La législation coopérative au Bénin: Etat des lieux et propositions de réforme

Paragraphe II - Administration Contrôle et fin de la

Coopérative

A - Administration et contrôle

Il s'agit ici d'étudier le fonctionnement des organes tels que l'Assemblée Générale, le Conseil d'Administration, la Direction et le Commissariat aux Comptes.

Puisque l'Assemblée Générale est le creuset dans lequel le collectif des sociétaires se réunit pour statuer sur la marche des affaires sociales de la coopérative, il va sans dire que cette Assemblée Générale ne peut se réunir en permanence. De ce fait, elle délègue une partie de ses pouvoirs à un collège restreint de personnes choisies parmi ses membres pour leur honorabilité et leur compétence : le Conseil d'Administration.

Le Conseil d'Administration

Comme son nom, l'indique, il administre les affaires courantes de la coopérative sous réserve de l'avis de l'Assemblée Générale.

Le Conseil d'Administration est composé des Administrateurs élus démocratiquement par l'Assemblée Générale. N'est pas élu Administrateur, qui le veut ; car, la loi énumère déjà les conditions d'éligibilité :

Être citoyen béninois, sauf autorisation spéciale du Service chargé de la

Coopération ;

Jouir de ses droits civils ;

N'avoir subi aucune condamnation afflictive ou infamante. (il s'agit ici des

condamnations pour crime ou délit de droit commun à savoir le meurtre,

le vol, l'escroquerie, l'abus de confiance, le viol, l'émission de chèque sans

provision etc....) ;

r Ne pas participer directement ou indirectement de façon permanente ou

ou occasionnelle à une activité concurrente ou connexe de celle de la

coopérative ou des unions de coopératives auxquelles cette dernière est

adhérente.

La notion d'activité concurrente ou connexe notons-le, ne doit pas être considérée in abstracto, mais doit être prise en considération de la situation du fait : le mis en cause fait-il effectivement concurrence à la coopérative ? C'est le Comité d'Agrément qui est juge en la matière (article 12 in fine de l'Ordonnance 59/PR/MDRC du 28 Décembre 1966).

Le sociétaire qui remplit les conditions sus-énumérées peut être élu au scrutin secret comme Administrateur par l'Assemblée Générale pour trois (3) ans renouvelables par tiers (1/3) chaque année. Il est rééligible (article 27 du statut-type).

Le nombre des Administrateurs d'une coopérative est toujours impair ; il doit être soit 3, 5, 7, 9, 11, 13, ou 15 au plus.

Le Conseil d'Administration comprend au moins un Président , un Trésorier et un Secrétaire ( article 27 du statut -type), il a les pouvoirs les plus étendus pour la gestion des biens et affaires de la coopérative ( article 31 du statut - type) puisqu'il est chargé de la Direction Générale de la société et doit assurer son bon fonctionnement (article 12 du Décret 516/PR/MDRC du 28 Décembre 1966 ).

Il faut souligner que le Président du Conseil d'Administration d'une coopérative n'a pas les mêmes pouvoirs que le Président d'une société anonyme car même si le Président du Conseil d'Administration d'une coopérative représente la société en justice (article 13 de l'Ordonnance 59/PR/MDRC du 28 Décembre 1966) et même s'il a voix prépondérante en cas de partage de voix (article 30 du statut - type), il ne jouit d'aucun pouvoir propre qui puisse le démarquer de ses collègues.

Il revient au Président du Conseil d'Administration ou en cas d'empêchement, à son Vice-Président de convoquer les réunions du Conseil lorsque l'intérêt de la société l'exige. Cette réunion peut aussi avoir lieu sur la demande du tiers (1/3) de ses membres (article 12 paragraphe 2 du Décret 516/PR/MDRC du 28 Décembre 1966). Toute délibération du Conseil, pour être validée, doit avoir été prise en présence des deux tiers (2/3) au moins des membres en service et les décisions sont prises à la majorité absolue. Le vote par procuration est interdit (article 30 du statut - type).

Les délibérations sont inscrites sur un registre spécial tenu au siège social. Un procès verbal de chaque séance est signé par tous les membres ayant assisté à la séance.

Qu'adviendrait-il alors lorsque le Procès-verbal est établi dans un milieu rural et que les signataires sont en majorité analphabètes ? C'est là l'une des lacunes de la législation coopérative béninoise.

Les coopératives sont administrées gratuitement (article 11 du Décret 516/PR/MDRC du 28 Décembre 1966) ; il en appert que la fonction d'Administrateur est un sacerdoce puisque seuls `' une indemnité kilométrique et les frais de déplacement peuvent leur être accordés suivant les barèmes de l'Administration'' ( article 32 du statut - type). En outre l'Administrateur qui a en charge spécialement la surveillance effective et la marche de la société, reçoit une indemnité compensatrice du temps passé, fixée chaque année par l'Assemblée Générale ( article 11 paragraphe 2 du Décret 516/PR/MDRC du 28 Décembre 1966).

En dépit de la gratuité de la fonction, les Administrateurs sont exposés à un certain nombre de délits mettant en exergue leurs responsabilités pénale et civile. "...Les administrateurs sont responsables dans les conditions de droit commun individuellement ou solidairement suivant les cas envers la structure ou envers les tiers des fautes qu'ils auraient commises dans leur gestion" (article 29 du statut -type).

Leur responsabilité civile et pénale est entièrement engagée lorsqu'ils commettent des fautes dans l'exercice de leur fonction. La loi béninoise sur les coopératives est muette quant à la nature des fautes pour lesquelles ils sont responsables. Cependant ,

D'un point de vue pénal, ils sont non seulement exposés au délits de droit commun tel que le vol, l'escroquerie , l'abus de confiance, le faux et usage de faux ; mais aussi aux délits de droit coopératif. Ces délits, bien que non prévus par les textes en vigueur, gagneraient à être comblés. Il s'agit à titre d'exemple des délits suivants :

1 - Les Administrateurs communiquent à dessein des documents comptables

inexacts dans le but de camoufler la véritable situation de la coopérative.

2 - Les Administrateurs, afin de favoriser une autre coopérative, usent de

leur pouvoir pour disposer des biens et crédits de la coopérative à des

fins personnelles.

3 - Les Administrateurs, qui, en l'absence d'un bilan de fin d'exercice

distribuent aux membres des ristournes.

4 - Les Administrateurs qui répartissent les excédents autrement qu'au

prorata des opérations traitées avec les membres.

5 - Les Administrateurs qui sans l'avis de l'Assemblée Générale engagent

des dépenses de prestige non justifiées.

D'un point de vue civil, il faut reconnaître que les Administrateurs étant mandataires de l'universalité des membres de la coopérative, ils en sont responsables selon les règles du mandat. Ils sont responsables de toute faute de gestion. Cependant, leur responsabilité est allégée par le fait qu'ils sont mandataires à titre gratuit et non à titre onéreux ; leur responsabilité n'est pas la même que celle des mandataires salariés d'une société commerciale.

La liste des fautes de gestion pour lesquelles la responsabilité civile des Administrateurs peut être engagée est longue : cependant, on peut les regrouper en quatre (4) rubriques :

1°- Les infractions aux dispositions légales

Ce sont par exemple les infractions commises par le Conseil d'Administration qui a accepté la démission d'un sociétaire alors que le capital social se trouve diminué d'un certain pourcentage ou que la coopérative n'a pas intégralement remboursé l'avance qu'elle a reçue d'un organisme public ou privé de crédit.

2° - Les infractions aux dispositions réglementaires

Ce sont par exemple, les infractions commises par le Conseil d'Administration qui consent un prêt ou souscrit un emprunt important sans l'accord préalable de l'Assemblée Générale.

3° Les infractions aux dispositions statutaires.

Ce sont les infractions commises par le Conseil d'Administration qui réalise des opérations avec les non-membres au delà des limites de la proportion fixée par les statuts.

4° Les fautes de gestion

Ce sont les fautes de négligence dans la surveillance et le contrôle du Gérant ou le défaut d'assurance contre les accidents.

Toutes ces fautes ci-dessus énumérées sont d'ordre contractuel ; puisque commises par les Administrateurs dans l'exécution du mandat que les membres de la coopérative leur ont confié.

Les Administrateurs peuvent être également responsables à l'égard des tiers. Cette responsabilité n'étant plus d'ordre contractuel est dite délictuelle puisque aucun contrat ne les lie à ces derniers.

Le caractère que doit prendre la responsabilité des Administrateurs est spécifique, car, en principe la responsabilité est individuelle mais puisque la gestion est collégiale, la responsabilité est alors solidaire ; et il convient d'exonérer de toute responsabilité, l'Administrateur absent pour cause de force majeur ou qui a voté contre la décision fautive.

La Direction.

Elle est assurée par un Directeur ou un Gérant nommé par le Conseil d'Administration. Si le Directeur fait parti de la coopérative, il ne doit pas être membre du Conseil d'Administration.( article 13 de l'Ordonnance 59/PR/MDRC du 28 Décembre 1966). Cet article renvoie au Décret 516/PR/MDRC du 28 Décembre 1966 pour ce qui est de l'exercice de la fonction du Directeur.

Ni le Décret, ni le statut type ne parlent des attributs, ni de la responsabilité du Directeur. Ce vide juridique constitue une lacune qui gagnerait à être comblée

L'Assemblée Générale

Elle est le creuset dans lequel tout le collectif des coopérateurs inscrits au registre des sociétaires se retrouve. Elle est l'universalité des membres de la coopérative, et est souveraine. Ses décisions sont obligatoires et s'imposent à tous. En fait d'Assemblée Générale, la législation en distingue quatre (4) :

L'Assemblée Générale Constitutive (AGC) ;

L'Assemblée Générale Ordinaire (A.G.O) ;

L'Assemblée Générale Extraordinaire (A.G.E) ;

Les Assemblées de Section .

Les Assemblées Générales Ordinaire et Extraordinaire présentent ensembles certaines règles qui leur sont communes :

· Le principe de l'autorité démocratique un homme une voix très cher à l'ACI se retrouve ici. Il est consacré par l'article 14 paragraphe 3 de l'Ordonnance 59/PR/MDRC du 28 Décembre 1966 qui dispose : `' Tout membre d'une coopérative a droit à une voix à l'Assemblée Générale sans considération du nombre de parts sociales qu'il détient....''

· Tout sociétaire qui se trouve dans un cas d'empêchement quelconque peut se faire représenter par un autre sociétaire en lui procurant un mandat.

· A toutes les Assemblées, il est tenu une liste de présence des participants qui doivent inscrire leur nom, prénom et leur domicile, suivis de leur émargement. Cette liste est ensuite remise au bureau de l'Assemblée Générale qui certifie l'exactitude des indications données. Le fondement de l'établissement de cette liste est de prouver que le quorum requis est atteint.

· Les décisions de l'Assemblée Générale sont inscrites dans un cahier de procès-verbaux qui est un registre spécial signé par les membres du bureau de l'Assemblée.

· L'Assemblée ne peut délibérer que sur les questions inscrites à l'ordre du jour. Toutefois, elle pourra délibérer sur celles qui sont d'une gravité certaine et qui requièrent célérité.

L'Assemblée Générale Constitutive

Elle est la toute première Assemblée Générale tenue par les coopérateurs initiaux et intervient dans le processus de création de la structure coopérative. En réalité elle est primordiale pour la constitution de celle-ci dans la mesure où, c'est en son sein que les premiers membres du Conseil d'Administration sont désignés. Cette Assemblée arrête la liste des souscripteurs du capital initial, recueille les versements des souscripteurs initiaux.

La loi est cependant très laconique et muette sur le quorum nécessaire pour que le vote de cette Assemblée soit valable.

L'Assemblée Générale Ordinaire.

Elle est convoquée au moins une fois l'an par le Conseil d'Administration en fin d'exercice de l'activité de la coopérative (article 19 du statut - type). Chaque sociétaire reçoit quinze (15) jours avant la réunion, une convocation écrite relatant l'ordre du jour, le lieu, la date et l'heure de la réunion. L'ordre du jour de cette Assemblée est tel qu'elle ne peut que :

. Examiner, approuver et rectifier les comptes.

. Approuver les modalités de répartition des excédents.

. Elire les Administrateurs et les Commissaires aux Comptes.

. Donner ou refuser le quitus aux Administrateurs.

. Délibérer sur toutes autres questions de l'ordre du jour ayant un rapport

avec l'objet social.

Certes l'ordre du jour est établi par le Conseil d'Administration et doit prendre en compte outre les propositions du Conseil, celles des Commissaires aux Comptes ou du Service chargé de l'Action Coopérative. Cette ingérence du Service de l'Action Coopérative est contraire à l'esprit même de la coopération.

Afin que toute proposition soit prise en compte dans l'ordre du jour, il convient de la présenter au conseil six (6) semaines avant la convocation de l'Assemblée Générale par le quart (1/4) au moins du nombre total des sociétaires (article 20 du statut type).

C'est le Conseil d'Administration qui a la primauté de convocation de l'Assemblée Générale Ordinaire dans les six (6) mois qui suivent la clôture de l'exercice précédent. Cependant, les commissaires aux comptes, lorsqu'ils le jugent nécessaire de même que le quart (1/4) des sociétaires qui en formulent la demande, peuvent susciter la convocation de l'Assemblée Générale Ordinaire. (article 14 Paragraphe 2 de l'Ordonnance 59/PR/MDRC du 28 Décembre 1966)

Le quorum exigé pour que cette Assemblée délibère valablement est de la moitié des membres présents ou représentés (article 13 paragraphe 2 du Décret516/PR/MDRC du 28 Décembre 1966). Cependant , si ce quorum n'est pas atteint, une seconde Assemblée Générale Ordinaire est convoquée dans les mêmes conditions que la première dans un délai de quinze (15) jours ; les décisions sont prises cette fois ci à la majorité des suffrages exprimés quel que soit le nombre des sociétaires présents ou représentés.

Toutes délibérations de l'Assemblée Générale Ordinaire sont nulles et d'une nullité absolue si elles ne sont pas précédées de la lecture des rapports des Commissaires aux Comptes.

L'Assemblée Générale Extraordinaire.

La convocation de cette Assemblée dépend des circonstances qui l'exigent. Elle est réunie soit par le Conseil d'Administration sur la demande écrite du quart (1/4) des sociétaires ou de leurs mandataires ; soit par le ou les Commissaires aux Comptes ; soit par le Service chargé de l'Action Coopérative (article 20 du Statut -type). Cette intrusion du service chargé de l'action coopérative qui est un service d'Etat constitue une violation du principe de l'autonomie des coopératives.

L'objet de l'Assemblée Générale Extraordinaire est de délibérer sur les points  suivants : (article 14 paragraphe 2 du Décret 516/PR/MDRC du 28 Décembre 1966)

. Modification des Statuts ;

. Dissolution ou prolongation de la société ;

. Retrait d'agrément.

Sa convocation est faite par écrit et est adressée aux sociétaires.

Le quorum exigé pour que l'Assemblée Générale Extraordinaire délibère valablement est de deux tiers (2/3) des membres présents ou représentés (article 13 paragraphe 2 du Décret516/PR/MDRC du 28 Décembre 1966). Cependant si ce quorum n'est pas atteint, il est convoqué dans les mêmes conditions que la première une seconde Assemblée Générale Extraordinaire et ceci, dans un délai de quinze (15) jours. Les décisions sont alors prises à la majorité des deux tiers (2/3) des membres présents ou valablement représentés (article 14 paragraphe 3 du Décret 516/PR/MDRC du 28 Décembre 1966).

Toutefois, il conviendrait de noter que les Assemblées Générales sont toutes présidées par le Président du Conseil d'Administration ; en cas d'absence c'est le Secrétaire ou le Trésorier qui pourvoit à son remplacement. Le Président à la police des débats, il s'applique à ce que les débats ne s'éloignent pas de l'ordre du jour et de l'objet social.

Les Assemblées de section.

`' Lorsque l'étendue de la circonscription de la coopérative ou le nombre élevé de ses adhérents l'exige, il peut être prévu des Assemblées de Section chargées de discuter des questions inscrites à l'ordre du jour de l'Assemblée Générale en vue de laquelle elles sont constituées et de désigner leurs délégués à cette Assemblée Générale'' ( article 15 de l'Ordonnance 59/PR/MDRC du 28 Décembre 1966)

La nécessité de l'organisation d'une Assemblée Générale de Section trouve son fondement dans le fait que la circonscription territoriale trop grande ou le nombre élevé des membres d'une coopérative bloque le fonctionnement régulier de celle-ci suivant les dispositions légales, réglementaires et statuaires.

Pour éviter cet écueil, la loi prévoit l'organisation des Assemblées de Section qui sont convoquées dans les mêmes conditions que les Assemblées Générales. Il convient de noter que les Assemblées de Section répondent aux mêmes dispositions que les Assemblées Générales quant au quorum nécessaire et la tenue d'une feuille de présence.

La seule particularité ici résulte du fait que les Assemblées de Section doivent être tenues en présence d'un délégué du Conseil d'Administration ; celui-ci en même temps que les membres du bureau de l'Assemblée de Section est cosignataire de la feuille de présence.

L'objectif final des Assemblées de Section est la désignation des délégués qui représenteront la section ainsi formée à l'Assemblée Générale. Ces délégués sont élus au scrutin secret. A l'Assemblée Générale, ils disposent d'un nombre de voix égal au nombre de membres présents ou représentés à l'Assemblée de section (article 17 in fine du Décret 516/PR/MDRC du 28 Décembre 1966).

Cependant, certains points gagneraient à être précisés.

* Les Assemblées de Section discuteraient-elles aussi des questions à

l'ordre du jour de l'Assemblée Générale ?

Contrôle.

Il s'agit du contrôle effectué par les Commissaires aux Comptes.

Elus au scrutin secret, ils sont désignés par l'Assemblée Générale Ordinaire et sont rééligibles. L'un d'entre eux doit être un comptable agréé par le Service chargé de l'Action Coopérative. Ils ont à leur charge la mission de surveillance prescrite par la loi (article 34 du statut - type) notamment la vérification des livres et de la caisse, le contrôle de la régularité, de la sincérité des inventaires et des bilans ; de même que l'exactitude des informations données sur les comptes de la structure dans le rapport du Conseil d'Administration.

Leur rétribution est fixée par l'Assemblée Générale (article 18 paragraphe 3 du décret 516/PR/MRDC du 28 Décembre 1966).

Dans le dessein d'assurer l'indépendance et l'impartialité des commissaires aux comptes, certaines interdictions légales pèsent sur certaines gens. Sont interdites donc, de la fonction de commissaire aux comptes :

· Les parents ou alliés jusqu'au deuxième degré inclusivement, ou le

conjoint d'un Administrateur, d'un Directeur, d'un Gérant ou d'un autre

Commissaire.

· Les personnes recevant sous une forme quelconque à raison de fonction

autre que celle de Commissaire, un salaire ou une rémunération des

Administrateurs de la société.

· Les personnes ayant participé à quelque titre que ce soit, gratuitement ou contre rémunération, à la gestion de la société au cours des deux exercices précédents, exception faite des représentants des organismes d'assistance technique ou de crédit.

· Les personnes exerçant directement ou par personnes interposées, une action industrielle ou commerciale.

· Les personnes faisant l'objet d'une des condamnations visées à l'article 6 du Décret du 3 Décembre 1936 instituant l'interdiction et la déchéance du droit de gérer ou d'administrer une société.

· Les conjoints des personnes susvisées.

Si l'une des causes d'incompatibilité survient au cours du mandat, l'intéressé doit cesser immédiatement d'exercer ses fonctions et en informer aussitôt le Président du Conseil d'Administration et le Service chargé de l'Assistance Administrative aux Coopératives.

Selon les dispositions de l'article 18 du Décret 516/PR/MDRC du 28 Décembre 1966, l'un au moins des Commissaires aux Comptes doit être un comptable agréé par le Service chargé de l'Action coopérative . Cependant, qu'adviendrait-il si la coopérative est composée de personnes non instruites du point de vue comptable ? Le vide créé à ce sujet gagnerait à être comblé.

Pourquoi nécessairement faut-il l'accord du Service chargé de l'Action Coopérative dans le choix des Commissaires aux Comptes ? Pourquoi ce choix des Commissaires ne peut-il pas être laissé à la discrétion des coopérateurs sans interférence de l'Etat ?

La responsabilité des Commissaires aux Comptes est déterminée selon les règles générales du mandat puisqu'ils reçoivent mandat à titre onéreux de l'Assemblée Générale. Les Commissaires aux Comptes répondent individuellement de leurs fautes personnelles : on parle de responsabilité individuelle. Mais, cette responsabilité pourra être commune c'est-à-dire solidaire en cas de faute commune et indivisible.

A l'égard des tiers, les Commissaires aux Comptes sont responsables des préjudices à eux causés selon les règles du droit commun : il s'agit ici d'une responsabilité délictuelle vis-à-vis des tiers.

La Comptabilité des Coopératives et la répartition des excédents

Selon l'article 19 de l'Ordonnance 59/PR/MDRC du 28 Décembre 1966 `'la comptabilité des coopératives doit être tenue conformément aux prescriptions en vigueur applicables aux sociétés commerciales et adaptées aux opérations coopératives selon les instructions émanant du Service compétent du Ministère chargé de la Coopération''.

La coopérative, nous le savons, n'est pas une société commerciale. A tout point de vue, elle s'oppose aux sociétés ayant pour objet le commerce et pour finalité la spéculation financière. De ce point de vue, la comptabilité des coopératives ne serait-elle pas de nature différente de celle des sociétés commerciales ?

L'article ci-dessus cité prescrit l'observation des règles en vigueur applicables aux sociétés commerciales en matière de comptabilité.

Pour un bon résultat de la gestion de la coopérative, il serait normal d'appliquer une comptabilité simple et claire qui fera exiger des coopératives, la rigueur comptable ; de ce fait, elle se doit de faire sa comptabilité selon le plan comptable béninois.

Si la vocation première des coopératives est de ne pas chercher à réaliser des `'droits d'aubaine''^1(*) alors, les excédents sur les produits de l'exercice sont répartis selon un mécanisme légal prédéterminé.

En effet, `'La répartition des excédents annuels est décidée sur proposition du Conseil d'Administration par l'Assemblée Générale Ordinaire. Nulle répartition ne peut être opérée entre les associés si ce n'est au prorata des opérations arrêtées avec chacun d'eux ou du travail fourni par chacun...'' (article 16 de l'Ordonnance 59/PR/MDRC du 28 Décembre 1966).

Cette répartition procède de la manière suivante :

Après déduction sur les produits de l'exercice des frais et charges, de même que des amortissements, les ponctions suivantes sont faites à titre d'exemple sur les excédents :

Dix pour cent (10%) destinés à la constitution de réserve légale.

Dix pour cent (10%) pour la constitution d'un fonds de réserve statutaire.

Une ou plusieurs réserves contractuelles ou facultatives pour les

éventualités.

Le reliquat, s'il en reste, est distribué à titre de ristourne au prorata des

opérations effectuées par chacun d'eux avec la coopérative.

A ce niveau, la ristourne peut faire l'objet sur décision de l'Assemblée Générale d'un versement différé total ou partiel pendant un délai de (10) dix ans au plus. Cet emprunt peut être matérialisé par des bons de caisse et peut porter des intérêts au taux minimum de six pour cent (6%) (article 21 du Décret 516/PR/MDRC du 28 Décembre 1966).

Enfin, en cas d'emprunt contracté par la coopérative auprès d'un organisme public de crédit, une provision de garantie est constituée et bloquée au compte bancaire de la coopérative. Le montant de la provision de garantie est fixé proportionnellement au montant de l'emprunt en cause par l'organisme prêteur.

Notons cependant que la provision de garantie est constituée par le relèvement éventuel sur le capital versé jusqu'au moment du remboursement total de l'emprunt

* ¹ Selon Proudhon, le droit d'aubaine est l'intérêt du capital, l'intérêt de l'argent. Proudhon dans <<qu'est-ce que la propriété>> édition GARNIER FLAMARION 1960 Page 27