I-2- Etat des entretiens
réalisés
Parallèlement au questionnaire, des entretiens ont
été effectués au sein du ministère. Nous avons
ainsi rencontré des responsables, certains ont requis l'anonymat,
d'autres se sont prêtés au jeu. De ces entretiens, il
résulte que la communication avec l'extérieur au MINREX passe par
le Cabinet du Ministre et plus particulièrement son courrier qui traite
toutes les correspondances soumises au Ministre. Lorsque les lettres
signées sont formalisées, une copie est classée dans un
chrono au cabinet, une sera classée au courrier central et une autre
rentrera dans la direction qui a initiée la correspondance. Ainsi, les
personnels du Minrex n'ont pas besoin de venir au cabinet pour
s'enquérir des informations sur des lettres signées puisque
chaque direction doit simplement envoyer son agent de liaison au courrier
central pour retirer sa copie et le fond de dossier.
Les responsables de haut rang du ministère ne prennent
pas le temps de se rapprocher de leurs agents de liaison. Quand une lettre est
au cabinet, ils appellent pour se rassurer que le ministre a signé.
C'est ainsi qu'ils demandent une copie, parfois prennent même tout le
dossier et quelques jours après reviennent demander la correspondance
qu'ils avaient retiré.
Tout le monde appelle au cabinet pour les lettres et les
secrétaires passent la communication aux personnels du courrier qui
doivent suspendre leur travail.Les responsables du Ministère
préfèrent le cabinet au lieu de se rendre au courrier central qui
a les mêmes copies des correspondances signées.
Le courrier du cabinet n'est pas une structure à
renseigner pourtant puisque tout ce qui est produit par le chef de
Département est transmis au courrier central soit aux directions, toute
chose qui devrait désengorger le cabinet du Ministre.Tout retard de
traitement d'une correspondance signée ou sa transmission tardive au
destinataire annihile le travail abattu par toute une chaine qui va du cadre au
Secrétaire Général en passant par le chef service, le
sous- directeur et le directeur.
Un regard spécial devrait dès lors être
accordé au courrier du Cabinet pour une bonne exécution de ses
tâches qui à terme conditionnent l'efficacité du cabinet et
par ricochet celle du Ministère tout entier. Figurez vous qu'une
réunion interministérielle qui doit se tenir au Ministère
avorte alors que le Ministre a donné son accord mais que le courrier de
son cabinet n'a pas transmis les correspondances aux ministères
sectoriels. Ce sera tout le ministère qui sera mal jugé.
De manière générale, le courrier du
cabinet a toute sa raison d'être mais devrait être revu quant
à son mode de fonctionnement que dans les ressources à y
mobiliser.
| 
