mise à jour des bases de données.

Par ailleurs, certaines pièces n'ont pas été retournées par négligence ou manque d'enregistrement dans le registre de traitements des demandes. Il n'existe pas de fantôme utilisé pour la sortie de pièce du dépôt d'archives pour satisfaire les demandes. Il a justifié cette négligence par l'urgence des autres tâches administratives confiées par son supérieur hiérarchique et par le manque de personnel pour remplir la mission confiée au service.

Au moyen de son registre, il a pu relever manuellement les documents les plus demandés. Le tableau suivant présente les fréquences de demande ou de manipulations des documents :

Tableau n°5: Fréquence de demande des documents

Catégories de documents

Effectif

Fréquence

Décrets portant attributions, organisation et fonctionnement du ministère

55

25,82%

Décrets réglementant l'environnement

48

22,54%

Décrets portant nomination en Conseil des Ministres

25

11,74%

Arrêtés portant nominations

27

12,68%

Arrêtés portant attributions organisation et fonctionnement des structures du ministère

58

27,23%

TOTAL

213

100%

Communications sur les participations aux réunions statutaires du ministère (autorisation - compte rendu)

75

39,06%

Communications pour autoriser l'organisation d'un atelier ou une rencontre (national ou international)

49

25,52%

Affaires sur les projets de décrets

68

35,42%

TOTAL

192

100%

Source : Entretien avec le Chef du SPA

Il s'est appuyé sur ces chiffres pour montrer que les documents manipulés plus fréquemment sont ceux en mauvais état parce que plusieurs fois dégrafés, photocopiés puis agrafés.

Pour ce qui concerne l'inexistence de versions électroniques des documents, l'archiviste a affirmé qu'il ne dispose ni d'un scanner de production ni d'un logiciel approprié à la gestion de cette catégorie de documents. Toutefois, il a précisé que son service dispose d'une vingtaine de Compact Disc comportant des comptes rendus d'ateliers et des rapports de mission.

Résultats issus de l'administration du questionnaire :

A l'issue de l'enquête, nous avons pu recueillir 57 questionnaires sur les 70 distribués soit un taux de réponse de 81,43% en dehors de l'entretien que nous avons eu avec l'archiviste.

Parmi nos enquêtés, 39 agents (68,42%) font recours aux prestations du SPA dont 34 (87,18%) estiment être toujours satisfaits des réponses apportées à leurs besoins. Le délai de satisfaction varie de quelques minutes (séance tenante) à une journée comme l'indique le graphique ci-dessous.

Graphique n°1: Délai de satisfaction des usagers

Les enquêtés non satisfaits dans leur recours au SPA (soit 5 au total) ont évoqué la non disponibilité des documents recherchés. Ils ont eu cette réponse du Chef du SPA.

La proportion ayant été satisfaite a été soumise aux choix des types de documents, objet de requête. Les choix opérés par nos enquêtés se présentent comme suit :

Tableau n°6: Types de documents les plus consultés selon les enquêtés

Modalités

Effectif

Fréquence

Correspondances

4

10,26%

Communications

16

41,03%

Rapports, comptes rendus

7

17,95%

Marchés publics

1

2,56%

Périodiques

2

5,13%

Actes réglementaires

20

51,28%

Documents de stratégie

8

20,51%

Autres types de documents

2

5,13%

La modalité "Autres types de documents" renferme les documents comptables et les documents du personnel choisis une fois.

Graphique n°2: Types des documents les plus consultés selon les enquêtés

Ce graphique confirme les données fournies par le SPA et présentées dans l'état des lieux.

Graphique n°3: Répartition des requêtes par type de document

Les usagers peuvent demander le même document plusieurs fois. Environ le tiers le demande une seule fois, près de la moitié 2 ou 3 fois et environ le quart plus de trois fois.

Graphique n°4: Fréquence de demande du même document

Ils viennent au SPA juste pour avoir l'information pour un besoin et ne jugent pas opportun de conserver la copie. Les raisons qu'ils évoquent pour justifier une seconde ou une énième consultations sont :

- perte de la première copie (56,25%) ;

-oubli de la copie à domicile (8,70%) ;

- pas possible de retrouver le document pris une fois déjà au SPA et pourtant conservé au bureau (34,78%).

Ces enquêtés ont aussi approuvé dans leur totalité les actions envisagées pour diffuser électroniquement les archives du ministère.

Ainsi se présente les résultats auxquels nous sommes parvenus lors de la première phase de la mise en application de notre cadre d'étude. Au regard de ces résultats, nous pouvons établir le diagnostic précis de la non application des TIC à la gestion des archives du MEHU.

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