3.2.4. Enregistrement comptable des opérations de
trésorerie et leur suivi :
a. Séparation des tâches et supervision
:
Un service spécial ou une personne s'engagent à
l'élaboration des journaux de trésorerie et qui seront
déconnectés aux comptes clients ou fournisseurs, à la
préparation et à la signature des chèques ainsi
qu'à l'ouverture des courriers et le dépôt des fonds en
banque.
Cette séparation est fondamentale entre les deux
fonctions : caissier ou trésorier d'une part et tenue de journaux de
trésorerie d'autre part, car en son absence le nombre de fraudes
augmentent, ce qui pose de problèmes dans le cas de la petite
entreprise, car en absence de cette séparation, il est nécessaire
pour l'entreprise de demander l'aide de contrôle complémentaire.
Aussi bien ces personnes désignées responsables dans
l'élaboration des journaux de trésorerie ne doivent pas effectuer
les rapprochements bancaires à l'abri d'un autre service comptable
disposant d'effectifs limités, c'est le cas de la petite
société.
Cette double tâche est favorable à condition de
vérification de ces rapprochements bancaires régulièrement
par une autre personne de la comptabilité générale et
qu'elle procure d'un visa pour ce genre de contrôle, donc la
séparation des tâches est donc consolidée par une
supervision.
b. Contrôles sur les enregistrements
:
Tous les chèques sont émis suivant leur
identification numérique, l'enregistrement est donc effectué, il
suffit seulement de comparer les talons du chéquier avec les journaux de
trésorerie, pour identifier des chèques annulés, de cette
manière la vérification des chèques enregistrés est
accomplie.
D'autre part on peut utiliser un journal diffèrent,
celui de devises qui ont alimenté l'encaisse, il faut signaler la
confiance de la comptabilisation rapide des enregistrements, car les
chèques comptabilisés dès émission et les sommes
dès réception évitent toute omission ou retard.
c. Les rapprochements bancaires :
Il faut toujours rapprocher les soldes des comptes de banque
des montants figurant sur les relevés bancaires, dans le souci de
chasser d'éventuels erreurs, qui peuvent parvenir du côté
de la banque comme du côté de la société, les soldes
de comptes des banques ainsi que le relevé bancaire sont toujours
différents car plusieurs opérations n'y figurent pas et ceci
d'une manière provisoire soient en côté banques soient en
côté comptes. Le contrôle interne compte aussi pour les
réconciliations bancaires et ne sont pas parfaitement complets que si
elles remplissent
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certaines conditions qu'on va développer en ce qui
suit, en se référant à certaines informations
citées ci-haut :
-Il faut les effectuer d'une manière
régulière, exemple : une fois par mois.
-Le responsable est un employé qui n'a aucune relation
avec la réception et la manipulation des chèques émis ou
reçus.
On obtient donc les relevés bancaires : en ce qui nous
concerne la fin du mois, qui s'adresse directement de la banque et ceci pour
éviter toute modification ou travail.
-Si les écritures sur les journaux de trésorerie
sont effectuées par le même employeur responsable, il est
indispensable donc d'examiner les rapprochements et superviser par une personne
tierce et indépendante.
-La réconciliation contient non seulement la
vérification des éléments en suspens mais aussi un examen
de l'authenticité des éléments.
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