RESUME
Le Ministère de l'Environnement, de l'Habitat et de
l'Urbanisme (MEHU) a fait depuis 2002 d'importants efforts pour
préserver et conserver son passif documentaire, ce qui a abouti en 2006
à la création et au lancement de son Service de Pré
Archivage (SPA). Toutefois, on peut rencontrer beaucoup de problèmes
liés à la gestion de ses documents. Au nombre de ceux-ci, la
non-actualisation des bases de données réalisées sous
WINISIS sur les actes réglementaires et les communications signés
par les différents ministres ainsi que l'inexistence de collections
virtuelles de ces documents accessibles sur le serveur du ministère
paraissent les plus cruciaux. Il en est ainsi parce que ces deux
catégories de documents sont les plus consultés alors que les
agents utilisent dans leur bureau des micro-ordinateurs connectés
à l'intranet et à l'internet. En d'autres termes, la diffusion se
fait manuellement bien que des opportunités sont disponibles pour
accéder électroniquement à ces documents.
C'est pourquoi, nous avons jugé utile, à travers
le thème « Pour une diffusion électronique
des actes réglementaires et des communications du
MEHU », de réfléchir aux techniques
à mettre en place pour une diffusion électronique desdits
documents. Pour y parvenir, il faut de façon spécifique
actualiser régulièrement les bases de données existantes,
acquérir électroniquement les documents et constituer une
collection virtuelle accessible sur le serveur du ministère. Avant de
faire la collecte des informations, nous avons formulé les
hypothèses suivantes :
- la surcharge de travail du seul archiviste animant le
service expliquerait la non-actualisation des bases de données ;
- l'inexistence de la version électronique des
documents régulièrement consultés peut s'expliquer par le
manque de matériel adéquat (scanner et logiciel) ;
- l'inexistence d'une collection virtuelle des actes
réglementaires et des communications est à la base de leurs
manipulations manuelles et des multiples photocopies effectuées sur les
mêmes documents.
Après la collecte des données faite par
entretien avec le Chef du Service de Pré Archivage et l'envoi d'un
questionnaire aux agents du ministère, ces hypothèses ont
été confirmées. Nous proposons donc de mettre à
jour régulièrement les bases de données existantes,
d'acquérir électroniquement les documents et de les rendre
accessibles au moyen du logiciel ICA-AtoM sur les micro-ordinateurs du
personnel par l'exploitation d'un serveur distant. Cette nouvelle donne ne sera
pas bénéfique pour la communication des documents sans la
volonté politique des autorités du ministère, la
détermination du Chef du Service de Pré Archivage,
l'intermédiation des Points Focaux Archives des structures et
l'adhésion de l'ensemble du personnel. Il est aussi utile d'envisager
l'exploitation de cette collection sur le serveur du ministère et plus
tard sur internet. Les réflexions doivent être poursuivies pour
identifier d'autres types de documents à gérer
électroniquement au sein du SPA du MEHU et élargir cette donne au
plan national pour l'ensemble des textes réglementaires.
Mots-clés :
Communications/ Actes réglementaires/ ICA-AtoM, Diffusion
électronique, GED, MEHU
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