3.2.2. Contrôle des encaissements :
a. Les encaissements par chèques
:
Les membres du secrétariat de direction ou le service
de réception du courrier reçoivent le courrier dans l'état
non décacheté, ceci leur interdise l'accès libre à
la trésorerie et au compte des clients, c'est alors que les
chèques sont obligatoirement barrés s'ils ne le sont pas et
complétés quand le nom du bénéficiaire n'est pas
mentionné.
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b. Les encaissements par caisse :
Il partage le même principe déjà
évoqué par les décaissements :
Les recettes des caisses sont obligatoirement à l'abri
du paiement des dépenses pour y aboutir il est important
d'accéder à un coût approfondi des différents types
de recettes de catégories d'encaissement bien différentes
s'imposent.
-Les encaissements que les agents des entreprises effectuent
comme les livreurs et les représentants etc..., ou par des tierces.
-les encaissements qui proviennent des ventes de marchandises
au comptant dès le départ des usines, dépôts ou
magasins.
-En ce concerne l'entreprise, l'examen du contrôle sur
toutes les recettes de vente au comptant est obligatoire. C'est pour cela qu'un
recensement regroupant les points de vente (dépôts, usines,
magasins), en plus de la comparaison effectuée avec le recensement
déjà mentionnée, l'entreprise obtient une assurance, lors
de la récupération des fonds sur toutes les recettes
centralisées à la caisse principale ou remise en banque.
3.2.3. Protection et conservation des valeurs :
a. Grade et conservation des carnets de
chèques :
Une seule personne qui se charge de la préparation des
carnets de chèques non utilisés comme ceux qui sont en service,
elle a sous sa responsabilité entière la conservation de ce
document dans un coffre-fort, dans ce but on garde pour plusieurs années
ces carnets de chèques utilisés et terminés dans le but de
conserver une des traces de paiement même chose pour les chèques
annulés qui doivent être conservés après
détérioration pour ne pas accéder à leurs
utilisations postérieurement, il est courant de découper le
carnet de chèque et accrocher son numéro au talent du
dixième chéquier.
b. Dépôts des chèques et des
espèces en banque :
Les espèces et les chèques, suivant les
instructions internes doivent être remis en banque rapidement et ceci se
fait journalièrement ce qui permettra de limiter les montants des fonds
en transit et les risques probables de pertes ou de fraudes, la remise des
espèces et des chèques rapidement en banque assure
également pour l'entreprise un gain de trésorerie et une
réduction d'agios à payer. Le bon contrôle interne sur les
opérations de recettes en banque reflète l'indépendance du
personnel qui effectue le dépôt en banque des chèques et
l'enregistrement des opérations passées au compte « clients
», l'opération ne s'arrête pas là car le suivi de
l'entreprise après l'application de la remise en banque, le suivi de
l'entreprise continu encore par le contrôle par sondage des
écritures des crédits passées par la banque, dans les
jours qui
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suivent le dépôt et d'examiner certaines remises,
les bordereaux de remises, les de crédits et les relevés
correspondant, il ne faut négliger les dates de valeur dans le but de
calculer les agios.
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