1.2.6.1. Le classement numérique
C'est un ordre de classement qui consiste à attribuer
à chaque document un numéro selon l'ordre d'arrivée et
selon la date d'enregistrement puis à ordonner l'ensemble selon l'ordre
normal des nombres entiers. Cet ordre de classement est utilisé pour le
courrier-arrivée tout comme le courrier-départ. Le classement se
fait en deux temps. Après traitement, nous procédons à un
classement provisoire qui consiste à ranger les documents selon l'ordre
d'arrivée, dans une chemise à sangle. Ensuite nous
procédons au classement définitif dans les classeurs
dédiés aux différentes «Activités» que
nous disposons debout, dans l'armoire, le dos face à l'utilisateur.
1.2.6.2. Le classement thématique
Il est utilisé pour le courrier en instance de
départ pour les structures du bloc technique ou destiné à
la Direction Générale de l'agence. Ce classement consiste
à ranger les dossiers d'après leur affinité. Il consiste
en un plan de classement qui comporte une division en différents sujets,
eux-mêmes en sous sujets et ainsi de suite. Après le traitement du
courrier au cabinet du Représentant, nous répartissons l'ensemble
en trois grandes parties : le courrier du bloc technique, celui du bloc
administratif et celui des autres structures de l'ASECNA. Nous les disposons
ensuite par Activités.
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