Pour une diffusion électronique des actes réglementaires et des communications du ministère de l'environnement, de l'habitat et de l'urbanisme (mehu) au Bénin.

II. Adaptation du Service de Pré Archivage à la GED

La responsabilité la plus importante dans l'amélioration de la diffusion des documents, dans le partage électronique du fonds objet de la présente étude, est celle du SPA qui devra veiller à faire valider et à mettre en oeuvre en collaboration avec le Secrétariat Administratif du Ministère et le Secrétariat Particulier du Ministre un processus de collecte des documents qui favorise la mise en ligne systématique au SPA d'une copie des actes réglementaires et des communications signés par le Ministre. Ce processus facilitera l'entrée desdits documents au SPA et exigerait la mise à jour régulière des bases de données concernées. En effet, cette catégorie de dossiers est composée de documents pour la plupart communicables pour le public constitué exclusivement du personnel du ministère.

Le SPA devra également concevoir un fantôme pour remplacer les pièces sorties des sous-fonds et faire preuve de plus de rigueur dans l'exploitation et la réintégration des documents de ses dépôts.

Il doit s'approprier l'outil ICA-AtoM et s'informer régulièrement des mises à jour qui peuvent intervenir en s'inscrivant sur le groupe de discussions des utilisateurs par le site www.ica-atom.org. Une formation continue devra être suivie pour mettre à jour sa pratique du logiciel et actualiser les données disponibles.

Toutes ces actions devront être soutenues par l'élaboration du cadre de classement et du tableau de gestion qui sont des outils de gestion dont l'existence permet d'évaluer les structures modernes d'archives. Ces outils aideront aussi à identifier d'autres catégories de document pouvant être intégrées à cette banque d'informations en ligne.

Pour bénéficier effectivement de l'appui des autorités à divers niveaux du ministère, il appartient au Chef du SPA de leur fournir le maximum d'informations sur la nécessité de la bonne gestion des archives et de la mise en oeuvre de la GED afin de les décider à accompagner le projet.

Il revient au SPA d'actualiser régulièrement la liste de ses PFA (ils peuvent être affectés de leur structure actuelle, être affectés à un autre département ministériel ou à une institution de la République, être mis en disponibilité), de faire former les nouveaux PFA aux questions relatives à la gestion des archives et de former l'ensemble des agents par structure à l'utilisation d'ICA-AtoM. Les formations de ce genre devraient être régulières pour s'assurer qu'ils s'approprient son fonctionnement et pourraient faciliter l'exploitation de cet outil innovant par l'ensemble de tout le personnel du ministère.