6.4.2. Le
fonctionnement du mécanisme de contrôle
Il est totalement illusoire de vouloir diriger sans en
même temps contrôler, car diriger c'est prendre des
décisions et cela ne peut se faire qu'au moyens d'information sur la
situation passée et à venir. La direction de la MJ et une autre
fonction qui assure le contrôle de gestion seront impliquées dans
ce rôle. Ces deux fonctions sont différentes mais sont intimement
liées.
La fonction de direction consiste à indiquer à
l'ensemble de l'organisation où elle doit aller, et à
l'entraîner sur le chemin à prendre pour y aller. C'est le
rôle de la direction aussi d'organiser la coordination des efforts
individuels pour l'atteinte de buts collectifs.
Le dirigeant gère et arbitre les conflits entre
services ou personnes. Il doit aussi s'assurer qu'il reste bien sur la route
tracée et que c'est aussi le cas pour l'ensemble de l'entreprise. Pour
cela il doit contrôler.
Le contrôle de gestion est une fonction qui, par
l'exploitation du système d'information vise à contrôler,
mesurer et analyser l'activité d'une organisation (entreprise à
but lucratif ou association). Cette fonction doit apporter des
éléments d'information décisifs au management quant
à l'atteinte des objectifs (opérationnels et/ou
stratégiques).
Le système d'information est de plus en plus souvent
constitué par un ERP (Enterprise resources planing), c'est à dire
les données que procurent en Inputs et outputs de la planification et le
processus de la mise en oeuvre du plan. Sur ce système d'information le
contrôleur de gestion puise selon ses besoins dans la comptabilité
analytique, les ventes de prestations, etc.
La comptabilité analytique (qui complète la
comptabilité générale) est un des outils du contrôle
de gestion, permet d'obtenir une imputation par axe d'analyse des flux
financiers et d'aboutir à des comptes de résultat par
activités, par division, ou par projet par exemple.
L'administration des ventes permet de suivre des informations
commerciales telles que les prestations vendues, le chiffre d'affaire,...)
Pour la bonne marche du mécanisme de contrôle, ce
qui est capital, dans notre cas, est la mise en place d'un nouveau
système comptable (général et analytique) au niveau de la
MJ qui établira le système d'analyse des coûts (coûts
directs et indirects). Chacun doit comprendre le rapport entre son travail et
la performance du centre. Ce système produira avec précision des
rapports sur les recettes et les dépenses en combinant les informations
sur le personnel et les informations extraites des fiches d'utilisation de
temps avec les coûts réels encourus. Ces rapports indiquent les
tendances des revenus et permettent de déterminer les efforts de
marketing requis pour combler les déficits budgétaires
éventuels.
Les services et produits seront facturés de telle
manière qu'on pouvait effectivement recouvrer les coûts et
dégager des recettes pour l'organisation. Des objectifs de revenus par
employé seront aussi fixés, exigeant fermement de chacun, la
nécessité de justifier son emploi. Cela suppose que les salaires
et les conditions d'emploi seront révisés conformément
à cette nouvelle orientation. Les descriptions de postes seront
également revues. Il faut mettre en place, par exemple, la gratification
annuelle et des primes de performances.
| 
