Paragraphe 2 : Analyse des
données et établissement du diagnostic
L'analyse des données consistera à confronter
les résultats obtenus aux hypothèses posées au
début de l'étude. Cet exercice conditionne l'établissement
du diagnostic.
I. Vérification des
hypothèses
Plus de la moitié des enquêtés (68,42%) a
recouru une fois aux prestations du SPA, ce qui montre que le service est
fréquenté par le personnel du ministère, surtout pour la
consultation des actes réglementaires et des communications, ces deux
types de documents, objet de notre étude.
L'ensemble des enquêtés satisfaits a fait, parmi
des catégories de document proposées, le choix des documents
demandés.
En dépit du fait que les proportions ne sont pas les
mêmes pour les catégories de documents à la lecture des
deux graphiques, il en ressort que les actes réglementaires et les
communications sont les plus consultés, ce qui confirme largement le
choix de ces types de documents dans l'objet de cette étude.
Les agents consultent beaucoup plus les actes
réglementaires pour justifier leurs droits ou pour s'appuyer sur leurs
dispositions pour mener un argumentaire sur une fiche à soumettre
à l'autorité pour lui faire prendre une décision. La
consultation des communications peut s'expliquer par la rédaction de ces
documents pour la prise de décisions gouvernementales. Les agents ont
recours à cette deuxième catégorie pour s'inspirer des
communications déjà adoptées ou pour déterminer le
niveau d'évolution d'un dossier spécifique à un moment
donné et les actions à proposer pour une meilleure situation.
Presque 9 personnes sur dix trouvent satisfaction lorsqu'elles
expriment leur besoins d'information.
Toutefois, cette satisfaction ne s'obtient de façon
instantanée que pour 17,65% de nos enquêtés. Ce n'est
qu'après 5 mn et même jusqu'au lendemain que les usagers
obtiennent les documents contenant les informations recherchées.
Ces délais de satisfaction peuvent s'expliquer par les
recherches faites par l'archiviste qui anime seul le service et qui doit
exploiter un fonds et une base de données non actualisé pour
satisfaire les besoins de ses usagers. La non-actualisation des bases de
données et du fonds documentaire qui amène l'archiviste à
mettre plus de temps qu'il n'en faut pour retrouver les documents
demandés justifie bien cette situation. Ce dernier avait confié
lors de l'entretien que cette insuffisance est surtout liée au fait
qu'il est appelé à d'autres tâches n'entrant pas dans le
cadre de la conservation de la mémoire du ministère.
L'hypothèse n°1 à savoir « la surcharge de
travail du seul l'archiviste animant le service expliquerait la
non-actualisation des bases de données » est donc
vérifiée.
Dans la consultation des documents, il est arrivé
à nos enquêtés de demander plusieurs fois le même
document. Plus des 2/3 de nos enquêtés ont recherché plus
d'une fois le même document. La perte de la première copie
apparaît comme la principale raison la plus évoquée pour
justifier une telle demande. Cette copie peut se retrouver dans leur bureau
mais ils sont tentés de ne pas perdre le temps pour la chercher.
Assurés que le SPA la leur mettrait à disposition en temps
réel, ils préfèrent lui faire recours.
Cette situation est tributaire de l'inexistence d'une
collection virtuelle qui oblige les agents à aller au SPA pour chercher
à plusieurs reprises la version papier du même document. Ces
données confrontées aux statistiques issues de l'entretien avec
le SPA montrent que les décrets portant attributions, organisation et
fonctionnement du ministère, les arrêtés portant
attributions, organisation et fonctionnement des structures du
ministère, les communications sur les réunions statutaires et les
affaires soumettant des projets de décrets à l'approbation du
Conseil des ministres sont les plus concernés.
Un examen desdits documents lors de l'entretien avec le Chef
du SPA nous a permis de remarquer qu'ils sont dans un état
défectueux parce que souvent demandés et photocopiés par
le personnel.
L'hypothèse selon laquelle l'inexistence d'une
collection virtuelle des actes réglementaires et des communications est
à la base de leurs manipulations manuelles et des multiples photocopies
effectuées sur les mêmes documents est donc
vérifiée autant par l'entretien avec l'archiviste que par les
réponses fournies par les enquêtés qui ont tous reconnu par
ce fait avoir besoin de la version électronique des documents
recherchés.
Les personnes enquêtés disposent tous d'un
micro-ordinateur et sont connectés à 89,47% au réseau
intranet et à 75,44 à l'internet. Ce niveau d'équipement
des agents et donc de l'ensemble du ministère cache un manque au niveau
du SPA qui a été dévoilé par l'archiviste lors de
l'entretien. Selon ce dernier, son service ne dispose ni d'un scanner de
production ni d'un logiciel approprié à la GED, ce qui ne permet
pas l'acquisition électronique des actes et communications existants.
La deuxième hypothèse selon laquelle
l'inexistence de la version électronique des documents
régulièrement consultés peut s'expliquer par le manque de
matériel adéquat (scanner et logiciel) est
également vérifiée.
Au terme de cette analyse des résultats issus de notre
enquête (entretien et administration de questionnaire), nos trois
hypothèses de départ ont été
vérifiées. Il est alors urgent de poser le diagnostic.
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