II- Analyse des données
contextuelles
Le prélèvement des données
immédiats passées au crible de l'analyse fonctionnelle et
stratégique laisse entrevoir les dysfonctionnements du courrier (II-1),
et en préconise la sonde des forces et faiblesses (II-2).
II-1 Le dysfonctionnement
Pour mieux faire ressortir les dysfonctionnements du courrier,
nous avons eu recours aux notions d'intrants et d'extrants.
II-1-1 Les intrants
Les intrants vont donc tenir compte pour notre cas
spécifique ; des financements, des individus et du
matériel.
II-1-1-1 les
financements
C'est le budget du MINREX qui finance les activités du
courrier. Le salaire des individus qui y travaillent est effectivement du
ressort de ce budget, tant il est vrai qu'ils sont tous des agents publics.Ces
financements servent à l'achat du matériel dont a besoin le
courrier pour son bon fonctionnement.
II-1-1-2 Le
matériel
Nous avons plusieurs catégories de matériels
· Le matériel de bureau
On y trouve du papier (rame), les stylos à bille
(bleus, rouges, noires), les crayons, les surligneurs, les correcteurs, les
règles, les gros registres, les cahiers de transmission, les enveloppes
(kaki, blanches) de plusieurs formats, des chronos, des chemises
cartonnées et des chemises à sangles, les agrafeuses et les
agrafes, les trombones, les cachets nominatifs du ministre, les cachets du
ministère, les autres cachets(urgents, très urgents,
confidentiel, très confidentiel, copie), le dateur, etc....
Le papier sert énormément pour les copies des
correspondances signées. En effet, lorsque le ministre a paraphé
une lettre, celle-ci est déposée au courrier qui va au
préalable la photocopiée en trois exemplaires, plus le nombre
d'ampliataires. Après avoir traité le courrier, celui-ci est mis
sous enveloppe au-dessus de laquelle on écrit bien l'adresse du
destinataire. Des enveloppes sont aussi apprêtées pour les
ampliataires. Sur toutes ces enveloppes on va apposer les cachets du
ministère et du caractère urgent, confidentiel etc...
Les gros registres servent pour les uns à
l'enregistrement des lettres cotées par le ministre aux directions. Il
ya donc une colonne du numéro d'ordre, de l'administration qui
expédie la lettre, l'objet, la structure du Minrex à laquelle le
ministre a coté le courrier et enfin les observations du ministre et le
délai de traitement de la correspondance. A cela, il faut ajouter le
cahier de transmission avec lequel on se déplace pour aller
décharger le courrier dans la structure concernée. Le gros
registre est interne au courrier, dans le cahier de transmission seul se
trouve le numéro d'ordre de cette correspondance et la
dénomination de la structure destinée.
Ces gros registres sont ainsi répartis ; un pour
les lettres-fax et mails, l'autre pour les lettres ordinaires et un
troisième pour les courriers internes. Ce dernier n'a pas de cahier de
transmission. C'est à l'intérieur que le secrétariat de la
direction concernée va émarger et prendre la lettre.
Généralement c'est pour la traçabilité des lettres
venues au cabinet pour signature, mais qui rentre pour correction. Dans ce
autre registre on trouve comme colonne ; le numéro d'ordre,
l'objet, la correction ou remarque faite, le délais, la direction et
l'émargement.
L'autre gros registre sert de la traçabilité des
courriers signés par le ministre on y trouve des colonnes
suivantes ; numéro d'ordre, objet, destinataire et
émargement.Un personnel du courrier ira donc avec ce registre
dûment rempli et toutes les correspondances signées au courrier
central qui s'en chargera de les classer et d'expédier celles que le
courrier du cabinet n'a pas transmis.
Nous devons tout de même noter que chaque lettre sortant
des directions via le secrétariat général se trouve dans
une chemise cartonnée qui contient les pièces jointes au dossier
et tout document qui permet au ministre de mieux s'imprégner du
dossier.
· Le matériel informatique
On retrouve dans le courrier un micro ordinateur, un appareil
fax, une photocopieuse et un téléphone. Sans oublier les encres
pour fax, imprimante et photocopieurs.
La photocopieuse est très sollicitée puisqu'on
ne peut pas apposer les cachets du ministre sur une lettre sans l'avoir
multipliée. Le micro ordinateur sert de consultation de certains mails
et parfois on peut les imprimer.
· Le matériel immobilier
Dans le bureau du courrier, se trouve deux tables ayant
chacune deux chaises.
On peut y observer des coffres en bois et deux armoires (en
bois et en fer).Dans les coffres en bois se trouvent les chronos des lettres
signées depuis plusieurs années et bien archivées.Dans les
armoires par contre, son classées les chronos par nature de lettres et
par périodes (années ou mois). C'est ainsi qu'on peut trouver les
chronos de lettres, lettres-fax, décisions, arrêtés, note
verbale etc...
Ce bon classement permet de retrouver une correspondance
demandée par le ministre lorsqu'il reçoit un courrier dans lequel
on cite une de ses correspondances antérieure.Il arrive parfois que
cette lettre ne se trouve pas classée parce que c'est un MINDEL qui l'a
signée. Il faudra alors aller au courrier central pour la retrouver et
permettre au ministre d'avancer dans le traitement de ce dossier.
II-1-1-3 Les
individus
Les individus ici sont les intervenants dans la chaine de
traitement du courrier au cabinet. Ce sont les contractuels
d'administration(04) et l'attaché (diplomate) qui classe les courriers
avant de les transmettre au secrétariat du ministre.A ceux-là, il
faut ajouter les chauffeurs du SP et du Ministre qui interviennent dans la
distribution du courrier dans les administrations.Cela fait donc un total de
cinq individus qui travaillent pour le courrier. On peut aussi y ajouter les
deux secrétaires qui font entrer et sortir les lettres du bureau du
ministre.
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