3.4. CRITIQUE SUR LES FICHIERS DE DONNEES
Le système d'information de gestion académique
à l'Institut Supérieur de Commerce de Kinshasa est
constitué des deux aspects : l'aspect statique et l'aspect dynamique.
L'information ou la donnée représente l'aspect statique de
l'entreprise qui doit garder une certaine stabilité et répondre
à une utilité continue.
Lors du recueil et de l'analyse de l'existant, nous avons
remarqué que le cycle de vie d'une information a une durée d'un
semestre ou d'une année. Et la même information est de nouveau
saisie, sous les mêmes conditions, le semestre suivant ou l'année
suivante. Alors que cette information devrait suivre les années
d'études de l'étudiant et vivre durant tout son parcours à
l'université dans un et un seul fichier de données.
En d'autres mots, chaque opération, et suivant
l'état d'un document, contient son propre fichier. Par
conséquent, un fichier de données unique pour cette
opération doit être constitué par le Centre de Traitement
Informatique, avec comme conséquence la redondance des données et
la multiplicité de fichiers avec les mêmes informations.
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3.5. CRITIQUE SUR LES DOCUMENTS
Eu égard au processus de «Préparation
et Suivi des délibérations », nous porterons des
remarques sur la façon d'établissement manuel :
? de certaines grilles de délibérations qui,
très régulièrement, n'affichent pas des totaux et des
pourcentages exacts ;
? des procès-verbaux de délibérations
qui, très souvent, ne concordent pas avec les données des grilles
de délibérations.
? des relevés des cotes et des matières, ainsi
que d'autres documents dont les données proviennent des grilles de
délibérations, affichent des résultats discordants.
Se référant au processus de « gestion
des inscriptions et réintégrations », nous ferons
remarqué que l'établissement manuel des documents ne
fiabilise pas et ne minimise pas le délai de réponse pour
l'obtention des résultats, notamment :
> le registre d'inscription n'a pas d'importance.
Car, après l'enregistrement des informations d'achat des formulaires
d'inscription, il ne sert absolument à rien et ces mêmes
informations doivent être ressaisies à l'ordinateur à
partir des formulaires.
> le cahier d'enrôlement crée le double
emploi par rapport à la ressaisie de ces mêmes informations
à l'ordinateur alors qu'il y a des listes définitives qui
aideraient à cette opération.
> le cahier de scolarité crée
également le double emploi ; car le prélèvement (des
éléments de dossiers reconstitués) a été
déjà effectué lors des inscriptions des nouveaux
candidats.
En grosso modo, le mode de traitement ou
d'établissement manuel des documents engendre des multiples
problèmes, notamment :
· l'inefficacité et la lourdeur dans la
réalisation des tâches,
· le risque d'erreur trop élevé dans la
production des résultats,
· la difficulté de recherche des informations
à causse de l'encombrement de tas des dossiers.
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