6.4. Le système de contrôle ou la mise en place
de contrôle de gestion
6.4.1. Le
mécanisme de contrôle
Le mot contrôle présente un double sens. En
français, le contrôle est une organisation à posteriori qui
consiste à mesurer un écart entre une situation prévues et
une réalité, comme une opération statique. En anglais le
terme contrôle ou plutôt « Control » signifie
la maîtrise à un instant donné d'une situation à
venir, ce qui correspond à une opération dynamique.
Le but du contrôle est de mesurer à chaque
instant l'adéquation de la situation présente par rapport aux
plans stratégiques mis en place. Il est donc nécessaire d'avoir
à sa disposition des outils permettant de mesurer cette
adéquation.
Le contrôle est une pratique, une expérience qui
consiste à comparer, pour un processus spécifique, les objectifs
primitivement établis avec les effets, les résultats
réellement actualisés. La fonction de contrôle de gestion
est la plus souvent la responsable de cette activité.
Le contrôle de gestion a pour mission de s'assurer de la
cohérence entre la stratégie adoptée (où
veut-on aller ?) et les moyens mis en oeuvre sur le terrain (que
fait-on et avec quoi ?). Cela implique plusieurs choses :
· En terme de positionnement, le contrôle de gestion
est un des organes de la direction, même s'il a des liens forts avec le
système comptable ou financier (par exemple).
· Le contrôle de gestion n'est pas un organe
opérationnel, mais un organe d'échange d'information. Pourtant le
contrôle de gestion ne peut se contenter de "cueillir" l'information qui
passe, mais il lui faut la maîtriser complètement et s'assurer de
sa qualité (fiabilité, ponctualité, etc.) ; il aura
besoin d'information spécifique, sans autre usage que celui qu'il en
fera, et il peut avoir besoin de la construire lui-même.
· Le contrôle de gestion ne se limite pas à
donner des chiffres et allumer des indicateurs dans un "tableau de bord", il
construit le tableau de bord et l'adapte en permanence aux objectifs. Il aide
à déterminer les indicateurs pertinents en collaboration avec le
management.
Ainsi, le Contrôle de gestion revient à
vérifier que les objectifs qui sous-tendent la stratégie choisie
sont bien suivis. Cela se fait à partir de tableaux d'indicateurs qui
peuvent mêler des données financières (la
comptabilité analytique) et des données statistiques issues de
l'exploitation, à conseiller les opérationnels à partir de
l'analyse de ses tableaux d'indicateurs et enfin à donner son avis
à la direction sur le choix des objectifs qui sous-tendent la
stratégie.
Le contrôle de gestion n'est pas exclusivement propre aux
contrôleurs de gestion (les opérationnels aussi font du
contrôle de gestion), ces derniers se voient assigner des tâches
spécifiques. C'est pourquoi il se peut qu'un contrôleur suive les
performances au niveau de l'ensemble de l'organisation, qu'un autre (sans pour
autant recevoir le titre de contrôleur de gestion) suive plutôt un
service dont il est responsable ou et qu'enfin un troisième, au sein de
la section, suive de manière plus opérationnelle les projets mis
en place.
Par ailleurs, il appartient à la fonction de
contrôle de gestion de mettre en place les outils permettant de
détecter les écarts, les dérives et les tendances entre
les plans et la réalité. Comme il a été dit plus
haut, il s'agit d'un contrôle non seulement au sens de
vérification, mais aussi au sens de pilotage. Le credo du contrôle
de gestion est qu'on ne pilote que ce que l'on mesure, et le contrôle de
gestion détermine les indicateurs qui seront suivis (mesurés)
ainsi que l'écart de la situation (réelle) avec le but
visé (budget ou autres résultats).
Le contrôle doit aussi, puisque la fonction est dynamique,
proposer des mesures pour corriger les écarts détectés.
C'est au dirigeant dans sa fonction de direction de prendre ensuite les
décisions compte tenu des informations à sa disposition.
Personnel indépendant, rattaché à la
direction ou du président du CA, le contrôleur de gestion assure
les fonctions relatives au contrôle de l'activité de gestion dan
son ensemble, le suivi des ratios des fonds et des limites d'investissements
internes. Il assure aussi le contrôle de régularité des
décisions et des opérations, la cohérence des actions et
de décisions prises ainsi que le respect des procédures.
Le contrôleur de gestion participe aussi à la
définition des objectifs des différents services ou sections,
à la quantification des moyens et à l'analyse des
résultats /objectifs obtenus à travers les outils de
contrôle interne.
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