Paragraphe 2 :
Intermédiation des Points Focaux/Archives et partition du personnel du
ministère
Pour que les solutions proposées soient
bénéfiques et répondent au diagnostic posé, il faut
faire une évaluation du niveau d'appropriation du personnel. Cette
appropriation de l'ensemble du personnel du ministère quelle que soit la
structure de compétence de ses composantes exige des PFA une implication
importante.
I. Rôles des Points
Focaux/Archives
Le SPA bénéficie déjà de la
présence dans les structures du MEHU d'un PFA formés aux notions
d'archives courantes et semi-courantes, au cycle de vie des documents et aux
règles élémentaires de gestion des archives dans les
bureaux et dans les dépôts d'archives intermédiaires.
Ceux-ci devraient faire preuve de volonté et d'ouverture d'esprit lors
des séances de démonstration et de formation pour maîtriser
l'interface fournie par cet outil, pour chercher et trouver l'information
recherchée.
C'est à eux de résoudre à un premier
niveau dans leurs structures respectives les difficultés
rencontrées dans l'utilisation de cette solution avant de se reporter au
SPA en dernier ressort. Il serait judicieux qu'ils restent dans un état
de veille permanent pour dénicher les communications et les actes
initiés par leurs structures afin de s'assurer qu'une copie a
été effectivement transmise au SPA pour conservation puis
intégrée à la collection virtuelle constituée en
ligne par le serveur local.
Cette veille assurera un transfert en temps réel des
documents concernés au SPA et garantirait la présence des
documents de chaque structure sur la plate-forme électronique
installée.
Dans l'ensemble des actions devant constituer le projet
triennal devant aboutir à la mise en place de la solution globale
proposée, les PFA doivent participer au suivi des actions et faire des
propositions pour améliorer les performances réalisées.
S'ils sont associés en amont, l'appropriation de la nouvelle donne en
matière de diffusion de ces documents serait plus aisée à
leur échelle et des propositions d'intégration d'autres
catégories de document remonteraient au SPA par leur initiative.
II. Adhésion
attendue du personnel du ministère
La conservation des documents est destinée à la
satisfaction des besoins en informations du personnel. Il convient de demander
au SPA d'organiser en collaboration avec les PFA concernés des
séances de démonstration dans les structures à l'intention
de l'ensemble du personnel et évaluer au fur et à mesure le
degré d'appropriation de cet outil.
Un registre pourra être institué pour collecter
leurs difficultés et les propositions d'amélioration de
l'interface puisqu'ils sont les premiers utilisateurs. Ceci aura l'avantage de
ne pas laisser statiques les grilles d'interrogation et les formats d'affichage
afin de les adapter rigoureusement aux besoins des agents du MEHU. Leur
contribution à l'amélioration de l'outil mis en place sera d'une
grande importance puisqu'étant les plus grands usagers.
D'une façon beaucoup plus générale, les
agents et cadres seront sensibilisés aux meilleurs comportements
à adopter pour favoriser la bonne conservation du patrimoine
documentaire du ministère. Cette sensibilisation doit avoir un
caractère permanent car comme les PFA, le personnel est appelé
à être affecté ou à être
redéployé.
Les bonnes pratiques dans les bureaux constituent d'ailleurs
le gage d'une gestion archivistique efficace et efficiente. C'est pourquoi, le
personnel dans chaque structure doit être informé sur ces
rôles et responsabilités mais également sur les
méfaits d'une négligence de la production documentaire sur la
performance de l'ensemble du département ministériel.
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