3. Comptabilité industrielle, outil de contrôle
et de mesure de performance
Dans une entreprise, il faudrait arriver à ce que les
activités individuelles se déroulement conformément aux
objectifs de l'organisation. Le contrôle est alors le construit
organisationnel dans le but d'assurer la coordination d'intérêts
et comportements multiples. « Le contrôle assure le lien
entre l'intention stratégique du décideur et les actions des
opérateurs (cadres, employés, vendeurs, ouvriers) en veillant
à la transmission d'ordres cohérents et en vérifiant leur
exécution » (MALO et MATHE, 2000, p.10). Le
contrôle vise donc la maîtrise et la surveillance des
activités de l'organisation afin qu'elles soient menées de
façon économique, efficiente ou efficace. Cette maîtrise
passe par le contrôle du budget, de l'activité du personnel et le
contrôle de la production.
3.1. Suivi du Budget de
consommation
La comptabilité industrielle permet une
élaboration du budget d'exploitation annuel. Le budget annuel et son
équivalent mensuel sont des outils indispensables pour la gestion
courante des activités. M3 permet le suivi en temps réel de
toutes les activités de l'entreprise. A la SABC, le suivi des
activités courantes est délégué aux
différents contrôleurs de gestion (fonctionnels et
opérationnels) et devient ainsi une source d'incitation (sanctions
positives ou négatives) et d'aide à la décision. Le
contrôle des consommations tient une place importante dans la
comptabilité industrielle. C'est à ce niveau qu'il faut
contrôler si les consommations saisies par le magasinier sont vraiment
consommées et si elles sont conformes aux prévisions. Le budget
disposé en parallèle avec les résultats, facilite la
comparaison et l'évolution des ressources et consommations, ainsi que
l'analyse des écarts.
Analyse des écarts
S'il y a un écart substantiel entre la
rentabilité prévue et celle obtenue, il faut regarder à
l'intérieur de l'état des résultats, dans ses
différentes composantes pour expliquer cet écart s'il est
défavorable. Les exemples ci-dessous sont des indices de questionnement
:
v Si les matières premières utilisées
sont plus élevées que prévu : il y a mauvais
contrôle des stocks, gaspillage ou vol de matériel, achats
à des prix plus élevés que prévu sans augmentation
du prix des produits vendus, économies d'échelle pas suffisamment
exploitées;
v Si le coût de la main-d'oeuvre directe est plus
élevé que prévu : embauche d'un employé
additionnel, productivité plus faible, augmentation de taux horaire non
planifié ou non facturé au client;
v si les pourcentages de matières premières
utilisées et de main-d'oeuvre directe sont légèrement plus
élevés que prévus, cela pourrait être attribuable
soit aux prix de ventes qui ont baissé à cause de la
concurrence; soit dans la gamme des produits vendus, il y a eu une plus grande
quantité de produits (ou commandes) moins rentables, c'est-à-dire
une contribution plus basse.
Ces exemples montrent que l'analyse des écarts aide
à optimiser la production et à limiter les pertes ou le
gaspillage des ressources. Pour être de vrais indicateurs de
contrôle et de performance, il faudrait que ces écarts aient les
caractéristiques suivantes :
Rapidité : un écart n'a
d'intérêt que si son constat se débouche sur une action
concrète.
Responsabilité : un écart
n'a de valeur que s'il alerte une personne capable de réagir. Pour
être contrôlable, un écart doit pouvoir être
réduit et les moyens de cette réduction doivent être du
ressort du cadre tenu pour responsable de l'écart.
Causalité : un écart dont
on ne peut identifier les causes n'est pas utilisable. Il faut que
l'écart traduise une anomalie importante et récurrente.
En même temps, l'analyse des écarts est un outil
d'appréciation des acteurs. Si dans un magasin de produits finis, il y a
toujours des casses magasin ou de avaries magasin importantes, il faut
s'interroger sur le magasinier en question et chercher à voir de plus
près pour identifier les causes profondes ; vérifier si les
casses et avaries sont effectives et pourquoi sont-elles importantes dans ce
magasin. Dans tous les cas, toutes les pertes magasin sont toujours
constatées en écart à la fin de la période. Si les
écarts sont plus élevés dans un magasin par rapport aux
autres, des actions correctives doivent être apportées très
rapidement.
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