CHAPITRE PREMIER : CADRE THEORIQUE ET METHODOLOGIQUE DE
L'ETUDE
L'objectif poursuivi dans cette partie est d'établir un
diagnostic précis de l'application des nouvelles technologies à
la gestion des archives du MEHU. Pour l'atteindre, nous allons concevoir le
cadre théorique et méthodologique de l'étude et nous
analyserons les données recueillies au cours de son application.
Section 1 : Conception
du cadre théorique et méthodologique
La méthodologie à adopter est fonction du cadre
théorique de base de l'étude. Avant de la choisir, nous fixerons
les objectifs poursuivis par l'étude, déterminerons les causes et
poserons les hypothèses liés aux problèmes en
présence.
Paragraphe 1 : Objectifs,
causes, hypothèses et revue de littérature
La détermination des objectifs et des causes ainsi que
la formulation des hypothèses précéderont la revue de
littérature.
I. Détermination des
objectifs et formulation des hypothèses
En ce qui concerne les objectifs, il faut admettre qu'il
existe un objectif général dont l'atteinte sera obtenue par la
poursuite et la réalisation d'objectifs spécifiques.
- Objectif
général :
Diffuser électroniquement les actes
réglementaires et les communications du MEHU.
- Objectifs spécifiques :
ils sont liés à chaque problème
spécifique :
· Objectif spécifique
n°1 : Actualiser les bases de données existantes
sous WINISIS sur les communications et les actes
réglementaires ;
· Objectif spécifique
n°2 : Faire l'acquisition électronique des
documents les plus consultés ;
· Objectif spécifique
n°3 : Réaliser une collection virtuelle des actes
réglementaires et des communications et la rendre accessible au
personnel du ministère.
Pour formuler les hypothèses de travail, il faut
déterminer d'abord les causes liées aux
problèmes spécifiques relevés :
· Cause spécifique
n°1 : Comme cause de la non-actualisation des bases de
données sur les actes réglementaires et les communications, nous
avons la surcharge de travail du seul archiviste animant le service qui
l'amène à ne pas en faire une priorité ;
· Cause spécifique
n°2 : L'inexistence de collections de documents
électroniques est due au manque de matériel adéquat
(scanner et logiciel) ;
· Cause spécifique
n°3 : Les manipulations fréquentes et les
photocopies multiples des documents consultés est le résultat de
l'inexistence d'une collection virtuelle accessible en ligne.
Sur la base de ces causes, nous pouvons formuler les
hypothèses de travail ci-après :
· Hypothèse spécifique
n°1 :
Lors de l'état des lieux, il a été
remarqué au cours de la recherche des textes réglementaires ou
des communications introduites par le MEHU en Conseil des ministres, que
certains documents sont présents dans le fonds documentaire et ne sont
pas signalés dans la base. Inversement, d'autres documents
signalés par la base de données ne sont pas disponibles dans le
sous-fonds indiqué.
Nous nous sommes imaginé que des documents ont
été sortis du fonds sans être remplacés par un
fantôme ou que le fonds a été actualisé sans que la
base l'ait été de façon subséquente.
On pourrait assimiler cette situation à une surcharge
de travail de l'archiviste qui n'arrive pas à trouver le temps
nécessaire pour mettre à jour les bases de données et les
sous-fonds concernés. Ce dernier est généralement
appelé à d'autres tâches administratives parce que le
Secrétariat Général du Ministère, sa structure de
tutelle, manque de cadres de conception.
Par conséquent, la surcharge de travail de
l'archiviste expliquerait la non-actualisation des bases de
données.
· Hypothèse spécifique
n°2 :
Les agents du MEHU disposent pour la plupart d'un
micro-ordinateur pour exercer leurs activités quotidiennes. Il en est de
même pour le SPA qui dispose d'un micro-ordinateur sans aucune collection
électronique des catégories de documents fréquemment
consultés par ses utilisateurs ou usagers.
Par ailleurs, nous avons noté au cours du stage au sein
de ce service qu'il n'existe pas de scanners ni de logiciel dédié
à la fois à l'acquisition et à la gestion de documents
électroniques.
C'est de ces constats que découle la formulation de
cette hypothèse : l'inexistence de la version
électronique des documents régulièrement consultés
peut s'expliquer par le manque de matériel adéquat (scanner et
logiciel).
· Hypothèse spécifique
n°3 :
Il n'existe aucun système automatique favorisant
l'accès électronique aux documents. La recherche et la mise
à disposition des usagers des documents dont ils ont besoin se font
manuellement. Et pourtant, le SPA dispose d'un micro-ordinateur de même
que la plupart des agents du ministère utilise l'outil informatique dans
l'exécution des tâches qui leur sont assignées. Les
documents demandés sont voués à une
désagrégation progressive s'ils sont toujours manipulés
manuellement ou photocopiés. La gestion de leur version
électronique pourrait éviter une telle perte.
D'où la formulation de cette troisième
hypothèse : l'inexistence d'une collection virtuelle des
actes réglementaires et des communications est à la base de leurs
manipulations manuelles et des multiples photocopies effectuées sur les
mêmes documents.
L'ensemble de ces objectifs, causes et hypothèses en
rapport avec la problématique générale choisie et les
problèmes spécifiques relevés permettent de concevoir le
Tableau de Bord de l'Etude ci-après.
Tableau n°4: Tableau de Bord de
l'Etude : « Pour une diffusion électronique des
actes réglementaires et des communications du
MEHU. »
|
Niveaux d'analyse
|
Problématique
|
Objectifs
|
Causes (supposées être à la base
des problèmes)
|
Hypothèses
|
|
Niveau général
|
(Problème Général)
La diffusion traditionnelle ou manuelle des actes
réglementaires et des communications introduites en Conseil des
Ministres
|
(Objectif Général)
Diffuser électroniquement les actes
réglementaires et les communications
|
(Cause Générale)
|
(Hypothèse Générale)
|
|
Niveaux spécifiques
|
1
|
(Problème Spécifique 1)
Non-actualisation des bases de données des actes
réglementaires et des communications
|
(Objectif Spécifique 1)
Actualiser les bases de données
|
(Cause Spécifique 1)
La surcharge de travail de l'animateur du service qui n'en fait
pas une priorité
|
(Hypothèse Spécifique 1)
La surcharge de travail de l'archiviste explique la
non-actualisation des bases de données
|
|
2
|
(Problème Spécifique 2)
Inexistence de collections de documents électroniques
|
(Objectif Spécifique 2)
Faire l'acquisition électronique des documents les plus
consultés
|
(Cause Spécifique 2)
Le manque de matériel adéquat
|
(Hypothèse Spécifique 2)
L'inexistence de documents électroniques s'explique par
le manque de matériel adéquat (scanner et logiciel)
|
|
3
|
(Problème Spécifique 3)
Manipulations fréquentes et Photocopies multiples des
documents consultés
|
(Objectif Spécifique 3)
Réaliser une collection virtuelle des actes
réglementaires et des communications et la rendre accessible
|
(Cause Spécifique 3)
L'inexistence d'une collection virtuelle des actes et des
communications accessible en ligne
|
(Hypothèse Spécifique 3)
L'inexistence d'une collection virtuelle des actes
réglementaires et des communications est à la base de leurs
manipulations fréquentes et des multiples photocopies qui en sont
faits
|
Source : Etat des lieux
Sur la base de ces hypothèses de l'étude et
surtout de la problématique retenue, la revue de la littérature
est réalisée et présentée.
| 
