2.3.2.1. L'amélioration de la recherche du
Courrier-arrivé et du Courrier-départ
Du fait que l'Assistante du Représentant effectue de
nombreuses tâches au quotidien et pour lui faciliter les recherches
éventuelles du courrier et les rendre plus rapide, nous proposons, en
plus de l'enregistrement manuel, l'enregistrement électronique du
courrier. Il consiste en un procédé informatisé visant
à organiser et gérer des informations et des documents
électroniques au sein d'une organisation. Elle va consister en la
numérisation de masse de documents physiques, d'indexation, de
classement, de stockage d'information et permettra par ailleurs de
résoudre, dans une certaine mesure, le problème d'archivage qui
prévaut à la Représentation.
2.3.2.2. L'achat de photocopieurs
Afin d'apporter une solution aux problèmes liés
à l'état défectueux du photocopieur, nous suggérons
l'achat de deux nouveaux photocopieurs. L'un pourra être installé
dans le local destiné au pool secrétariat et le second au
secrétariat du Représentant pour les besoins de reproduction de
documents. Cette solution contribuera à améliorer les conditions
de travail des secrétaires et à éviter de surexploiter la
seule photocopieuse qui se trouve au secrétariat du
Représentant.
47
| 
