Impayés et recouvrement des arrièrés de primes: Quelles stratégies pour une compagnie IARD de la zone CIMA

Méthode « bilantielle »et la méthode de la balance âgée.

Nous exposerons ici la méthode de la balance âgée car plus facile et plus pratique.

· Comment mettre en place un tableau de bord de pilotage de compte client ?

Issu de la comptabilité client, la balance âgée indique par client les sommes dues par échéances successives (échues, voire non échues). Elle pourra être éditée par commercial, région, par catégorie de client, etc. afin de mesurer la performance de l'entreprise. Elle constitue également un outil de communication efficace entre le service de recouvrement et les commerciaux.^28(*)

Connaître et comprendre régulièrement l'encours clients et les risques associés constitue pour chaque responsable financier un enjeu majeur. Le tableau de bord de l'encours clients est ainsi l'outil central, incontournable et synthétique pour maîtriser cet enjeu et mettre en place les actions nécessaires à l'optimisation de l'encours clients.

Le tableau de bord de l'encours clients, élaboré en général chaque semaine, a pour objectifs de:

· Gérer l'encours clients (créances non échues, créances échues),

· Anticiper les risques de dérapage sur les créances échues (augmentation et vieillissement de l'encours),

· Organiser et suivre les actions de recouvrement des équipes de relance,

Gérer les paiements non identifiés et non lettrés. Qualifier les causes de blocage ou de retard de paiement des créances. Il contient des indicateurs permettant de suivre l'encours clients par postes principaux et par statut de relance, de connaître les raisons de non-paiement des créances, de surveiller l'encours des clients les plus importants.

· Quels indicateurs à mettre en place ?

Encours clients total par age de créance (non échues, échues) et évolution par rapport aux périodes précédentes

· Paiements reçus, avec la décomposition paiements lettrés et paiements non lettrés

· Avoirs émis

· Encours clients par statut de relance (non relancée, relance en cours, décision d'arbitrage à prendre en cas de blocage ou de litige, paiement promis / prévu, paiement reçu)

· Encours clients par cause de blocage du paiement (par exemple : litige, erreur de libellé dans la facture, facture non reçue, écart avec la commande / le contrat, attente d'un avoir, etc.)

· Palmarès clients (les 100 premiers clients par exemple) : balance âgée par client, encours par statut de relance et par client.

Le tableau de bord de pilotage est construit à partir de :

v L'outil comptable de l'entreprise (balance âgée, journal des encaissements) pour les analyses quantitatives.

v L'outil de gestion de la relance clients (qui doit être si nécessaire mis en oeuvre au préalable) pour les analyses qualitatives sur les statuts de relance et les causes de blocage.

v Ce tableau de bord est mis en place sur un outil bureautique (Excel ou Access). Le chargement des données est effectué à partir d'une requête dédiée et automatisée dans l'outil comptable et/ou dans l'outil de gestion de la relance.
Cette requête, proche du contenu de la balance âgée, contient au minimum les informations suivantes : code et nom du client, n° de créance ou du paiement, montant de la créance ou du paiement, type de créance (facture, avoir, paiement), date d'enregistrement (émission de la créance, enregistrement du paiement), date d'échéance, statut de relance, cause de blocage du paiement, référence et date de lettrage. Le tableau de bord de l'encours clients constitue donc un outil simple et puissant de pilotage sur lequel s'appuyer, pour mener efficacement les actions de recouvrement et améliorer durablement, la gestion du poste clients. Il permet, en complément, d'accroître la connaissance de la chaîne clients et d'identifier des actions d'amélioration pour les étapes en amont du processus (prise de commande, livraison/réalisation et facturation).

b) La méthode des théoriciens de la firme

Plusieurs approches existent, mais elles sont généralement moins utilisées que les approches issues de la méthode des praticiens. Nous allons les présenter succinctement.

· Contrôle des arriérés par la matrice de l'historique des créances 

Ce contrôle inspiré de celle des encours proposé par Lewellen edmister (1973) est basé sur une matrice permettant de « visualiser » l'historique des créances. La matrice doit fournir la description des créances en cours, et donc de l'investissement global en crédit client de l'entreprise. Cette matrice différencie les dates de vente à crédit d'échéance et d'échéance mois par mois. Le principe est simple mais la présentation sous forme de matrice n'est pas adaptée à celle requise dans un tableau visuel.

· Évaluation des créances par la chaîne de Markov

Cette méthode initiée en 1962 est basée sur l'analyse des probabilités de passage d'un état de créance recouvrable à un état irrécouvrable à un instant t+1. Les chaînes de Markov permettent l'estimation des probabilités attachées à différents états d'évolution des crédits clients dans le temps.

Au terme de cette deuxième partie de notre étude, il nous apparaît que les réponses aux problèmes des impayés se trouvent dans la façon pour une entreprise de conduire le recouvrement. Ayant identifié, pour le cas particulier de la Compagnie Nationale d'Assurances, l'absence de procédures clairement définies et formalisées comme l'une des faiblesses du recouvrement, une solution de pallier ce manque est de définir un plan de recouvrement consigné par écrit. De plus, la non affectation (non lettrage) des primes encaissées sur les différents souscripteurs conduit à alourdir et à retarder l'identification des redevables vis-à-vis de la CNA. Il y a là un suivi comptable des postes clients à faire régulièrement.

* ²⁸ Définition selon l'AFDCC