II-1-2 Les Extrants
Les extrants sont des produits ou services directs provenant
des activités d'une organisation, d'une politique, d'un programme ou
d'une initiative.
L'Extrant est un Bien, un équipement ou un service qui
résulte de l'action de développement. Le terme peut s'appliquer
à des changements induits par l'action qui peut conduire à des
effets directs.L'Extrant (output) s'oppose à l'intrant
(input). Un extrant est un flux réel de
biens ou de services, qui sort de l'entreprise (période), en direction
de l'environnement (Pierre Lassègue et al., 2012).
Comme extrant, il convient pour nous, dans le cadre de ce
travail de relever
- Les lettres datées, cachetées, mises sous plis
et prêtes à être transmises
- Les fax, mail et lettres ordinaires imprimées qui
ont été bien enregistrée et transmises aux directions du
MINREX concernées
- Toute communication du ministre affichée au babillard
et transmise aux responsables du Département sur décharge
- Les corrections et les observations du ministre sur un
dossier remise aux concernés à temps
Un travail préalable d'enregistrement de toutes ces
correspondances doit être abattu pour une bonne lisibilité. Car la
même correspondance arrive généralement par fax et par
lettre ordinaire. Quand elle est bien enregistrée on se rend vite compte
qu'elle est déjà transmise pour traitement.
II-1-3 le mode de
transformation des intrants
II-1-3-1 Au niveau du
Courrier arrivé
Lorsqu'une lettre arrive au Département, celle-ci passe
par le courrier Central qui relève du Secrétariat
Général. Si l'importance n'est pas avérée, Le
Secrétariat Général le traite à son niveau. Elle
n'arrivera donc jamais au Cabinet du Ministre.La lettre soumise à
l'attention du Ministre arrive au Cabinet par les soins du Courrier du
Secrétariat Général qui la fait décharger par les
personnels du cabinet.Cette lettre est ensuite enregistrée dans un
cahier et transmise à l'attaché du Cabinet qui va les classer
dans les parapheurs par destinataire si ce sont des lettres à signer.
C'est ainsi que vous verrez par exemple un parapheur inscrit SG/PR ou SG/PM ou
MINDEF etc....
Quant aux lectures du Ministre, l'attaché les classe
dans les parapheurs par expéditeur. On aura donc par exemples des
parapheurs des lettres en provenance du SG/PR, SG/PM, MINATD, MINDEF, et
même des lettres privées.Ces lettres bien classées dans les
parapheurs par les soins de l'attaché seront remises aux
secrétaires du Ministre qui se chargent de les introduire dans le bureau
et sortir les lettres signées ou cotées.Il ya donc cette chaine
courrier-Attaché-Secrétaire qui est indispensable pour
l'efficacité au Cabinet.
II-1-3-2 Au niveau du
Courrier départ
On ne parle de courrier départ que lorsque le Ministre
a pris connaissance de la correspondance et a soit apposé une
observation s'il s'agit d'une lecture, soit a signé ou corrigé
une lettre déjà traitée dans les directions.Lorsque les
parapheurs sortent, les secrétaires les remettent à
l'Attaché qui les classe encore en deux lots ; lettres
signées et lettres cotées ou corrigées. Après ce
classement, ces lettres sont déposées au courrier qui se charge
de la suite.
Les deux agents responsables des lettres signées vont
donc prendre ce lot et le formaliser, c'est-à-dire photocopier les
correspondances en autant de destinataires puis y apposer les cachets du
ministre et la date du jour. Après cela, si la lettre est urgente,
celle-ci sera immédiatement mise sous enveloppe, enregistrée dans
le cahier de transmission et remise à un chauffeur pour
dépôt. Quand la lettre ne revêt pas un caractère
urgent, elle est enregistrée et transmise au Courrier central qui se
chargera de la mettre sous enveloppe et la transmettre aux destinataires.
S'agissant des lettres cotées ou corrigées, les
deux autres agents vont s'en charger par l'enregistrement dans un cahier qui
retrace la remarque faite et la direction concernée. Ensuite, ils iront
déposer cette lettre au secrétariat de la direction
concernée.
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