SECTION 2 : DESCRIPTION DES OBSERVATIONS
Durant notre stage au secrétariat du
Représentant de l'ASECNA auprès de la République Togolaise
et dans l'accomplissement de diverses tâches qui nous étaient
imparties, nous avons remarqué quelques dysfonctionnements que nous
avons jugés important de signaler.
24
Il s'agit entre autres de :
- l'absence d'assistants administratifs dans certaines
Activités ;
- la surcharge de tâches pour l'Assistante du
Représentant ;
- la recherche difficile d'anciens documents ;
- l'encombrement de l'espace prévu pour disposer les
anciens classeurs ;
- l'état défectueux du photocopieur.
2.1. L'état défectueux du photocopieur
La reproduction des documents est l'une des tâches que
nous avons effectuées au cours de notre stage. Compte tenu de sa
vétusté, le photocopieur prend parfois 15 à 30 secondes
pour se réchauffer. Les feuilles se bloquent parfois dans la machine.
Nous sommes souvent obligés de renforcer l'encre pour que les copies
soient lisibles. Par ailleurs, le bloc administratif, où nous avons
effectué notre stage, ne dispose que de deux photocopieurs. Celui au
secrétariat de la Paierie étant assez souvent en panne, la
plupart de la reproduction de documents de toutes les Activités
s'effectue sur le photocopieur du secrétariat du Représentant.
Cette situation contraint les agents à quitter leurs bureaux toutes les
fois qu'il y a besoin de reproduction de documents. Durant cette période
le bureau de ces derniers reste vide ce qui affecte le cours normal du travail
administratif et oblige le report d'une prestation sur les heures suivantes.
2.2. La surcharge de l'Assistante du
Représentant
Du fait que c'est par le secrétariat du
Représentant que transitent toutes les correspondances et que par
ailleurs, c'est toujours le secrétariat qui s'occupe des multiples
tâches administratives, l'assistante du Représentant est
constamment surchargée. Même la ventilation du courrier dans les
différentes «Activités» lui incombe ce qui causerait
une situation pénible et stressante pour elle. L'assistante est
même parfois appelée à faire des recherches d'anciens
courriers ou documents sur demande de certaines responsables, ces derniers
n'ayant pas de secrétaires, ce qui peut causer un ralentissement voire
des erreurs dans l'exécution des tâches quotidiennes.
2.3. La recherche difficile des anciens documents
Tout courrier arrivé au secrétariat du
Représentant est enregistré manuellement après le paraphe
et ou la signature du Représentant. Cependant, il n'est pas
enregistré
25
systématiquement de façon électronique.
Tout ceci ne facilite guère les éventuelles recherches
ultérieures et fait perdre beaucoup de temps à l'assistante dans
l'accomplissement des tâches quotidiennes qui lui sont
assignées.
| 
