Une liste de mots clés doit être
définit par le veilleur (le responsable du centre d'information et
analyses documentaires) afin de permettre aux documentalistes notamment
Europresse de s'intéresser essentiellement aux informations
pertinentes.
En effet, la recherche permet de définir une image de
la réponse que l'on veut obtenir. D'où la nécessité
de choisir les mots-clés permettant de renvoyer les réponses
souhaitées. Il est donc extrêmement important de passer du temps
à choisir soigneusement ces mots clés.
2.2.3 La collecte des informations :
La banque de données Europresse s'occupe de recueillir les
articles économiques et financiers de différentes sources de
presse ou sites web, après elle envoie les informations demandées
au responsable du centre d'information et analyses documentaires qui les
transmis à son tour aux responsables concernés. Ces
données sont sélectionnées selon les requêtes
choisies.
2.2.4 La diffusion des résultats de la recherche
:
Cette dernière étape consiste en le transfert
des informations trouvées d'une manière automatisé,
à leurs demandeurs.
Le schéma ci-après présente le processus
de veille documentaire expliqué par la responsable du centre
d'information et analyses documentaires :
Figure n°11 : Le processus de la veille
documentaire
Construction du panorama quotidien
Boite e-mail du responsable du CIAD
Utilisateurs
Veille
Pétrochimie
Veille
Oil and Gas
Veille
Finance
Choix des requêtes
selon les besoins
............
Envoi automatisé des
Collecte des
articles par Europresse
Informations
Sélection des meilleurs articles
Analyse/sélection
Envoi quotidien
Diffusion
Source : centre d'information et analyses
documentaires de la COM
Ce processus de veille documentaire présente quelques
critiques :
Avantages :
- Accès à jour ;
- Veilles automatisées ;
- Faciliter la recherche des informations nécessaires
pour la prise de décision.
Inconvénients :
- Information brute : il faut rechercher de plus ;
- Informations peu fiables (articles de presse) ;
- L'information disponible se caractérisé par
son massif alors que la demande d'information s'exprime en faveur d'une
information spécifique : perturbation des responsables dans la
prise de décision rapide.
Conclusion
Le centre d'informations et d'analyse documentaires (CIAD) de
la direction EMP est chargé d'assurer une veille documentaire pour
l'ensemble des structures de l'activité commercialisation, il collecte
diverses informations, et il les diffuse à toutes les structures. Cette
diffusion d'information se fait d'une manière générale
c'est-à-dire elle n'est pas ciblée. Chaque structure,
après, tire l'information dont elle a besoin.
C'est dans ce contexte qu'apparaît l'importance d'une
cellule de veille commerciale pour la direction Risk management vue qu'elle ne
reçoit pas toutes les informations nécessaires pour son
activité.
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