1.2.3.1. Le courrier-arrivée
Le courrier-arrivée est l'ensemble des correspondances
adressées au Représentant de l'ASECNA au Togo. On en distingue
deux types : le courrier-arrivée interne et le courrier-arrivée
externe.
- Le courrier-arrivée interne
Il s'agit entre autres des demandes d'attestation, des
demandes de prêts, des demandes d'autorisation de sortie, des MEI
(Mémorandum d'Echange Interne) provenant des différentes
structures internes ou du personnel de la Représentation.
- Le courrier-arrivée externe
Il s'agit entre autres, des lettres, des bordereaux d'envoi,
des demandes diverses (demandes de stage, d'emploi etc.), des factures des
fournisseurs, des invitations ou tout autre document qui proviennent des
structures externes à l'ASECNA.
Dès la réception du courrier, nous y apposons le
cachet «Arrivée» dont le tracé se présente comme
suit :
|
ASECNA-TOGO
CABINET DU REPRESENTANT
ARRIVEE, LE SOUS LE N°
|
20
SECR.
|
DSQDCS
|
CCR
|
IRE
|
MET
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REX
|
|
DGRP
|
|
|
|
|
|
|
CAF
|
PAI
|
LFW
|
IGC
|
AAC
|
AFF
|
Après l'apposition du cachet, nous disposons le
courrier dans le parapheur puis l'introduisons au Représentant. Ce
dernier l'affecte à l'``Activité» ou aux
«Activités» compétentes pour leur traitement.
Dès que le parapheur sort du bureau du
Représentant, nous procédons à l'enregistrement dans le
registre «Courrier-Arrivée» dont le tracé se
présente comme suit :
|
Date
d'Arrivée
|
Provenance
|
Référence et Objet
du
courrier
|
N°
d'Ordre
|
Activité(s)
destinataire(s)
|
|
23/09/2018
|
LFW
|
MEI n°... relatif à la recharge de la carte de
carburant d'exercices SLI
|
1918
|
IGC/DSQDCS
|
|
24/09/2018
|
IRIS
Commode
|
Demande d'attestation d'exonération
|
1929
|
AAC
|
Ensuite, nous enregistrons le courrier dans le cahier de
transmission interne sans oublier de procéder à la multiplication
s'il est affecté à plusieurs Activités. Après
enregistrement, nous procédons à la ventilation du courrier dans
les différentes «Activités» du bloc administratif.
Quant au courrier affecté aux «Activités»
situées au bloc technique, un agent de liaison se charge de sa
transmission. Le tracé du cahier de sa transmission se présente
comme suit :
21
Date
d'arrivée
|
Numéro
|
Activité
destinataire
|
Expéditeur + Objet
|
Emargement
|
|
23/09/2018
|
1918
|
IGC
|
LFW : MEI n°... relatif à la recharge de la carte
carburant d'exercices SLI
|
|
|
24/09/2018
|
1929
|
AAC
|
IRIS Commode : Demande d'attestation d'exonération
|
|
1.2.3.2. Le courrier-départ
Le courrier-départ est l'ensemble des correspondances
qu'une entreprise adresse à ses différents partenaires ou
à son personnel. A la Représentation de l'ASECNA auprès de
la République Togolaise, tout courrier-départ doit être
signé par le Représentant avant sa transmission.
Le courrier-départ arrive au secrétariat du
Représentant sous forme de projets. Nous le parcourons afin d'y
déceler d'éventuelles incorrections avant de le soumettre
à l'appréciation du Représentant. Après la
signature du Représentant, le traitement se fait de la façon
suivante :
Dans un premier temps, nous apposons le cachet de l'ASECNA et
lui attribuons un numéro et la date. Nous procédons ensuite
à la multiplication du courrier en trois exemplaires. Le nombre de
copies peut augmenter en cas d'ampliations. Les trois copies habituelles sont
réparties comme suit : une copie dans le parapheur du Chargé
Contrôle Sécurité, Qualité et Environnement (DSQDCS)
; une seconde copie dans le classeur dédié à
l'Activité émettrice que nous tenons au secrétariat ; la
dernière copie est retournée à l'initiateur du courrier
après que les attributs sont marqués dans un cahier afin de
laisser les traces de la transmission.
22
Exemple du tracé du cahier de
transmission
|
Date
|
Numéro
|
Destinataire + objet
|
Activité
émettrice
|
Emargement
|
|
24/09/2018
|
001722
|
DRHD : Rapport de la visite médicale du personnel au titre
de l'année 2018
|
CAF
|
|
|
26/09/2018
|
001738
|
ARTA : Autorisation pour l'utilisation de la salle polyvalente
|
CAF
|
|
L'original du courrier est transmis à la structure
destinataire par un agent de liaison, sinon par Express Mail Service (EMS) ou
encore par voie électronique (E-mail) dans le cas du courrier
adressé à la Direction de l'ASECNA sise à Dakar ou
à d'autres structures de l'ASECNA.
1.2.4. La reproduction de documents
La reproduction consiste en la multiplication d'un document en
un ou plusieurs exemplaires à partir de l'original. Selon les
instructions de multiplication, le processus est décrit ci-dessous :
- démarrer le photocopieur ;
- placer l'original sur la vitre d'exposition ;
- s'assurer qu'il y a assez de papier dans le bac d'alimentation
;
- choisir le format de papier ;
- renforcer la lisibilité si nécessaire ;
- sélectionner le nombre de copie désirée
;
- fermer le magasin et lancer la copie ;
- récupérer les copies et retirer l'original de la
vitre d'exposition.
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