Pour une diffusion électronique des actes réglementaires et des communications du ministère de l'environnement, de l'habitat et de l'urbanisme (mehu) au Bénin.

II. Intégration de la nouvelle donne aux bases de données

Sur la base du classement physique qui a été fait à l'intérieur des fonds documentaires concernés, nous avons parcouru chaque bordereau de saisie en vérifiant la conformité entre la description faite et les données disponibles sur le document concerné. Les modifications nécessaires ont été portées au fur et à mesure aux bordereaux de saisie et de nouveaux bordereaux ont été créés pour les actes et communications non décrits au préalable.

Les figures ci-dessous représentent une fiche descriptive prise dans chacune des deux bases :

Figure n° 1: Une fiche de la base de données "Actes"

Figure n°2: Une fiche de la base de données "Comecm"

Nous avons noté au cours de l'enquête que nos enquêtés satisfaits des prestations du SPA ont tous affirmé qu'il leur arrive d'avoir besoin de la version électronique des documents recherchés. Cela se justifie par le fait que l'ensemble de la population enquêtée dispose d'un micro-ordinateur connecté au réseau intranet (89,47%) et à l'internet (75,44%).

On constate donc un fort potentiel capable de supporter l'implémentation d'un système de GED au sein du MEHU. Les agents n'ont donc pas hésité à l'unanimité à formuler le voeu d'accéder effectivement à la version électronique des documents sur le serveur du ministère et à valider toutes les actions qui leur ont été proposées en vue de la diffusion électronique des archives.

Au CANADA, le Ministère de la Justice a mis en ligne l'ensemble des lois et codifications en vigueur sur son territoire. Ces instruments juridiques sont facilement accessibles au public et ceci en texte intégral format PDF (Format de Document Portable) sur le site de cette structure à l'adresse http://lois-laws.justice.gc.ca/fra/. Ce site est mis à jour une fois par semaine pour permettre aux citoyens canadiens d'être toujours informés des textes et règlements pris pour régir tel ou tel autre secteur de la vie. Cette réalisation peut bien inspirer le MEHU pour mettre en ligne sur son serveur à court terme et sur internet à long terme l'ensemble des textes qui régissent ses secteurs d'activités.

En attendant, l'actualisation des bases de données fonctionnant sous WINISIS décrivant les actes réglementaires et les communications ne suffit pas pour améliorer leur diffusion. Il faut favoriser au personnel du ministère un accès électronique à ces documents fréquemment consultés sur la base du potentiel informatique disponible.