Paragraphe 2 :
Création et mise en ligne d'une collection virtuelle
Les documents existants étant sous la forme papier,
leur numérisation permettra de les regrouper en collections à
mettre en ligne sur le serveur du ministère.
I. Acquisition des
documents et création des collections
Pour acquérir les documents existants, nous avons
procédé à leur numérisation avec un scanner.
Lorsqu'un document est scanné, nous lui donnons le titre qu'il porte
pour pouvoir nous retrouver dans la collection plus tard lors de la mise en
ligne.
Nous avons ensuite créé des dossiers comme dans
un dépôt physique pour regrouper ces documents par nature et par
année. Les décrets ont été regroupés dans un
dossier, il en est de même pour les arrêtés, les
décisions et les communications.
II. Mise en ligne des
collections
Nous avons fait recours à ICA-AtoM pour la mise en
ligne de la collection virtuelle. C'est un logiciel commandité par le
Conseil International des Archives (International Council on Archives - ICA).
AtoM signifie Access to Memory. ICA-AtoM permet de faire plusieurs types de
description archivistique et d'associer à chaque fiche de description
obtenu un ou des documents électroniques directement consultables. Il
fonctionne dans un environnement client/serveur, et est basé sur le
couple PHP/MySQL. Ses fonctions sont accessibles à partir d'un
navigateur.
Comme fonctionnalités, il permet, entre autres
de :
- décrire n'importe quelle unité archivistique
(fonds d'archives, sous-fonds, articles, pièces) ;
- décrire les producteurs de documents ;
- décrire les institutions conservant les
documents ;
- décrire les fonctions administratives ayant
donné naissance aux documents ;
- fournir des informations sur les domaines
d'activités auxquels le contenu des documents renvoie ;
- identifier les provenances auxquels les documents sont
attachés ;
- joindre et de décrire des documents
électroniques ;
- réaliser le registre des entrées des
archives ;
- faire une recherche en mode simple ou en mode
avancé ;
- importer en masse des fichiers en eXtensible Markup Language
(XML) ;
- réaliser les états récapitulatifs des
documents, articles, boîtes et lieux de stockage
(récolement) ;
- gérer les droits d'accès à travers un
login et un mot de passe ainsi que l'accord des catégories de fonds
pouvant être accessibles.
Nous préconisons l'emploi de ce logiciel parce qu'il
est un logiciel libre multilingue permettant aux institutions d'archives de
décrire et de gérer leurs fonds d'archives. Il est compatible
avec l'ensemble des quatre normes internationales utilisées dans la
description archivistique fournissant toutes sortes d'éléments
descriptifs sur l'identification, le contexte, le contenu et la structure, les
conditions d'accès et d'utilisation, les sources complémentaires,
les notes, les mots-matières et le contrôle de la description. Il
s'agit des normes ISAD (G), ISAAR (CPF), ISDF et ISDIAH.
ISAD (G) est la norme générale et internationale
de description archivistique. Elle fournit les lignes directrices à
suivre pour la description archivistique de façon générale
sans tenir compte de la forme ou du support matériel des documents.
ISAAR (CPF) est la norme internationale sur les notices
d'autorité utilisées pour les archives relatives aux
collectivités, aux personnes ou aux familles. Elle facilite la
description des ces entités en tenant compte de leur production et de
leur gestion des archives.
ISDF est la norme internationale pour la description des
fonctions assurées par les collectivités associées
à la production et à la gestion des archives. En dehors des
fonctions, elle prend en compte toute sous-fonction, procédure
opérationnelle, activité, tâche ou transaction.
ISDIAH est la norme internationale pour la description des
institutions de conservation des archives. Elle facilite la description de ces
structures et rend cette description accessible au grand public.
Dans le cadre de cette étude, nous avons
exploité la version 1.2.0 du logiciel que nous avons
téléchargé. En effet, la version pouvant fonctionner sous
Windows n'est pas très stable et les développeurs sont dans la
recherche de solutions pour contourner cette difficulté.
Pour installer le logiciel, nous avons fait recours au
navigateur internet Mozilla Firefox et à l'utilitaire WAMP
(composé d'un serveur web pour le traitement des requêtes faites
par l'utilisateur, d'une base de données pour contenir les informations
archivistiques, d'un langage d'exécution des requêtes). En suivant
la démarche requise, on parvient à réussir l'installation
de ICA-AtoM en obtenant l'écran ci-après :
Figure n°3:
Page d'accueil obtenu après installation du logiciel
Quelques adaptations au contexte du MEHU et des documents
décrits ont permis ensuite d'obtenir cet écran :
Figure 4: Page
d'accueil obtenu après adaptation
Après l'installation du logiciel, le premier
réflexe a été de décrire successivement le
ministère, sa fonction en tant que producteur de fonds d'archives, le
Service de Pré Archivage, conformément aux recommandations des
normes de l'ICA et aux exigences de ICA-AtoM qui allie plusieurs données
fournies dans différents volets de la description archivistique.
Pour parvenir à cet objectif, l'administrateur de la
base de données doit ouvrir une session pour se porter dans la partie
« administration » du site en fournissant son adresse
électronique et son mot de passe. Dans la fenêtre qui s'ouvre, il
est utile de cliquer sur « description » puis faire
« ajouter » « notice
d'autorité » pour la première description, la
description du MEHU.
Suite au remplissage du formulaire qui s'affiche et à
l'enregistrement, on obtient la page descriptive de la collectivité
productrice des documents :
Figure n°5:
Page descriptive du MEHU, autorité productrice des documents
Nous avons procédé de la sorte pour
décrire l'une des fonctions du producteur MEHU : il s'agit de
l'"Amélioration du cadre de vie". Voici une portion de l'image
représentant cette deuxième description.
Figure n°6:
Vue partielle de la description d'une fonction du MEHU
Pour nous conformer aux exigences des normes archivistiques,
nous avons procédé à la description du Service de
Pré Archivage chargé de collecter, de conserver et de traiter les
archives du producteur MEHU.
En suivant la démarche précédente et
relative à la description de la structure productrice et de sa fonction,
nous avons alors décrit ce service. Voici en aperçu partiel, les
éléments de cette description :
Figure n°7:
Description du service conservateur des documents du MEHU
Les descriptions successives du producteur des documents (le
MEHU), de sa fonction (en l'occurrence l'amélioration du cadre de vie)
et de l'institution de conservation d'archives (le Service de Pré
Archivage) effectuées, il était plus aisé de
récupérer les bordereaux de saisie élaborés sous
WINISIS que nous avons intégré dans ICA-AtoM pour obtenir des
notices propres à ce logiciel.
Pour réaliser la description archivistique d'un acte
réglementaire (décret ou arrêté) ou d'une
communication, nous avons cliqué sur « ajouter »
puis sur « description archivistique ». Nous avons alors
rempli le formulaire qui s'est présenté à nous.
Avec ce logiciel, une fiche descriptive d'une notice
enregistrée se présente comme suit :
Figure n°8:
Page de présentation de l'ensemble de la description
Le logiciel permet d'attacher la version numérique du
document à sa description. Pour ce faire, il suffit de se porter au bas
de la page de description ci-dessus (figure précédente) et de
cliquer sur « Lier un objet numérique ». On obtient
la page suivante :
Figure n°9:
Interface pour joindre un document numérique
On clique alors sur parcourir pour choisir sur le disque ou
autre emplacement le fichier à relier à la description. Il faudra
ensuite cliquer sur « Ajouter ».
Les informations relatives à la pièce
ajoutée viennent s'intégrer dans la page de la description
générale de la façon suivante :
Figure n°10:
Partie de la description relative aux informations décrivant le document
joint
A la fin de l'enregistrement des différentes fiches,
l'onglet "description archivistique" permet de visualiser l'ensemble
des références disponibles :
Figure n°11: Vue partielle des
références disponibles sur le serveur (première
partie)
Figure 12: Vue
partielle des références disponibles sur le serveur
(deuxième partie)
Il en a été ainsi pour chaque acte
réglementaire et chaque communication signé par les ministres
successifs de l'environnement au Bénin. C'est sur cette même
interface que le client suivant ses droits d'accès associés
à son login (nom l'identifiant sur le site) et son mot de passe parvient
à faire la recherche et à obtenir la version numérique du
document recherché. Chaque agent du ministère a donc le droit
à un accès contrôlé et sécurisé sur la
plate-forme informatique obtenue grâce à l'exploitation du
logiciel ICA-AtoM. Ainsi, il pourra faire des recherches en ligne et imprimer
les documents numériques attachés à chaque description
obtenue après le traitement d'une requête.
Pour mettre en oeuvre aisément les solutions
proposées ci-dessus afin de mieux diffuser les actes
réglementaires et les communications du MEHU, il faut au
préalable réunir un certain nombre de conditions.
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