Section 2 :
Préalables à la mise en oeuvre des solutions
Les actions proposées ci-dessous pourraient permettre
d'atteindre les objectifs escomptés si les différents acteurs
adoptent des comportements et jouent pleinement leurs rôles. Nous
préciserons successivement les responsabilités des
autorités du ministère, les exigences du Service de Pré
Archivage du ministère, les rôles des Points Focaux/Archives (PFA)
et les partitions à jouer par l'ensemble du personnel du
ministère.
Paragraphe 1 :
Responsabilités des autorités du ministère et
professionnalisme exigé du Service de Pré Archivage
S'il est vrai que le Chef du Service de Pré Archivage
est le maillon le plus important dans la mise en oeuvre des solutions
proposées, il est tout aussi indéniable qu'il a besoin de la
volonté politique au niveau du ministère.
I. Autorités du
ministère : la prise de décisions importantes
C'est déjà louable que le Service de Pré
Archivage soit prévu autant dans le décret portant attributions
des deux ministères en charge de l'environnement et de l'urbanisme que
dans les arrêtés régissant le fonctionnement des
Secrétariats Généraux. Il serait souhaitable que cet
important acquis soit accompagné de la volonté politique des
autorités du ministère (Ministre, Membres du Cabinet,
Secrétaire Général du Ministère, Directeur des
Ressources Humaines, Directeur des Ressources Financières et du
Matériel, Directeur de la Programmation et de la Prospective) aux fins
de faire doter le service de grands moyens tels que :
- le recrutement de deux archivistes, de deux
aides-archivistes et de trois agents de manutention (agents de liaison) pour
renforcer les capacités techniques du service : pour gérer
électroniquement les documents, il faut au préalable
réussir le traitement physique (tri - classement - analyse -
conditionnement - rangement) qui est un travail à la chaîne
nécessitant plus d'une personne ;
- la construction d'un bâtiment d'archives
répondant aux normes internationales en matière de bâtiment
d'archives : le manque de local constitue le casse-tête
énorme du service car avant de penser à la GED, il faut disposer
d'assez d'espace pour régler le préalable relatif au traitement
physique ;
- l'équipement du service en scanners de production et
en matériels informatiques : pour faire de la GED, il faut disposer
de ses moyens pour acquérir les documents et faire publier les
collections numériques créées ;
- l'augmentation des crédits consacrés à
la gestion des archives pour faciliter la réalisation des
activités y afférentes et la maintenance des équipements
informatiques.
Les responsables des différentes structures du
ministère sont aussi exhortés à contribuer au renforcement
des capacités techniques du SPA qui doit être perçu comme
une entité transversale au service de l'ensemble du ministère.
Par exemple, ils peuvent dégager sur leur budget une petite portion pour
fournir certains équipements indispensables à la gestion des
archives.
Comme mesures d'accompagnement technique de la mise en oeuvre
des solutions proposées, le Service Informatique devra envisager la
maintenance régulière et le fonctionnement à plein temps
du serveur du ministère ainsi que l'interconnexion entre le siège
et les structures qui sont à l'extérieur pour étendre plus
tard le déploiement de ICA-AtoM sur l'ensemble du parc informatique du
ministère. Les directions départementales ne devront pas
être laissées pour compte dans cette démarche.
Toutes ces propositions à l'endroit des
autorités du ministère feront l'objet d'un document de projet
appuyé d'un plan d'actions réparti sur trois (3) ans
pour :
- recruter le personnel ;
- acquérir le matériel adéquat ;
- construire un bâtiment d'archives en R+2 conforme aux
normes internationales ;
- numériser les actes réglementaires et les
communications ;
- faire la description archivistique de l'ensemble des
pièces communicables ;
- procéder à la formation des PFA puis des
agents par structure pour l'exploiter de l'outil mis en place pour la recherche
des deux catégories de document concernées.
Une feuille de route cohérente mérite
d'être montée par le Secrétariat Général en
collaboration avec la Direction de la Programmation et de la Prospective (DPP)
et la Direction des Ressources Financières et du Matériel (DRFM)
pour qu'un programme triennal prenne en compte ces propositions d'actions
menées avec cohérence et cohésion aux fins de parvenir aux
résultats escomptés.
| 
