CHAPITRE DEUXIEME : SOLUTIONS PRECONISEES ET CONDITIONS
DE LEUR MISE EN OEUVRE
Tout établissement de diagnostic reste une
opération vaine lorsqu'il n'est pas suivi de propositions de mesures
correctives capables d'apporter des solutions adéquates à
l'état examiné. Dans cette dernière partie de notre
mémoire, nous nous attèlerons à identifier et à
présenter les solutions pouvant favoriser une meilleure diffusion des
actes réglementaires et des communications du MEHU (Section 1) tout en
décrivant les préalables à réaliser avant leur mise
en application (Section 2).
Section 1 : Nouvelles
alternatives pour une meilleure diffusion
L'essentiel de cette étude concourt à
l'amélioration de la diffusion des actes réglementaires et des
communications du MEHU. Les problèmes entravant la gestion de ces
catégories de documents ont pour nom la non-actualisation des bases de
données et l'inexistence d'une collection virtuelle partagée sur
le serveur du ministère pour éviter les multiples photocopies et
manipulations de ces documents. Les solutions seront alors liées
à ces deux groupes de problèmes.
Paragraphe 1 :
Nécessité d'une mise à jour systématique des bases
de données
Pour réussir l'actualisation des bases de
données WINISIS sur les actes réglementaires et les
communications, il faut au préalable procéder à leur
classement physique puis à la correction des bordereaux de saisie
existants et à la création de nouveaux bordereaux.
I. Traitement physique des
documents
Les actes réglementaires et les communications ayant
été déjà classés, nous avons
procédé à la vérification de l'ordre dans lequel
ils sont rangés dans les boîtes d'archives. Pour les actes
réglementaires, ils sont classés par nature (décrets,
décisions et arrêtés) et par date de signature. Les
communications sont classées par nature (affaires, communications
proprement dites) et par date de signature. C'est donc le classement
chronologique qui a été fait pour ces deux catégories de
document. Bien entendu, les numéros étant affectés au fur
et à mesure de la production de ces documents, il peut arriver qu'ils ne
se suivent pas. Nous avons alors privilégié le classement
chronologique pour le rangement des deux sous-fonds.
A l'issue de ce travail, nous avons remarqué
que :
- des documents n'étaient pas à leur
place ;
- des documents n'étaient pas recensés ;
- des documents étaient recensés sans être
disponibles dans le sous fonds.
Nous avons alors fait des recherches auprès du
personnel pour réaliser les compléments nécessaires et
avons mis à jour autant les sous-fonds que les bases de données.
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