3.2. Caractéristiques générales d'un
bon contrôle interne :
Il est à signaler que nous aborderons seulement les
aspects comptables du contrôle interne que certains aspects
opérationnels sont obligatoirement liés dans cette
matière, le système de contrôle interne sur la
trésorerie et les opérations liées sont appelé
à vérifier si :
-Les dates autorisées et le nombre limité des
clients est respecté au déroulement des paiements (contrôle
des paiements) ;
-Si le suivi des encaissements est effectué
(contrôle des encaissements) ;
-Si la protection générale sur les actifs
liquides est déterminée (vol, détournement) c'est la
protection et la conservation des valeurs ;
-Si l'enregistrement parfait couvre les opérations de
trésorerie (enregistrement comptable des opérations de
trésorerie) ;
-Enfin il faut vérifier encore la gestion de la
trésorerie qui doit être à la hauteur (gestion de
trésorerie).
3.2.1. Contrôle des paiements :
De nos jours, les entreprises effectuent la majorité de
leurs opérations concernant les règlements par chèque ou
par traite. Cette manière est préférée en vue de la
commandité de l'opération règlement, et l'avantage
introduit à l'entreprise en ce qui concerne le contrôle, les fonds
bancaires sont moins accessibles que les espèces déposées
dans une caisse, c'est alors que les opérations bancaires sont
mentionnées sur des états tenus par un tiers, la banque, et par
la suite retournés régulièrement à la
société qui assistera au contrôle de ces
opérations.
En définitive, le bon contrôle effectué
traduit les sorties de caisse concernant les sommes réduites, ou
appelant une extrême agence à titre d'exemple les avances sur
frais, petites fournitures, menus frais de transport, il est à signaler
que certaines entreprises réservent à la majorité de ses
salariés le paiement par caisse.
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a. Paiements par chèque ou virements
:
Seuls les personnes autorisées sont
désignées à la signature des chèques émis,
munis de pièces justificatives qui signalent leur bien fondé,
ainsi que leur enregistrement et leur expédition doivent être
menés rapidement et correctement.
v Les signatures autorisées
Les personnes qui ont la disposition de la signature des
chèques agrégées auprès des banques doivent
être en nombre limité et minutieusement désignées
par des procès-verbaux du conseil d'administration où le pouvoir
transmis aux banques, on peut se réserver d'une seule signature, en
limitant un montant maximum mais parfois il est impératif d'exiger une
double signature dans les sommes importantes, les personnes
désignées comme signataires ne sont pas appelées à
la préparation et à l'enregistrement des chèques mais dans
le cas échéant, il est préférable qu'elles
procède à cette mission sans leur demander les pièces
autorisant leur règlement.
v Etablissement des chèques ou des ordres de
virement
Les signataires cités au-dessus entament la signature
des chèques obligatoirement barrés et portés au nom des
bénéficiaires désignés par leur nom, il est
interdit de signer des chèques « en blanc » ou qui portent la
phrase au porteur.
Les signataires ou les personnes qui travaillent sous leur
direction ont la responsabilité de garder les chèques
jusqu'à la date de leur remise à leur destinataire, une fois les
chèques réparés, il est impossible de les retourner au
signataire mais par contre ils doivent être émis le plutôt
possible au destinataire.
v Examen et annulation des pièces
justificatives
Les signataires sont appelés à vérifier
les biens de chaque chèque avant la signature des chèques, il
faut donc vérifier les pièces justificatives jointes, ces
dernières dans le cas où les différents services
concernés par des calculs, prix, quantité livrée, et
conditions sont mentionnées clairement ou bien présenter la
facture originale préalablement examinée et accompagnée
des documents montrant ces indications.
Dans tous les cas, les signataires doivent accepter dans leur
dossier que le document justificatif des fonds originaux.
En cas de pièces justificatives valables et
correspondant à un quelconque chèque, ils seront remplacés
par une mention de paiement à l'aide d'un instrument manuel ou à
l'aide d'un tampon, qui annule leurs importances déjà
prouvées.
Après l'examen des pièces, les signataires des
chèques concluent le passage d'un règlement ou le contraire car
les doubles règlements est un grand défaut qui peut marquer
négativement l'image de l'entreprise. Il est impérativement
recommandé à éviter ces erreurs.
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b. Paiement par caisse :
v Principe de base
Il faut respecter une règle essentielle dans le
contrôle interne, il s'agit des opérations en caisse : Il ne faut
jamais passer les encaissements reçus directement à la
réalisation des paiements des dépenses.
v Signatures autorisées
Il ne faut pas désigner beaucoup de personnes dans
l'entreprise pour l'octroi des autorisations, il faut limiter au maximum leur
nombre, pour se faire il est important de construire une organisation bien
définie d'autorisation, elle peut comporter des personnes
différentes selon leur nature ou le service de l'entreprise
concerné qui sont autorisées à y mettre les autorisations
de dépenses.
v Examen et annulation des pièces
justificatives
La fonction du caissier est d'abord de vérifier les
pièces que les clients ont présentés dont le but est de
justifier la dépense qu'il est chargé de délivrer, les
pièces nécessitent d'abord l'autorisation qui s'implique sur la
comparaison des signatures figurant avec les modèles
préalablement déposés dans son bureau.
Ensuite il passe à la vérification de
l'identité du bénéficiaire, c'est important pour les
avances. Les salaires et les remboursements de frais, après quoi il est
obligatoirement nécessaire de demander au bénéficiaire de
porter sa signature sur le reçu d'éventuelles circonstances ou
encore il est demandé à contresigner les pièces
justificatives qui lui serviront à reconnaître le reçu des
sommes demandées.
Le caissier est appelé à annuler les rôles
des pièces justificatives avant l'enregistrement comptable des
dépenses dans le but d'annuler leur utilisation pour la deuxième
fois, pour accomplir cette tâche il faut mentionner de la manière
manuscrite par exemple « payé par la caisse le... » et
l'identifier avec un numéro. Ces pièces sont enfin
comptabilisées ou à défaut ils sont en avance
engagées dans un récapitulatif par période, elles sont
classées suivant leur numéro identifiant de telle manière,
elles sont bien à l'abri contre les erreurs des omissions ou des doubles
enregistrements.
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