5.2.2 La gestion des stocks de matériel dans le
magasin
Elle se traduit par un bon classement et un bon suivi du
niveau des stocks dans le magasin.
Le classement du matériel dans le magasin est une
opération qui incombe au seul magasinier. Un bon classement permet de
gagner en ressource, notamment en temps. Au magasin central de l'ASECNA, le
classement du matériel consiste à stocker le matériel au
bon endroit. Pour ce faire, le réceptionnaire remet au magasinier le
matériel et le code indiquant le lieu de stockage au magasin. Ce dernier
procède au gisement du matériel dans le bac désigné
par le réceptionnaire. Ces bacs sont visiblement identifiés dans
le magasin par des étiquettes. Par exemple, le gisement d'un article au
local E est identifié par cette codification :
E 38 A 04 02 (E= local, 38=numéro de la travée,
A=alvéole, 04=numéro de l'étagère, 02=numéro
du bac).
Le magasinier suit le niveau théorique des stocks
à partir de COSWIN, logiciel de gestion des stocks. Ce logiciel permet
également d'identifier, dans le magasin, le matériel tournant,
dormant et obsolète.
Le matériel admis temporairement dans le magasin tel
les équipements, les réparables n'est pas enregistré dans
le logiciel COSWIN ; le magasinier suit ce matériel à travers un
registre où sont mentionnées les informations suivantes :
Saïdou Dominique YODA, 21ème Promotion
DESS Audit et Contrôle de Gestion, CESAG Page 79
Conception d'une cartographie des risques opérationnels
liés à la gestion des stocks : cas du magasin central
de
l'ASECNA Dakar (Sénégal)
- la désignation du matériel ;
- la quantité du matériel ;
- la date de dépôt du matériel au magasin
;
- l'identité de la structure
bénéficiaire.
5.2.3 La comptabilisation du matériel
Elle est faite à l'aide du logiciel COSWIN, et concerne
les entrées et les sorties des articles. Le réceptionnaire
comptabilise les mouvements d'entrées de matériel au vu des
BL.
Le magasinier assure la comptabilisation des mouvements de
sorties de matériel au vu des pièces justificatives
appelées DL, DT et BP. Après vérification de ces
pièces justificatives, un agent chargé des inventaires
procède à la validation des saisies effectuées au titre
des mouvements de sorties du matériel.
5.2.4 Les sorties de matériel
Elles correspondent à des mouvements de sorties de
matériels qui se traduisent par des demandes suivies de
prélèvements de matériels en cas de disponibilités
couvrant la quantité demandée.
Au magasin central de l'ASECNA, les sorties de matériel
se font au vu des DL et des BP. Les DL sont émises pour prélever
le matériel technique de fonctionnement destiné aux
Représentations de l'ASECNA tandis que les BP concernent
l'enlèvement des fournitures et matériels bureautiques
destinés à la consommation des structures de l'ASECNA à
Dakar.
Dans la pratique, le chef du Bureau Approvisionnement
crée dans le logiciel COSWIN une DL sur la base d'une DM qui est un
besoin exprimé par une Représentation de l'ASECNA dans un pays
membre. Il transmet, via le logiciel COSWIN, ce document appelé DL au
magasinier. Ce dernier, après vérification de la DL,
procède à la sortie du matériel qu'il remet à un
autre agent du BGS pour le colisage. Après la mise sous emballage du
matériel, ce dernier transmet, « main à main » la DL
accompagnée du bordereau descriptif du colis, à l'agent du
comptoir pour émission d'un document appelé facture. Après
vérification, le chef
Saïdou Dominique YODA, 21ème Promotion
DESS Audit et Contrôle de Gestion, CESAG Page 80
Conception d'une cartographie des risques opérationnels
liés à la gestion des stocks : cas du magasin central
de
l'ASECNA Dakar (Sénégal)
de BGS signe la facture et la fait enregistrer par l'agent
d'expédition qui indique la date de transmission au Bureau Transit sur
un carnet à souches numérotées.
La facture est établie en quatre exemplaires et
reçoit les destinations suivantes: classement comptoir, classement
expédition+colis, Bureau Transit, destinataire du courrier.
Mais depuis 2009, face aux difficultés
récurrentes de fonctionnement du logiciel COSWIN empêchant
l'émission de DL, le Bureau Approvisionnement a développé
une alternative qui consiste à émettre manuellement des documents
de prélèvement appelés DT. Le magasinier, au vu de la DT,
procède à la sortie du matériel ; il enregistre la DT en
mentionnant, dans un registre ouvert à cet effet, la désignation,
le montant et le destinataire du matériel. Le Bureau Approvisionnement
devra veiller à régulariser les DT par émission de DL
dès la reprise du bon fonctionnement du logiciel COSWIN.
Quant aux BP, ils sont émis par les services de
l'ASECNA basés à Dakar en vue de satisfaire leurs besoins de
consommation. Dans la pratique, le BP est signé par le chef de service
dont un représentant le transmet « main à main » au
magasinier. Ce dernier vérifie d'abord dans le logiciel COSWIN les
quantités théoriques disponibles en magasin ; en cas de
disponibilité, il se déplace ensuite dans le magasin au lieu de
gisement indiqué pour prélèvement et remise du
matériel au représentant du service après avoir
daté et signé le BP ; il porte également les
quantités effectivement servies sur le BP. Après cette
opération, le magasinier comptabilise la sortie du matériel en
saisissant dans le logiciel COSWIN toutes les informations figurant sur le BP.
Chaque jour, un agent chargé des inventaires centralise les BP pour
contrôle et validation dans le logiciel COSWIN.
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