B- Diagnostic de la situation à Cestas :
enjeux et objectifs à atteindre
Une de mes missions durant ce stage est la réalisation
du suivi du processus de formation double poste et la mise en oeuvre des
éléments permettant une amélioration continue de ce
processus. Pour mieux cibler les réalisations que cela implique, nous
détaillerons le processus et ses variantes (notamment en période
d'activités intenses), ainsi que les enjeux que cela implique.
1- La formation double poste : c'est quoi ?
a. Objectif de la formation.
Le processus de formation double poste répond aux
besoins de compétences pour les postes de machinistes et de
pétrisseurs sur les lignes de production. Ce processus permet de
transmettre rapidement (trois semaines ou 120 heures de formation) les
connaissances nécessaires à la tenue du poste auquel les
stagiaires sont formés. A la fin de la formation, le stagiaire est en
mesure de tenir son poste de travail de façon autonome et efficace. Ce
processus est utilisé de manière générale pour la
formation des travailleurs temporaires au sein de l'usine. Néanmoins, ce
mode de formation est aussi couramment mis en place pour former des
salariés du site sur des postes qui ne leurs sont pas familiers ou sur
lesquels ils n'ont reçu aucune formation.
b. Les acteurs de la formation
Le processus de formation est déclenché par le
service placement qui, en accord avec les responsables produits, détecte
un besoin de compétences sur un poste de travail d'une ligne de
production. Les besoins sont fonction de plusieurs facteurs :
l'ordonnancement de la production, le rythme de production (un-huit, deux-huit
ou trois-huit), les produits fabriqués (en fonction des produits
fabriqués les compétences techniques varient sur les lignes).
Une fois que le besoin est détecté, la
deuxième étape est la sélection des personnes qui seront
amenées à suivre la formation double poste (elle est
opérée de façon conjointe entre le service placement et le
responsable produit).
Ensuite, le stagiaire choisi est mis en double avec un
opérateur machiniste confirmé, le binôme ainsi
constitué est figé pour la durée de la formation. Le
formateur a pour rôle de transmettre ses connaissances et son savoir
faire au stagiaire. Durant les trois semaines de formation, le binôme est
placé sous la responsabilité d'un tuteur de formation, le
conducteur de zone (équivalent à un chef de ligne de production).
Celui-ci a la responsabilité de manager les opérateurs
machinistes durant la journée de travail. Attention il n'est pas le
supérieur hiérarchique de l'opérateur mais a pour
rôle de manager les opérateurs qui sont présents sur sa
ligne de production. Le tuteur de formation a pour rôle d'évaluer
les connaissances du stagiaire et de valider le fait que ce dernier est apte
à la tenue de son poste de travail en toute autonomie.
c. Le déroulement du processus formation double
poste
La formation au poste de travail se déroule sur une
durée de trois semaines, elle est divisée en plusieurs
étapes.
Durant la première semaine de formation, le stagiaire
est mis en double sur un poste de travail avec un opérateur
confirmé. A la fin de la 1ère semaine (ou 40h de
formation), une première évaluation est faite par le binôme
(le tuteur et le formateur) qui assure la formation sur le comportement et
l'attitude du stagiaire pendant la 1ère semaine. Pour aider
le binôme dans cette évaluation, un document leur est remis avec
différents items à évaluer (le document est disponible en
annexe VI page 45). Il s'agit d'un support rempli par le tuteur qui
récapitule les points essentiels des qualités personnelles qui
sont nécessaire à une bonne intégration et à une
autonomie suffisante pour tenir son poste de travail. Ce document est
signé par le tuteur et le responsable produit qui valide la
décision du tuteur. Cette étape permet de mettre en
lumière les capacités d'apprentissage du stagiaire et de poser un
premier diagnostic sur son intégration dans l'équipe de travail
et sur la tenue de son poste. Lorsque ce premier diagnostic s'avère
être négatif (le stagiaire ne disposant pas de capacités
d'apprentissage suffisantes pour poursuivre la formation), la décision
d'arrêter la formation est prise par le responsable produit. Lorsque
cette première évaluation est positive la formation suit son
cours lors des deux semaines suivantes.
Les deuxième et troisième semaines de formation
se déroulent normalement, le stagiaire accompagne son formateur et voit
progressivement les différents postes de travail qu'il sera amené
à occuper sur la ligne de production.
A la fin de la troisième semaine de formation, le
tuteur émet une recommandation au responsable produit qui prend la
décision de valider ou non le stagiaire à son poste de
travail.
Tout au long de la formation, les acteurs prennent part
à l'évaluation continue des progrès du stagiaire. Pour
faciliter ce travail, il est mis à la disposition des acteurs de la
formation une check-list avec les différents points à
évaluer au cours de la formation (un exemple est disponible en annexe
VII page 47).
Au bout de ces trois semaines de formation, une fois
évalué comme apte à tenir son poste de travail, le
stagiaire est mis en poste sur la ligne de production à laquelle il
vient d'être formé.
d. Des problématiques différentes en fonction
des acteurs
- Le formateur double poste
Le formateur double poste est un salarié
expérimenté, il transmet son savoir au stagiaire afin que ce
dernier puisse évoluer en toute autonomie au poste où il est
formé. Les formateurs double poste ont un rôle de transmission des
connaissances. Il serait réducteur de limiter leur influence sur la
formation au seul contenu de celle-ci. En effet, les formateurs ont un pouvoir
important puisque, la plupart du temps, ils sont les seuls à avoir une
bonne maîtrise technique des machines-outils sur lesquelles ils
travaillent. Cette maîtrise confère un pouvoir important au
formateur, il maîtrise une zone d'incertitude importante et peut s'en
servir comme moyen de pression pour obtenir des autres acteurs de l'entreprise
le comportement qu'il souhaite les voir adopter.
La situation du processus de formation double poste est
actuellement dans une situation complexe. Une partie des formateurs refuse de
prendre en charge un stagiaire. Le fait qu'un nombre important des stagiaires
soient des intérimaires peut être une des raisons qui explique le
désengagement des formateurs. Par définition, la présence
des intérimaires est temporaire au sein de l'entreprise. Lorsqu'un
contrat de travail temporaire n'est pas renouvelé et qu'un besoin de
ressources émerge par la suite, il est nécessaire de faire appel
à une entreprise de travail temporaire. L'intérimaire arrivant
dans l'entreprise doit, pour être opérationnel, suivre un
processus de formation au poste de travail. Le renouvellement de cette
situation plusieurs fois dans l'année donne l'impression au formateur
d'effectuer un travail peu utile à la bonne marche de l'entreprise.
Autre élément qui, aujourd'hui peut expliquer
cette désaffection pour la formation double poste, la non reconnaissance
ou récompense du travail effectuée par les opérateurs
lorsqu'ils prennent en charge un stagiaire.
Enfin lors de ma mise en place de la formation, il est
prévu que durant celle-ci le stagiaire effectue
l'intégralité des trois semaines de formation avec le même
formateur. Or pour des raisons d'organisation de production, certains
formateurs sont amenés à évoluer à un autre poste
que celui qu'il occupe habituellement (le plus souvent ces migrations
s'effectuent vers d'autres lignes de production à l'intérieur de
l'usine). A ce moment, le stagiaire ne peut suivre son formateur puisque sa
formation n'est pas finie, il est donc confié à un autre
formateur chargé de finaliser sa formation. Lors de ce transfert, il
n'existe aucune passation entre le premier et le deuxième formateur. Le
fait qu'il n'y ait pas ou trop peu d'informations qui soient transmises lors
d'un changement de formateur entraine pour le nouveau formateur une situation
inconfortable. Il doit finir le travail d'une tierce personne sans avoir les
informations suffisantes sur ce qui a été effectué par le
formateur précédent (niveau de connaissance théorique du
stagiaire, aptitudes techniques, comportement du stagiaire pendant la
formation).
La combinaison de ces éléments entraine un rejet
du processus de formation et des difficultés d'organisation pour le
service formation lorsqu'il s'agit de mettre en place une action de formation.
De plus, la maîtrise d'une zone d'incertitude sur les niveaux des
stagiaires (du fait de l'expertise technique des formateurs sur les
machines-outils) leur confère un certain pouvoir. Pour pouvoir remettre
sur pied le processus de formation double poste, il est nécessaire de
répondre aux besoins et désaccords le plus souvent
exprimés par les formateurs sur le processus de formation double
poste.
- Le tuteur double poste
La mise en place du tuteur correspond à la
volonté d'objectiver au maximum la formation et surtout
l'évaluation du niveau du stagiaire en formation. Le tuteur a pour
principale fonction d'évaluer le niveau de connaissances et de
maîtrise technique du stagiaire. Il est aussi le garant du bon
déroulement de la formation en permettant au formateur d'organiser la
formation dans les meilleures dispositions possibles pour lui, mais aussi pour
le stagiaire. Le tuteur est le manager direct des opérateurs. Il sera
amené à accueillir le stagiaire lors de son arrivée, lui
présenter l'équipe au sein de laquelle il va effectuer sa
formation, réaliser les procédures obligatoires lors de
l'arrivée d'un nouvel élément sur une ligne de production
(accueil de sécurité au poste de travail, présentation des
équipes de production, visite de la ligne de production depuis le
début du processus de fabrication jusqu'au conditionnement et
l'expédition du biscuit).
Une des difficultés rencontrée avec les tuteurs
lors du processus de formation double poste concerne l'évaluation de la
formation des stagiaires. Certains tuteurs refusent de réaliser
l'évaluation du stagiaire en formation au motif qu'ils n'ont pas suivi
la totalité des trois semaines de formation en tant que tuteur (il est
possible que lors d'une formation le stagiaire soit amené à avoir
plusieurs tuteurs). La plupart des tuteurs (conducteurs de zone)
réalisent des horaires de travail en deux-huit, alors que la
quasi-totalité des formateurs travaille avec des horaires en trois-huit.
La priorité étant donnée au fait que le stagiaire doit
suivre sa formation avec le même formateur durant trois semaine, il est
fréquent que le tuteur de la dernière semaine de formation, celui
qui effectue l'évaluation de la formation ne soit pas le même que
celui qui a débuté la formation avec le stagiaire. Cette
organisation place les tuteurs dans une position inconfortable, ils doivent
évaluer la formation d'une personne alors qu'ils n'ont pas
assisté à son déroulement. Pour palier à cette
problématique, le service formation a mis en place des outils permettant
de mesurer l'avancement de la formation (exemple de support en annexe VI page
45). Malgré ses supports, les tuteurs considèrent qu'ils n'ont
pas suffisamment d'éléments en leur possession pour pouvoir
évaluer correctement le stagiaire.
Après plusieurs discutions avec les tuteurs, il semble
que certains n'aient pas établit la différence entre
l'évaluation de la formation, ce qui est la tâche dont ils ont la
charge dans le processus de formation double poste, et le fait de valider le
stagiaire à son poste de travail. Cette confusion provient sans doute
d'un manque de communication sur le fonctionnement du système de
formation double poste. Pour y remédier, il est possible de mettre en
place une action de communication sur le déroulement du processus de
formation double poste et d'y expliciter le rôle de chacun des acteurs.
Cette opération à été mise en place dans le journal
interne de l'entreprise l'ilLUstré de juin 2009.
- Le responsable produit
Le responsable produit est le supérieur
hiérarchique direct des opérateurs de production, il a pour
rôle de prendre les décisions dans le fonctionnement de la ligne
de production. En ce qui concerne la formation, le responsable produit est
amené à prendre des décisions sur la validation ou non au
poste de travail du stagiaire en formation. La prise de décision est le
seul fait du responsable produit. Pour cela, il peut et doit s'appuyer sur les
avis que peuvent lui fournir les tuteurs et les formateurs mais il est le seul
à endosser la responsabilité de la prise de décision. Une
des difficultés rencontrées vis-à-vis des responsables
produits sur le sujet de la formation double poste se situe dans la faible
implication de ces derniers sur ce processus. Il faut noter le fait que les
responsables produits sont attentifs et intéressés par la
formation de leur personnel et la montée en compétences de leurs
effectifs. En revanche, le respect du processus de formation est un
élément qui n'est pas complètement intégré
au système de fonctionnement de leurs ateliers. Lors des étapes
importantes qui jalonnent le parcours de formation double poste (point
d'adaptation 40h et validation au poste de travail) et qui sanctionnent la
poursuite ou l'arrêt de la formation, une mini réunion avec les
acteurs de la formation (formateur, tuteur, stagiaire, responsable produit et
service formation) a lieu. Elle a pour but de faire un point sur la formation
en cours et d'échanger les avis, suggestions ou idées concernant
l'amélioration du processus de formation. Dans les faits, le responsable
produit n'est pas forcément présent lors de ces échanges,
il intervient surtout après coup pour valider ou infirmer la
recommandation faite par le tuteur. Il n'existe donc pas ou peu d'espace pour
le partage et le débat dans ce processus si les responsables produit
(qui au final sont les seuls décisionnaires) ne participent pas à
ces mini réunions.
Pour résoudre ce problème ces mini
réunions ont été mises en place lors de chaque
étape de la formation (point d'adaptation 40h et validation au poste de
travail). En effet, une des raisons pour lesquelles les responsables produits
n'étaient pas présent était le fait qu'ils n'avaient pas
suivi la formation du stagiaire. Le fait de les intégrer dès la
première semaine du processus de formation, les implique d'avantage et
leur permet de mieux comprendre les cas particuliers que représentent
chaque stagiaire. De plus, ils acquièrent ainsi une
légitimé supplémentaire dans la prise de décision.
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