Si toute la procédure a été
respectée, le contrôleur met la pièce de coté ;
mais dès lors qu'il découvre une anomalie,
irrégularité, l'agent chargé du contrôle, signale la
préposée de l'opération juste par mail pour la
régularisation de la procédure s'il le régularise, on lui
donne les orientations nouvelles afin d'éviter prochainement cette
erreur, au cas où elle n'arriverait pas, on signale les autorités
pour la régularisation.
NB. Le contrôleur de pièces
n'établit pas un rapport comme le ferait un auditeur.
Donc l'agent ou
contrôleur a l'audit ne fait que la comparaison du titre de paiement, du
bordereau avec les mentions du journal des écritures comptables pour
confirmer ou infirmer l'opération. en suite il vérifie le pouvoir
de signature (seul, conjointement ou mandaté) ; quant a la datte et
le lieu de l'émission du titre, il vérifié la
validité de ceci car ce titre a des effets temporels, le numéros
de compte, si c'est un titre barré ou non, endossable ou non et en fin
si le bénéficiaire a acquitté, en cas d'une personne
morale, le bénéficiaire doit être muni d'une procuration
expresse. Si toute la procédure a été respecté il
appose le caché et emballe le tout ensemble pour les acheminée
aux archives enfin de le conservé pendant 10 ans en attendant des
réclamations ou contre vérifications.
SECTION II. AUDIT PROPREMENT DIT
Ici, il y'a deux équipes d'auditeurs l'une s'occupe
d'audit informatique et l'autre de s l'audit classique.
§. L'audit informatique
C'est une opération qui consiste à rassurer les
responsables à travers un contrôle informatique que le
résultat financier obtenu est correct et n'est pas biaisé, n'est
pas faussé.
Ces résultats se réalisent à travers
plusieurs contrôles du plus simple au plus compliqué, tous ces
contrôles s'effectuent dans la machine puisque chaque
préposé ou agent a une machine qui est codée et a mot de
passe qui est personnel.
En effet, le système informatique de la RawBank
enregistre la date d'entrée et de sortie dans la machine pour chaque
utilisateur et il y a toute une procédure pour y accéder :
pour avoir une session, il faut une demande de formulaire et le profit est
accordé en fonction du département valable pour la
création de l'utilisateur, même en cas de modification du profile,
suspension de la session, congé, maladie, le préposé doit
signaler enfin d'enregistrement même en cas de réactivation. Tout
ceci c'est pour rétablir les responsabilités en cas de
problème ou anomalie.
L'auditeur informatique fait également le
contrôle journalier de caisse, il veille également au respect
des procédures bancaires et la procédure en rapport avec
l'activité de l'informatique qui est censé, en cas
échéant, élaborer la procédure de
sécurité de données informatiques de la banque. C'est
dans ce cadre qu'ils ont crées un service dit « le
sécurité de l'informatique, c'est à dire toute information
qui est sur un support physique (papier, doit également l'être sur
la machine, c'est à dire que cela doit également etre bien
protéger par des supports informatiques». Il contrôle
également les journaux d'autres départements et certains
journaux de la caisse pour le montant dépassant : en USD 10.000 et
en CDF 4.500.000.000 qui doit être acheminé à l'audit
informatique enfin de les renseignés aux autorités dans le cadre
de la lutte contre le blanchissement des capitaux et le financement du
terrorisme. Il fait également la vérification de forçage
(qui est le fait pour le chef des opérations d'affirmer
l'opération saisie et imprimer par les préposés) ;
tellement qu'il y a plein de contrôles, tout cela se retrouve dans un
programme qui peut être soit quotidien, hebdomadaire, mensuel et
annuel.
§.L'audit classique
C'est une activité qui consiste à
vérifier la conformité des opérations ou des
activités aux procédures, puisque chaque type d'opérations
ou d'activités est soumis à une procédure à suivre
et les auditeurs classiques sont institués pour veiller au strict
respect de ces mesures.
Ils travaillent sur base d'un programme qui peut être
soit annuel, semestriel, trimestriel et à la fin de programme ils
établissent un rapport qui doit contenir les constats faits ;
c'est-à-dire les failles, les irrégularités, les anomalies
prélevées et les recommandations ou orientations nouvelles en
rapport avec ces erreurs ou fautes afin d'améliorer la qualité
des services. Donc ils ont un calendrier de travail, ils auditent chaque
département en prélevant des failles et font des recommandations
aux personnes concernées toujours dans l'esprit de
l'amélioration.
Exceptionnellement ils contrôlent les pièces de
la trésorerie et les rapports rédigés par chaque
département à la fin de chaque mois car chaque département
est censé rédigé un rapport mensuel pour toutes ces
activités et cela est acheminé à l'audit pour le
contrôle.
En somme, l'objectif de l'audit est d'accompagner la gestion
d'une entreprise en relevant des failles pour proposer des solutions car en
matière bancaire, il y a une forte présomption de la tricherie,
tout le monde est supposé tricheur car l'argent anime toute personne,
raison pour laquelle un contrôle de toutes les opérations est
nécessaire et très important, en effet, on le dit souvent que
l'homme est faillible c'est-à-dire qu'il porte en lui les germes de la
négligence, l'imprudence, de la tricherie qu'on doit à tout pris
éviter en mettant en pratique les mécanismes de protection contre
ces maux qui peuvent faire perdre à la banque un bonne somme
d'argent ; c'est pour cette raison que l'audit est institué en
jouant un rôle très important, celui de la vérification de
la conformité de toutes les activités de la banque aux
instructions établies, autrement dit l'audit contrôle le
déroulement des activités qui sont censés se retrouver
dans chaque type de procédures que les préposés de chaque
département avant de poser un acter qui engerait la banque doivent
connaître toute stipulation en faveur de la banque.
Les auditeurs veillent au strict respect en détectant
les anomalies lors de leurs activités et en proposant des nouvelles
orientations afin de faire échapper la banque ou la RawBank à
cette entreprise du mal, là où il n' y a pas d'audit, il y a du
désordre, perte, manquant et l'entreprise ne va enregistrer que des
pertes jusqu'à ce qu'elle tombe en faillite.
De tout ce qui précède en dépit de tous
ces détails, chaque préposé à l'audit est tenu de
répondre à ses obligations en faisant convenablement la
vérification tel qu'il se doit et au finish il doit bien emballer
toutes les pièces et les journaux, les rapports afin de les acheminer
aux archives pour les conserver pendant 10 ans en attendant les
réclamations et les contre de vérifications et il y a
également l'audit externe qui n'intervient qu'à la fin de chaque
année pour la vérification de l'état financier de la
RawBank.
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