II. Revue de
littérature
En 2002, une étude a posé le diagnostic des
archives du MEHU et proposer les solutions nécessaires à
l'amélioration de la situation décrite. A l'issue de la mise des
propositions en 2006, un rapport a fait le point des travaux archivistiques, de
l'acquisition des équipements et des séances de formation et de
sensibilisation. Les différents problèmes auxquels les archives
du MEHU sont confrontées n'ayant pas été totalement
résolus, Kouessi (2008) a approfondi les réflexions et a
proposé l'organisation spécifique des séances de
sensibilisation des agents, l'élaboration d'un tableau de gestion et un
travail d'information des autorités sur la nécessité de
gérer électroniquement les documents sans aborder les questions
liées à la Gestion Electronique des Documents (GED).
Lawin (2009) a ensuite fourni une idée des
catégories de documents produits ou reçus par le MEHU et s'est
appesanti sur cette typologie des documents pour proposer un tableau de gestion
des archives de ce département ministériel. Les délais
proposés n'empêchent pas de communiquer aux agents du
ministère les documents versés par leurs structures ou services
respectifs et n'interdisent pas de communiquer aux utilisateurs externes les
actes réglementaires qui sont censés être "publiés
partout où besoin sera" et particulièrement dans le Journal
Officiel, pour large diffusion. Cette communicabilité étant
établie, il s'en suit que l'application des TIC à la gestion de
la chaîne documentaire a toujours été une
préoccupation des professionnels de l'information documentaire. Ainsi,
l'une des premières réflexions est fournie par Vuillemin (1994)
qui donne des généralités sur l'introduction des TIC dans
les centres de documentation, les préalables à réaliser et
les processus à suivre pour réussir une gestion
électronique de l'informatisation dans ces structures. Il attire
l'attention des gestionnaires de ces centres sur les précautions
à avoir et les « problèmes logiques et technologiques
complexes » à résoudre à chaque fois à
cause de « l'évolution incessante des technologies
avancées. » C'est ce qui fait aboutir son analyse sur
la nécessité de faire recours « à une
démarche fondée sur la rigueur, afin d'intégrer le long
terme et déboucher sur une exploitation plus riche d'une information
perpétuellement en cours de formation. »
Dans la même logique, l'UNESCO (1990) a traité
de l'introduction de l'informatique dans la gestion des archives : elle
décrit les différents types d'instruments de recherche dans le
monde archivistique, relève les avantages et les inconvénients de
l'informatisation des archives et insiste sur le respect à accorder aux
normes et règles archivistiques à suivre au cours d'une telle
opération.
Il ressort de ces deux réflexions menées au
début de la décennie 1990 qu'il faut disposer d'un projet bien
défini ou bien élaboré avant de procéder dans la
gestion d'un système d'information documentaire à l'introduction
des TIC qui lui offre plusieurs opportunités. Ce sont ces
opportunités qui ont été étudiées par Alingo
(2003) qui a démontré les facilités qu'offrent les TIC
à la gestion des archives électorales au Bénin. Cette
catégorie d'archives cruciales pour la marche démocratique du
peuple béninois était dans une situation très
déplorable et elle montrait à l'époque comment les TIC
pouvaient faciliter leur gestion qui paraissait trop fastidieuse.
L'introduction des TIC peut également faciliter la
gestion des archives du MEHU. C'est pour cette raison que le SPA a fait
réaliser en 2010 une Etude sur la faisabilité de
l'implémentation d'un système GED au sein du
ministère. Cette étude a diagnostiqué l'équipement
informatique du ministère et a estimé que l'installation d'un tel
système est bien possible à condition que la démarche
méthodologique soit rigoureusement suivie et que les prescriptions du
cahier des charges soient bien appliquées.
Un grain d'optimisme est à noter dans cette vision, vu
que des expériences similaires ont été
proposées :
- par Osseni (2009) pour mettre en ligne le Journal Officiel
de la République du Bénin avec le logiciel Greenstone ;
- par Abalnoro (2010) pour rendre accessible
électroniquement la littérature grise conservée à
la Bibliothèque-Centre de Documentation de la Faculté des
Sciences Agronomiques de l'Université d'Abomey-Calavi au moyen du
logiciel Greenstone ;
- et par Voïtan (2011) pour mettre en ligne en texte
intégral les mémoires et thèses conservés par la
bibliothèque de l'Ecole Polytechnique d'Abomey-Calavi sous le logiciel
GenIsisWeb.
Ces travaux se fondent sur la nécessité de faire
de la diffusion électronique pour faciliter l'accès des usagers
aux informations conservés de façon manuelle.
C'est sur la base de ces réflexions et des initiatives
prises pour introduire les TIC dans la gestion des documents que nous comptons
envisager la mise en ligne de collections des actes et des communications du
MEHU suivant une méthodologie bien définie qui s'adapte aux
informations à recueillir sur le terrain.
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