à‰valuation des pratiques de knowledge management (gestion des connaissances) à la Simatrac: une étude à partir de la gestion des fins de carrière

B. L'organisation de la gestion de la relève à travers le KM en théorie.

Les points principaux d'organisation de la gestion de la relève par le KM sont les suivants ^24(*):

1. Définir au sein de l'équipe des modalités permettant de capitaliser les connaissances acquises

a) Arrêter les principes de la constitution d'une mémoire au niveau du service.

b) Intégrer ce type de préoccupation dans le plan

2. Contractualiser avec le partant la capitalisation et le transfert des connaissances :

a) Expliciter les enjeux.

b) Arrêter les finalités de la capitalisation.

c) Lister les résultats attendus.

d) Indiquer les délais, les échéances.

e) Définir les modalités de contrôle et d'évaluation.

f) Organiser si nécessaire la prise en charge collective des activités du partant.

3. Un besoin des binômes et des trinômes

Une pratique non de moindre importance est le fait d'organiser au sein des équipes des binômes, des trinômes ou autres. Cette pratique très souvent muette et même parfois inconsciente pallie en effet aux difficultés relatives aux départs inopinés. L'unité de production ne souffrira que de la diminution de la production mais l'on peut profiter de l'un du binôme pour transmettre l'expertise à un nouveau et retrouver l'allure normale de la production.

4. Assurer un suivi ou réguler

a) Considérer la démarche de capitalisation comme un projet spécifique et appliquer le même type de suivi (résultats spécifiques attendus ; échéancier ; tableau de bord ; contrôle,...).

b) Faire le point régulièrement avec l'agent concerné afin de réguler la progression en conséquence.

5. Prendre en compte cette dimension dans l'évaluation de l'agent

a) Porter un jugement de valeur au moment de l'entretien d'évaluation sur les résultats atteints en matière de capitalisation et de transfert.

6. Evaluer la pertinence de la démarche suivie

a) Tirer un bilan avec l'agent concerné au moment de l'entretien d'évaluation afin de recueillir son avis sur la démarche suivie (points forts, points faibles, pistes d'améliorations possibles,...).

b) Collecter les problèmes induits par le départ de l'agent auprès du reste de l'équipe afin de mettre en place un dispositif plus performant pour le prochain départ.

c) Mettre en place des procédures de partage des connaissances (organiser l'échange).

7. Créer et faire vivre la mémoire du service

a) Mettre en place une « banque de données interne » efficace, c'est mettre à disposition l'information « vivante » : celle qui permet à l'équipe d'assurer ses missions (manuels de procédures, ouvrages, documents de référence, exemples de productions réalisées, documents de capitalisation...).

b) Organiser un système d'archivage efficient (possibilité de retrouver rapidement un ancien dossier).

c) Définir les différentes modalités permettant d'accéder à la mémoire du service.

d) Définir les responsabilités. (Qui assure la collecte des données et la gestion de cette base documentaire ?).

* ²⁴ Gilles Aymar « Conserver au sein d'un service les connaissances d'un partant » in La Lettre du CEDIP n° 21 - avril 2002,