5.2.5 Les inventaires physiques
Au magasin central deux inventaires sont pratiqués :
les inventaires tournants et de fin d'année.
A l'ASECNA, les inventaires tournants sont faits par le
personnel du Bureau de gestion des stocks, et se déroulent de
manière discontinue sur la période d'avril à
décembre conformément à un planning établi par le
chef de BGS. Cette opération qui est un dispositif du contrôle
interne a pour but de rassurer l'Agence de la bonne gestion de ses stocks.
Chaque
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séquence d'inventaire couvre une période
donnée et porte sur un groupe ou lot d'articles à inventorier. A
la fin de l'inventaire tournant, chaque article est censé avoir
été inventorié au moins une fois durant l'année.
Quant à l'inventaire de fin d'année, il est
continu et intervient en fin de gestion c'est-à-dire en fin
d'année. Il couvre la période de décembre à mars de
l'année suivant celle de la gestion. Il concerne l'ensemble des articles
en stock et connaît la participation du personnel du BGS et des auditeurs
internes en service à l'Agence Comptable.
Quel que soit le type d'inventaire utilisé, les prises
d'inventaires, pour être bien menées, exigent le respect rigoureux
de la procédure ci-après : la préparation de l'inventaire
et le déroulement de l'inventaire.
a) préparation de l'inventaire
Elle consiste à désigner les personnes devant
intervenir dans les opérations d'inventaire et à mettre en place
des instructions à suivre pour le déroulement de l'inventaire.
? nomination d'un responsable de l'inventaire et des
intervenants : le chef de service Approvisionnements et Achat élabore
une note de service désignant les équipes et le responsable
d'inventaires. Ces équipes sont issues du personnel du BGS auquel
s'ajoutent des vacataires. Pour les inventaires de fin d'année, il est
noté la participation des auditeurs internes de l'ASECNA.
? instructions à donner pour la prise d'inventaire: la
même note de service fixe la procédure suivante à observer
:
- l'importance, la date et la durée de l'inventaire ;
- les articles concernés et les différentes
unités de comptage;
- la nature des imprimés utilisés pour la collecte
des informations ;
- la responsabilité de chacune des personnes
affectées à l'inventaire ;
- les méthodes de comptage retenues pour
l'enregistrement des quantités ;
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- la nécessité d'indiquer sur les imprimés
d'inventaire, les articles à rotation lente, dormants et
obsolètes.
b) déroulement de l'inventaire
A l'ASECNA, le travail d'inventaire est organisé autour de
quatre phases successives :
? travail préparatoire : le chef du BGS indique,
à travers une note de service, les dispositions relatives à la
réception et à la livraison des articles au moment de
l'inventaire. Ainsi les stocks réceptionnés en cours d'inventaire
sont conservés à un endroit distinct de la zone de stockage
concernée par l'inventaire afin d'éviter tout risque de double
emploi. Quant aux livraisons, elles sont limitées au strict minimum et
devront concernées les stocks déjà comptés. Cette
note de service indique également l'arrêt de la comptabilisation
des mouvements de stock pendant le déroulement de l'inventaire.
? intervention des équipes de comptage : les
équipes de stockage sont munies de fiches de comptage et
procèdent au système de double comptage. En cas de
différence, un troisième comptage est effectué par une
autre équipe. Si la différence persiste, elle est portée
sur la fiche de comptage. Les résultats du comptage ainsi que les nom et
prénoms des équipes sont portés sur la fiche de
comptage.
? contrôle du travail d'inventaire : le responsable de
l'inventaire centralise les fiches de comptage aux fins d'effectuer les
contrôles suivants :
- s'assure que les équipes de comptage ont
respecté les précautions à prendre au niveau du travail
préparatoire ;
- vérifie la bonne exécution des opérations
effectuées par les équipes de comptage ;
- procède à un quatrième comptage pour
toutes les différences relevées sur les fiches de comptage.
Enfin, il élabore le rapport d'inventaire qu'il soumet
à l'appréciation du chef du BGS.
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