Information et gestion des risques.

2: système d'information et son apport dans la prise de décision

Le système d'information peut être défini comme « un ensemble organisé de procédures permettant à tout moment de donner aux décideurs une représentation de la place de l'entreprise dans son environnement. Il produit de l'information pour assister les individus dans leurs fonctions d'exécution, de gestion et de prise de décision^15(*) »

1.2 : Le système d'information : un médiateur pour l'aide à la décision

La notion de système d'information (SI) est apparue dans les années 1960, postérieurement à l'implantation des premiers ordinateurs dans le monde de l'entreprise. Elle est à la fois un produit de la théorie générale des systèmes conçue vers 1937 par Von Bertalanffy^16(*) (poursuivie notamment en France par Le Moigne^17(*) et du progrès des technologies de l'information et de la communication (TIC). Ces technologies possèdent quatre fonctions principales que sont « la conversion, le stockage, le traitement et la communication des informations »^18(*). Les systèmes d'information, de par ces héritages à la fois technologiques et systémiques se définissent naturellement sur ces fonctionnalités. Ainsi, pour Reix « un système d'information est un ensemble organisé de ressources : matériel, logiciel, personnel, données, procédures permettant d'acquérir, de traiter, stocker, communiquer des informations (sous forme de données, textes, images, sons, etc.) dans des organisations» .Dans ce prolongement, Pintea ajoute que le système d'information est « un ensemble structuré de règles, de méthodes, d'outils et de ressources, visant à rassembler et à organiser des documents utiles de l'entreprise, ainsi que les informations concernant les documents »^19(*) et permettant selon Fondin «de sélectionner et de collecter les documents porteurs d'informations utiles ».

Pour Boyce et coll., il constitue « un ensemble de programmes qui interprètent les questions, recherchent les informations dans des fichiers, et retournent les informations trouvées à la personne qui a posé la question»^20(*). Ces différentes définitions qui mettent l'accent sur la richesse pluridisciplinaire des SI (aussi bien dans le champ de la recherche d'information que dans celui des sciences de gestion) font apparaître leurs trois grandes dimensions transversales : les acteurs, l'organisation et les TIC. Selon ces dimensions et fonctionnalités évoquées plus haut, nous pourrions dire que décideurs et SI sont `intimement' liés et qu'ils peuvent être tous deux considérés à leur manière comme des `convertisseurs d'information'. Selon l'aspect typologique, la méthode de conception Merise^21(*) propose que chaque domaine d'activité de l'entreprise (la vente, la gestion du personnel, la gestion des stocks,...) possède son propre système (décliné en système opérant, système de pilotage et système d'information. Le système opérant concerne principalement les opérations de base de l'entreprise comme la production de biens destinés à la vente, le système de pilotage quant à lui désigne les instances d'organisation et de décision. Le système d'information général de l'entreprise est alors défini comme la réunion des systèmes de chaque domaine qui entretiennent entre eux des flux d'information et partagent des perceptions sur l'environnement. Ces trois sous-ensembles spécialisés ont engendré trois grandes catégories de systèmes d'information^22(*) qui se distinguent notamment par le type d'information manipulée et selon la nature de leurs finalités décisionnelles :

- Les systèmes de traitement de transactions (ou TPS « Transaction Processing Systems ») soutiennent les activités procédurales et routinières de l'organisation, c'est-à-dire sous la forme de décisions essentiellement programmées;

- Les systèmes de production de rapports (ou IRS « Information Reporting Systems ») sont dédiés à la détermination des grandes orientations organisationnelles de l'entreprise. Les IRS ne sont pas focalisés sur des activités opérationnelles (par opposition aux systèmes de traitement des transactions), mais sur des activités de contrôle de type semi-structuré ;

- Les systèmes d'aide à la décision (ou DSS « Decision Support Systems ») qui, à la différence des deux types précédents, ont pour ambition d'assister les décideurs dans leur activité de prise de décision. Ceux-ci supportent principalement les décisions totalement non programmées.

* ¹⁵ ROMAGNI, Patrick et V WIID. L'intelligence économique au service de l'entreprise ; paru dans : PERINE, SERGE, p.293.

* ¹⁶ Bertalanffy L. von, La théorie générale des systèmes, Paris : Dunod, , 1973. P. 29-51.

* ¹⁷ Le Moigne J.L., Les systèmes d'information dans les organisations, Paris : PUF, 1973. P .76.

* ¹⁸ Scott Morton M.S., L'entreprise compétitive au futur : technologies de l'information et transformation de l'organisation, Paris : Les Editions d'Organisation, 1995.p.131.

* ¹⁹ Pintea J., Du système documentaire informatisé au système d'information. In Le Documentaliste - Sciences de l'Information, 33(6), 1996.p. 280-285

* ²⁰ Boyce B.R., Meadow C.T., Kraft D.H., Measurement in information science, Academic Press, 1994.

* ²¹ Tardieu H., Rochfeld A., Coletti R., La méthode Merise. Tome 1 : Principes et outils, Paris : Les Editions d'Organisation, 1984.

* ²² Gorry G.A., Scott Morton M.S., A framework for management information systems, Sloan Management Review, 1971.p .55-70.