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Processus d'élaboration du plan de formation( Télécharger le fichier original )par Sid-ahmed KOUADRI Institut supérieur de gestion et de planification (ISGP) - Master, option : management des ressources humaines 2007 |
2- 4 Élaboration et validation du plan de formationLe cadre formateur ne peut, à lui seul, traduit les besoins en contenus et programmes, il fait nécessairement appel, séparément ou souvent conjointement : 1- Aux responsables hiérarchiques des personnels à former. 2- Aux services d'organisation (cas de regroupement ou de création de postes, d'extension ou de diminution d'attribution d'un service .....) 3- Aux services du personnel (cas de formation par la promotion du personnel). 4- A des extérieurs spécialisés dans la formation. La réalisation du plan de formation s'inscrit dans un ensemble des phases :
2-4-1 La phase de conception : avec la nécessité de rechercher ou d'élaborer si nécessaire des référentiels, mais aussi de construire des scénarios différents ou hiérarchisés afin de dégager les faiblîtes techniques et financières et de déterminer des priorités. Ces étapes sont réalisées de manière itérative ou il s'agit de54(*) : A)-Localiser et décrire les actions de formation : à partir de la reprise des cahiers de charges de la demande, en prenant en compte la priorité des objectifs, les contraintes (techniques, financières et pédagogiques) et la description des actions qui déclinent chaque objectif, il n'est pas forcement utile de donner un descriptif détaillé, on indique : F - Les thèmes de formation qui traduisent l'objectif de perfectionnement, le contenu des programmes .Toute formation se définit par ses objectifs, ceux-ci se traduisent enfin de compte par contenu et un niveau de formation55(*). Les questions concernant les contenus doit être du type suivant : § S'agit-il d'acquisition de connaissances générales, professionnelles ? § S'agit-il d'amélioration des aptitudes ? § S'agit-il d'évolution des attitudes ? Les questions concernant le niveau doit être du type suivant : V En fonction de l'emploi à occuper, quel niveau doit atteindre le formé ? V En fonction des capacités du formé, du temps accordé pour réaliser la formation, des dépenses investies, jusqu'à quel point aboutir la formation ? V S'arrêtera -t-on aux connaissances indispensables estimées suffisantes ? V Poussera-t-on au delà jusqu'à des connaissances utiles ? V Poursuivra -t-on pour atteindre des connaissances souhaitables ? La distinction entre l'indispensable, l'utile et le souhaitable fixe donc les limites de la formation, compte tenu des contraintes du potentiel humain, du temps et de l'argent. La réponse à ces questions doit conduire à la rédaction d'un contenu détaillé et le plus précis possible, le contenu des programmes doit donc être adapté à l'objet et au niveau de formation recherché. Faute d'adaptation, la formation sera insuffisante, soit au dessous des capacité du formé qui dés lors, s'en désintéressera, donc la formation sera à la fois inefficace et coûteuse et l'action de formation se traduira par un échec. F Une estimation du nombre de personnes intéressées ou bien le nombre de stagiaires, pour cette donnée, il y a peu de marge de manoeuvre, sauf si les managers acceptent de repartir sur plusieurs années la totalité des personnes à former. F Définition des priorités : Pour préparer la décision de la direction générale sur le plan annuel de formation, le cadre formateur présente à celle-ci les états :
La direction générale retiendra définitivement les priorités pour l'année, le résultat de choix ne peut être qu'un compromis entre besoins présents et futurs, les besoins sociaux et économiques (individuels ou collectifs), le volume de stages imposés par l'entreprise et le volume de ceux demandés par personnel, effectif au travail et effectif au stages, stage de longue et courte durée. Le choix des priorités nous donne un aperçu sur la politique générale de l'entreprise dictée par ces problèmes : D'impact commercial face à la concurrence. De son souci à l'égard des problèmes sociaux. Ou des problèmes nécessitant une solution urgente. F Choix des programmes temps de formation : Une fois les contenus définis, le cadre formateur doit déterminer la durée de l'action de formation en fonction de l'ambition des objectifs à atteindre, elle influence directement le coût de la formation, un équilibre est à trouver. Volume de temps que cela représente, par exemple : 120 secrétaires concernées par une formation bureautique de 3 jours et donc une estimation de 120x3x8 heures, soit 2880 heures, où encore que 20 ouvriers vont suivre une formation qualifiante de type capuce, soit, compte tenu de leur niveau de formation moyen au départ, environ 8000 heures de formation...etc. 55(*) B)-Hiérarchiser les actions de formation en fonction des priorités et du niveau de faisabilité, les actions non réalisables sur le plan à venir sont classées chronologiquement, à ce moment, les actions proposées sont mises en regard avec la cohérence de l'organisation (politique générale, politique de formation, objectifs spécifiques, culture ....). Le service formation s'occupe de cette étape. C)- Budgétisation prévisionnelle des actions et le plan : à partir de l'ensemble des cahiers des charges de la demande, le responsable de formation retire les informations qualitatives et quantitatives (nombre de personnes, types de formation, nombre jours, nombre de sessions .....) nécessaires, pour mieux cerner ces coûts, quelques entreprises distinguent entre deux (02) types de frais :
Toutes ces Informations sont croisées avec celles des formations et les organismes de formation, afin de réaliser le budget prévisionnel ou les scénarios qui permettront de décider.56(*)La direction générale et le service formation mettent une budgétisation prévisionnelle des actions de formation, cette budgétisation comprend les frais des formations (coûts pédagogiques, salariés des futurs stagiaires, frais de déplacement éventuels), mais elle a aussi intérêt à prévoir les frais de fonctionnement de la formation (coûts de gestion, budgétisation des opérations amener en terme de qualité de la formation, amortissement des équipements et des locaux dédiés à la formation ...etc.). Une discussion fréquente dans des milieux spécialisés porte sur l'opportunité de calculer le manque à gagner du à l'absence des personnes en formation et les éventuels coûts de remplacement, il est favorable à l'introduire dans le plan de formation. Dans la mesure ou cette budgétisation est directement du ressort des opérationnels responsables du budget de leur unité, et que c'est à eux qu'il appartient de faire des estimations de l'effet de la formation sur leur production et leurs coûts de main-d'oeuvre. Cette budgétisation peut être pluriannuelle, mais il faut être conscient alors de son caractère assez approximatif compte tenu des montants toutefois, pour permettre aux responsables de l'entreprise de décider en connaissance de cause du montant des dépenses nécessaires pour mener la politique qu'ils préconisent. Beaucoup d'entreprises font une estimation pluriannuelle globale et une estimation beaucoup plus fine pour la première année, la technique du plan glissant permet alors de reconsidérer chaque année les estimations faites.57(*) Le plan ou budget prévisionnel est établi par confrontation de trois (03) types de données, ce qui remonte du terrain, les priorités de la direction générale et l'enveloppe budgétaire envisagée, cette confrontation permet de définir des choix, des priorités, des délais, de traduire les intentions en objectifs de formations personnalisées et d'établir une synthèse chiffrée de cet ensemble et les cahiers des charges correspondants aux actions (notamment les nouvelles) envisagées. Les arbitrages de délais et volumes sont négociés avec la hiérarchie émettrice de souhaits qui voit prépondérante à ce stade, cette étape se termine par l'établissement du plan/budget prévisionnel.57(*) D)-Arrêter les actions et le plan : C'est-à-dire transcrit le choix définitif des actions à mener et leur organisation dans le temps en vue de leur inscription dans le plan de formation. Après la connaissance des priorités retenues et le montant dépensé dont l'engagement est autorisé, le cadre formateur peut : - Etablir le plan annuel de formation, se réservant une marge de manoeuvre, lui permettant d'intégrer les besoins de formation imprévisibles, qui pourraient se manifester en cours d'année. - Elaborer ces actions de formation, dresser un calendrier tenant compte du volume d'absence du poste de travail et des disponibilités en moyens de formation. E)- Consultation auprès des représentants du personnel par le bais du comite d'entreprise. Le comité d'entreprise doit en effet, être réuni par l'employeur dans le cadre de la formation à minima à deux reprises dans l'année pour la délibération sur l'exécution de la formation du personnel de l'année et pour délibérer sur le projet de plan pour l'année à venir. La consultation s'effectue par la direction, le service formation, l'organisation syndicale. Le plan de formation ne peut être engagé qu'après la présentation et délibération du comite d'entreprise, l'employeur doit pouvoir justifier la consultation du comité d'entreprise par l'établissement d'un procès verbal de délibération, le procès verbal doit mentionner : V La date, le lieu, les participants et leur qualité. V Le texte de la direction introduisant le débat. V Les aspects techniques du plan, présenté par le responsable des ressources humaines ou le responsable formation. V Les remarques des représentants du personnel. V Les avis de différentes organisations syndicales, ou le résultat du vote. V La signature des secrétaires du comité d'entreprise et du président. Cette partie clôt la phase d'élaboration du plan et correspond à la validation de celui-ci. F)- La validation du plan/budget prévisionnel par la direction des affaires sociales fait l'arbitrage entre les pertinences, la cohérence, la faisabilité, l'opportunité des actions proposées, les orientations de la direction générale et la politique de développement des ressources humaines, les budgets sont négociés avec la direction et la direction financière.58(*) Une fois les choix et orientation décidés et planifiés, les cahiers des charges sont finalisés par le service formation et la communication et mise en oeuvre à partir de la présélection des organismes et de la connaissance du secteur, la question essentielle qui se pose « Pourquoi valide t-on le plan de formation » ? C'est pour favoriser l'adhésion de l'ensemble des acteurs et l'élimination des résistances qui pourraient se manifester lors de la mise en oeuvre des actions de formation, on trouve qu'il y a nécessité d'un engagement politique et pratique. 2-4-2 La réalisation du plan de formation avec la mise en oeuvre effective des actions de formation et la communication qui s'est rattachée, avec l' information de l'encadrement et des salariés sur les formations, aussi les inscriptions et les convocations, les aspects administratifs et l'organisation générale. La phase de réalisation se fait en deux (02) étapes : 1-La communication : institutionnelle, affichage, convocations et la diffusion des informations dans les services, la communication est assurée par le service formation. 2-L'action régulation : par la mise en oeuvre des actions de formation. (Tableaux de bord de la formation, information et communication des modifications conjoncturelles du plan de formation), l'action régulation est assurée par le service formation, services concernés, personnels en utilisant la gestion informatique comme meilleur instrument.59(*) L'exécution du plan de formation ou bien la mise en oeuvre après la programmation des actions, des moyens de réalisation et des bilans périodiques, un système informatique reparti permet à tout moment de modifier les réalisations par rapport aux prévisions en fonction des événements de l'année, les représentants estiment qu'un taux de modification de l'ordre de 20 % en cours d'année par rapport aux prévisions est normal.60(*) 2-4-3 Evaluation avec ses différentes dimensions, cette dernière, bien qu'apparaissant en dernier, doit se penser dès la conception des formations et leur intégration dans l'organisation. De même, l'évaluation est présentée tout au long du processus du plan de formation.61(*) Le responsable de formation est un homme, ou une femme d'interface, un médiateur avec tout ce que cela comporte d'intéressant, mais aussi de positionnement plus ou moins délicat. Le plan doit s'inscrire dans une logique d'anticipation et de prévision, tout en permettant des actions ponctuelles nécessaires à la bonne marche du travail et de l'organisation. Il s'agit ni de travailler, et donc former, dans l'urgence, ni de rester sur un schéma bloqué. La réalisation du plan de formation s'inscrit donc dans un ensemble des étapes principales. Celles-ci amènent des actions différentes et diversifiées, devant prendre en compte un ensemble d'acteurs, eux-mêmes très hétérogènes avec des enjeux et attentes spécifiques, le travail du responsable de formation sont bien entendu, de « produire de la relation » et « de tenir la tension entre les acteurs ». Les processus et les procédures d'élaboration d'un plan de formation peuvent varier selon les contextes des entreprises ou des organisations. Il n'existe pas une seule façon de s'y prendre pour concevoir et mettre en oeuvre un plan de formation. La comparaison des pratiques des entreprises en ce domaine fait cependant apparaître quelques « moments clés » qui doivent nécessairement être pris en compte, le tableau ci-contre en propose une liste allant à l'essentiel62(*). Les moments clés de l'élaboration du plan de formation : - La définition des orientations. - L'identification des besoins décentralisés. - La consolidation et la priorisation. - La budgétisation. - L'élaboration des cahiers des charges. - La définition d'objectifs opératoires, évaluables. - La mise en oeuvre. - l'évaluation. Cependant, mettre en oeuvre le plan de formation sans discrètement, n'est pas sans certain nombre de pièges que nous rappelle Annick Saint sauveur63(*) : · Conditionnement scolaire, reproduire le système de formation initiale (cours magistral, discipline....) · Recueillir des besoins stéréotypes : cours de langue, informatique, communication. · Faire du catalogue : on achète un stage comme un produit de consommation. · Prendre les souhaites émis pour agents comptant (sans recherche quel est l'objectif, le contexte.) · Susciter des espérances sans lendemain, en particulier en terme de promotion. · Bâtir son plan de l'année précédente. · Partir de l'obligation légale pour bâtir le plan et s'arrêter dès qu'on a atteint le taux légal. · Présenter la formation comme une récompense pour les meilleurs. · Présenter la formation comme une sanction pour les moins performants. · Rédiger un plan irréaliste, trop ambitieux et donc incontrôlable. · Vouloir « faire plaisir » aux demandeurs de stage. · Séparer la formation au profit de l'entreprise et la formation au profit des salariés. Cet ensemble de pièges nous laisse les tensions qui existent lors du montage d'un plan de formation. Le responsable de formation doit ainsi composer avec les acteurs et réaliser une combinaison des « besoins » de chacun. La marge de manoeuvre n'est donc pas évidente et nécessite un réel savoir faire. Tableau N ° 05 - Le plan de formation : étapes et planification.
Nous allons dans ce chapitre nous intéresser à la construction de la démarche de l'élaboration du plan de formation de l'entreprise en la décomposant en différentes étapes, la détection des besoins de formation, la construction du plan de formation, et enfin le traitement des problématiques pouvant émerger lors de la mise au point de cette démarche. * 54 Thierry ARDOUIN « Ingénierie de formation pour l'entreprise », p148 * 55 Alain MEIGNANT, « Manager la formation », p 227 * 56 Thierry ARDOUIN « Ingénierie de formation pour l'entreprise », p149 * 2 Alain MEIGNANT, « Manager la formation », p 228 * 57Alain MEIGNANT, « Manager la formation », p 231 * 58 Alain MEIGNANT, « Manager la formation ». p 231 * 59 Thierry ARDOUIN « Ingénierie de formation pour l'entreprise », p153 * 60 Alain MEIGNANT, « Manager la formation », p 231 * 61 Thierry ARDOUIN « Ingénierie de formation pour l'entreprise », p154 * 62 Guy le BOTERF «Ingénierie et évaluation des compétences ». 2005, p316 * 63 SAINT SAUVEUR A ; « Le plan de formation dans les PME PMI », paris ; Editions d'Organisation ; 1990 |
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