2.1.4Stratégie d'analyse
des besoins en formation
Nous avons rencontré la Directrice de l'institution qui
a échangé avec nous durant un entretien d'une durée
d'environ 1h30, sur la vision stratégique de son institution à
court, moyen et long terme. Ensuite elle nous a présenté ses
défis actuels dans un environnement à fort concurrence, ses
différentes insatisfactions, ainsi que les améliorations
souhaitées.
Au terme de cet échange, de nombreux besoins ont
été présentés par la Directrice. Nous pouvons citer
entre autres :
· Les Compétences TIC des collaborateurs ne sont
pas à jour.
· Problèmes de communication avec les parents et la
hiérarchie.
· Remédiations et autres activités non
effectuées dans les délais prescrits par l'administration.
· Gestion des stocks non effective.
· Non-récupération de la totalité
des frais de scolarité.
Les compétences en TIC, notamment la manipulation des
logiciels Word, Excel et PowerPoint sont manquantes chez la
quasi-totalité du personnel de l'institution,qu'il soit enseignant ou
pas. Il serait utile de préciser que la plupart des personnes qui
accompagnent la Directrice dans la gestion est également enseignante et
n'a jamais, de façon formelle été formé à la
gestion.
La communication avec les parents a été
également souligné comme problème, car beaucoup
d'échanges entre les personnels et certains parents difficiles ne se
passent pas bien et résultent souvent par des disputes, ce qui ne
participe pas à bâtir l'image de l'école. La directrice a
également fait remarquer la rétention d'informations au niveau
des collègues, en cas d'incident impliquant leur collègue, ce qui
a mis la Directrice à plusieurs reprises, face à des faits
accomplis.
En ce qui concerne la conduite des remédiations, et la
remise des rapports d'activités selon le chronogramme défini par
l'école, des retards énormes sont constatés, ce qui
constitue un frein énorme à l'atteinte des objectifs de
l'école.
La gestion des stocks par le personnel désigné
n'est pas en reste. En effet, les effectifs en ce qui concerne le
matériel didactique ne sont pas toujours maitrisés. Constatant
l'inhabilité du personnel assigné à travailler avec des
classeurs numériques comme Excel, la Directrice a proposé une
gestion manuelle, qui peine également à être efficace.
Finalement, sur le plan financier, le recouvrement de tous les
frais de scolarité, reste encore un problème majeur. La phase
suivante, après cet entretien a été d'hiérarchiser
ces différents besoins recueillis avec l'aide de la Directrice. Au terme
de ce processus, et au regard des objectifs organisationnels, des
éléments du contexte, des contraintes infrastructurelles et du
temps alloué à ce Master, la Directrice propose la formation
à la gestion du temps. A son avis, la plupart des manquements
constatés chez les collaborateurs pourraient être
atténués avec si les employés maitrisentleur temps de
travail. La formation étant axée sur les gestionnaires
opérants à différents niveaux du système
éducatif, la Directrice a proposé une liste de douze
collaborateurs éligibles à cette formation.
Cette liste, constituée des noms et contacts des futurs
participants, nous a permis la semaine d'après de programmer des
rendez-vous, surtout qu'avec la période du Corona virus, beaucoup
étaient hors de la ville. Nous avons pu conduire les entretiens sur deux
jours grâce à une grille d'entretien. Cette phase nous a permis de
nous confronter aux différentes réalités professionnelles
des participants, de comprendre leurs difficultés et aussi
d'échanger sur leurs perspectives futures en rapport avec l'institution.
Cette phase n'est pas de moindre importance, car il est nécessaire qu'il
y ait une « synergie entre les besoins de formation individuels,
l'impératif d'améliorer l'efficience et la qualité du
travail ainsi que la nécessité de soutenir un
développement organisationnel stratégique » (Potter et
al. 2003, 202).
Nous avons pu rencontrer effectivement 11 participants et les
entretiens ont duré environ 15 minutes. Aux termes de ces entretiens
individuels, la plupart des interviewés ont déploré leur
manque de compétences en TIC, mais aussi leurs difficultés quant
à conduire les remédiations dans les délais prescrits par
l'administration. A la question de savoir si une formation en gestion efficace
du temps de travail pourrait leur être bénéfique, à
l'unanimité, la réponse est affirmative, ce qui nous a conduit
inévitablement vers la proposition de la Directrice de mettre en
priorité, la formation sur la gestion du temps de travail. Au sortir de
cette phase d'analyse des besoins qui a duré deux (2) semaines, nous
avons pu accompagner la Directrice dans la finalisation de son cahier de
charge.
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