Section 2 : Ciblage de
la problématique
Le ciblage de la problématique d'une étude
scientifique doit se fonder sur un choix parmi les différents
problèmes en présence et sur la formulation d'une vision globale
de la résolution de la problématique retenue pour être
examinée.
Paragraphe 1 : Choix et
spécification de la problématique
En nous fondant sur l'état des lieux, nous
présenterons les problématiques possibles avant de retenir la
problématique qui fera l'objet de notre étude. Dans cet exercice,
nous ne prenons pas en compte les problèmes d'insuffisance de ressources
humaines, financières et matérielles, parce que ne relevant pas
spécifiquement de nos compétences de professionnels de
l'information documentaire.
I. Regroupement des
problèmes identifiés par centre d'intérêt et par
problématique
Le tableau ci-après nous permet d'établir la
liste des problématiques possibles en nous appuyant sur les
différents problèmes observés au cours du stage et
décrits dans l'état des lieux :
Tableau n°2: Identification des
problématiques possibles
|
N° d'ordre
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Centres d'intérêt
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Problèmes spécifiques
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Problèmes généraux
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Problématiques
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1
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Outils de gestion des archives
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Inexistence du cadre de classement et du tableau de gestion
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Absence des outils de gestion
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Problématique de l'élaboration des outils de
gestion
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2
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Informatique et technologie
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-Non actualisation des bases de données sur les actes
réglementaires et les communications fortement demandés;
-Inexistence de la version électronique des actes
réglementaires et communications ;
-Multiples photocopies des documents consultés.
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Faible exploitation des Technologies de l'Information et de la
Communication (TIC) dans la gestion des archives
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Problématique du recours aux TIC dans la gestion des
archives
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3
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Tenue des archives dans les bureaux
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-Réticence du personnel à transférer leurs
documents ;
-Encombrement des bureaux par les documents semi-courants.
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Mauvaise gestion des archives courantes
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Problématique de la bonne tenue des archives courantes
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Source : Etat des lieux
Les problématiques possibles ayant été
déterminées, nous pouvons choisir la problématique qui
fera l'objet de la présente étude.
II. Spécification de
la problématique de l'étude
L'état des lieux nous a mis en face de trois
problématiques à savoir :
- la problématique de l'élaboration des outils
de gestion ;
- la problématique du recours aux TIC dans la gestion
des archives et
- la problématique de la bonne tenue des archives dans
les bureaux.
Plusieurs réflexions ont déjà
été menées pour résoudre les problèmes
relatifs à l'élaboration des outils de gestion et à la
sensibilisation du personnel du ministère pour jouer sa partition en vue
d'un meilleur traitement des archives.
Les changements spectaculaires engendrés par les TIC
ont révolutionné et amélioré les méthodes de
travail ce qui fait que l'outil informatique est fortement utilisé par
les agents de toutes les structures administratives, commerciales,
scientifiques ou culturelles dans le cadre des activités quotidiennes
qu'ils mènent. Les TIC sont présents dans tous les secteurs
d'activités et celui des archives n'échappe pas à cette
réalité. Les constats d'ordre pratique faits au cours du stage
dans le SPA du MEHU sur la communication des documents sont :
- d'une part, les actes réglementaires et les
communications constituent la catégorie de documents la plus
recherchée par le personnel du ministère et les usagers externes
: ce constat se fonde principalement sur les données enregistrées
par le SPA du 1er janvier 2008 au 31 décembre 2010 sur la
satisfaction des besoins de ses usagers et compilées dans le tableau
suivant :
Tableau n°3: Répartition des
requêtes par catégorie de documents
|
Catégories de documents
|
Nombre de demandes enregistrées
|
Fréquence
|
|
Communications
|
192
|
39,34%
|
|
Périodiques
|
18
|
3,69%
|
|
Correspondances
|
21
|
4,30%
|
|
Documents de synthèse (rapports, comptes rendus)
|
33
|
6,76%
|
|
Actes réglementaires
|
213
|
43,65%
|
|
Documents de stratégie
|
11
|
2,25%
|
|
TOTAL
|
488
|
100%
|
Source : Registre des demandes tenu par le
SPA
- d'autre part, il existe deux bases de données WINISIS
qui recensent respectivement les actes réglementaires et les
communications signés par les ministres successifs de
l'environnement.
Ces bases de données ne sont consultables que sur le
micro-ordinateur du SPA. Aucun système ne les rend interrogeables sur le
serveur dont dispose le ministère. Par ailleurs, les agents ont recours
à l'outil informatique dans l'exécution de leurs tâches
quotidiennes et le ministère dispose à la fois d'un réseau
intranet et d'une connexion internet.
Toutes ces opportunités ne sont pas exploitées
dans le cadre de la gestion de la chaîne documentaire : collecte,
traitement et communication des documents. Par exemple, il est possible de
numériser certaines catégories de documents et les rendre
consultables sur le réseau intranet du ministère.
C'est pour toutes ces raisons qu'à travers cette
étude nous comptons réfléchir à l'application des
TIC à la gestion des archives du MEHU en général et
principalement à leur communication. La communication étant un
aboutissement de la chaîne documentaire, cette application tiendra compte
évidemment de l'acquisition des documents existants et de leur
traitement.
Les bases de données actuelles recensant
déjà les actes réglementaires (décrets,
arrêtés et décisions) signés par les ministres
successifs de l'environnement et les communications introduites par ces
derniers en Conseil des Ministres, notre étude contribuera à les
actualiser et à rendre accessibles électroniquement les documents
décrits sur le réseau intranet du ministère.
Cette vision permettra de résoudre le problème
général relatif à la faible exploitation des TIC pour
gérer les archives du MEHU et qui englobe les problèmes
spécifiques suivants :
- Non actualisation des bases de
données existantes et fortement exploitées pour
satisfaire les demandes de documents ;
- Usage des documents papiers et inexistence de leur version
électronique ;
- Manipulations et photocopies multiples des documents
consultés non accessibles électroniquement.
Pour apporter des solutions idoines à ces
problèmes spécifiques et partant au problème
général, notre travail s'effectuera sur le thème :
« Pour une diffusion électronique des actes
réglementaires et des communications du
MEHU. »
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