II- Rôle et Missions du Minrex
Le ministre des Relations extérieures met en oeuvre la
politique des relations extérieures arrêtée par le
président de la République. Dans ce cahier de charges, l'on
recense, entre autres tâches, les relations avec les Etats
étrangers, les organisations internationales et les autres sujets de la
communauté internationale ; la protection des ressortissants et des
intérêts camerounais à l'étranger. A
l'intérieur, il fournit les autres départements
ministériels et administrations en informations relatives à
l'activité internationale qui pourrait faciliter l'action des services
publics. Vers l'extérieur, avec le concours du ministère de la
Communication, il promeut l'information des gouvernements, organisations
internationales et opinions publiques étrangers, sur le
développement politique, économique, social et culturel du
Cameroun.
III- Description du Courrier du Cabinet
Au préalable, le cabinet du ministre s'assure de la
transmission des dossiers cotés par le ministre. Outre cette fonction,
celle de service de courrier est aussi intense. Le courrier au cabinet du
Ministre est un bureau contigüe au secrétariat du Ministre.Dans ce
bureau se trouvent deux tables occupées chacune de deux personnels, ce
qui fait un total de quatre agents du courrier. Le courrier arrivé et le
courrier départ sont donc logés dans la même enceinte et
ces personnels remplissent ces deux fonctions. Ainsi au quotidien, leur
fonction est pour l'essentiel le traitement de courriers, parmi lesquels on
dénombre :
- Le courrier physique
· La Lettre-type
Elle est un document pouvant être utilisé pour
plusieurs personnes avec cependant des renseignements propres à chaque
correspondant. C'est un courrier répétitif, établi
à l'avance, qui sera envoyé au fur et à mesure des
besoins. Il est expédié à une personne physique, une
association, un établissement. Il est adressé à une
personne physique ou morale. On utilise la lettre type chaque fois que l'on est
appelé à adresser un courrier ayant un même objet à
différentes personnes.
La lettre type comprend des textes fixes
valables dans toutes les situations du même genre, mais aussi des
renseignements variables spécifiques à chaque cas et
insérés suivant les besoins. Ainsi, on peut trouver des lettres
à choix multiples ou des lettres avec des variables à
renseigner.
· La lettre circulaire
Cette lettre a pour but de communiquer une même
information à un grand nombre de personnes. On rédige donc un
seul texte anonyme que l'on complète avec les coordonnées de
chaque destinataire. Contrairement à la lettre type aucun blanc
n'apparaît dans le texte, seuls sont repiqués, au moment de
l'envoi, le nom et l'adresse du destinataire, la signature, parfois la date,
les références et le titre de civilité ou formule d'appel.
Elle peut être envoyée par courrier, distribuée ou mise
à disposition des usagers dans un service.
· La lettre administrative
La lettre administrative en forme personnelle diffère
peu de la lettre professionnelle. En revanche, la lettre en forme
administrative ne comporte pas de titre de civilité ni de formule de
politesse. Le style est direct avec l'emploi du
« je ».
La transmission se fait par voie
hiérarchique avec la mention s/c (sous couvert
de)
· La lettre personnelle
Elle est manuscrite ou dactylographiée. Elle comporte
le nom, l'adresse du signataire, le lieu, la date et éventuellement
l'objet. Les verbes sont conjugués à la première personne
du singulier.
· La circulaire
C'est un document d'information interne, le plus souvent:
à une catégorie professionnelle, à un
établissement. C'est également un document qui s'adresse à
un grand nombre de personnes dont on ne peut connaître les
coordonnées (exemple: information relative à la campagne
anti-tabac...). Le texte est reproduit dans son intégralité
en autant d'exemplaires que nécessaire puis distribué, mis
à disposition ou envoyé. La circulaire ne comporte aucun
renseignement propre au destinataire.
· La note
On réalise des notes pour transmettre rapidement
des informations sur un sujet précis à l'intérieur
d'une institution. Il existe la note de service et la note d'information. La
note de service permet de transmettre un ordre, une directive, une
décision. La note d'information sert à communiquer une
information. Ces notes se caractérisent par leur concision et leur style
précis et clair.
· .Lanote verbale
C'est un document utilisé pour la communication entre
ambassades ou ministères dans les milieux diplomatiques. Elle commence
par une salutation un peu archaïque suivie d'un texte opératif et
finit sur une phrase exprimant l'amitié entre les organisations
concernées.
· . La lettre-fax
Dans le dictionnaire Français, le mot « fax »
est l'apocope de « téléfax ». Le terme, qui emprunte
aussi le nom de télécopieur, désigne un appareil
électronique qui a deux rôles: envoyer et de recevoir un document.
La lettre-fax est donc cette correspondance écrite en forme
contractée pour passer un message à caractère urgent et
qui devrait être expédiée par le
télécopieur.
- Le courrier
électronique, courriel, e-mail, mail
Le courrier électronique est un service de transmission
de messages écrits et de documents envoyés
électroniquement via un
réseau
informatique(principalement
Internet) dans la
boîte aux lettres électronique d'un destinataire choisi par
l'émetteur. Pour émettre et recevoir des messages par courrier
électronique, il faut disposer d'une
adresse
électronique et d'un
client de
messagerie ou d'un
webmail permettant
l'accès aux messages via un
navigateur Web.
L'acheminement des courriels est régi par diverses normes concernant
aussi bien le
routage que le
contenu. Toutefois, comme le destinataire ne reçoit pas une copie
conforme de l'écran de l'expéditeur, il est d'usage de respecter
certaines règles implicites lors de l'envoi. De même, la
connaissance de certains aspects techniques permet d'éviter des erreurs
de compréhension ou de communication.
Malgré les difficultés liées à son
caractère souvent non explicite (patronyme absent), l'adresse
électronique tend à être reconnue comme moyen valide de
contacter une personne. En matière de droit des obligations, selon le
code civil français « l'écrit sur support
électronique a la même force probante que l'écrit sur
support papier ». L'écrit électronique est de plus
reconnu par le code civil comme valide à titre de preuve afin de
conclure un contrat. En matière de droit social, est reconnu pour le
salarié le « droit, même au temps et au lieu de
travail, au respect de l'intimité de sa vie
privée », ce droit impliquant « en
particulier le secret des correspondances ».
Par leur contenu et leur forme, les messages envoyés
par courrier électronique donnent à leurs destinataires une image
de l'expéditeur. Le rôle du courrier électronique est
croissant dans le maintien des liens sociaux, surtout en cas
d'éloignement géographique.
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