2.2.2. LE PROCESSUS DE `'PREPARATION ET SUIVI DES
DELIBERATIONS»
2.2.2.2. ORGANIGRAMME D'UN BUREAU DE JURY1
Avant l'effectivité des opérations du processus
de Préparation et Suivi des délibérations, le
Comité de Gestion, par l'intermédiaire du Secrétaire
Général Académique, crée des bureaux de jurys
devant suivre le déroulement de délibérations pour une
session donnée. Ipso facto, ceux-ci sont abrogés après les
dépôts des procès-verbaux de
délibérations.
Il est à souligner que ce bureau est formellement
indépendant. C'est-à-dire lorsqu'il n'est pas encore
abrogé, aucun autre organe interne ou externe à l'institut ne
peut lui dicter des ordres ou des directives à suivre. En plus, les
travaux du jury sont strictement gardés secrets.
1 Décision portant création des bureaux
de jurys chargés du suivi des délibérations à
l'I.S.C./KIN., année académique 2003 - 2004.
64
Ainsi donc, l'organigramme fonctionnel d'un bureau de jury de
délibération se présente comme suit :
Président de jury
|
Membres de jury
|
Assistant du S.G.AC.
|
Secrétaire de jury
|
2.2.2.3. DESCRIPTION DES ACTIVITES
La délibération est un ensemble
d'opérations qui consistent à préparer la saisie des cotes
et le calcul des points des étudiants, et de les suivre (pour une classe
et pour une année académique données) jusqu'à la
prise d'une décision finale de jury ; décision se rapportant
à la mention de l'étudiant pour les examens d'une session
concernée.
En d'autres mots, le processus de «
Préparation et Suivi des délibérations » est
un ensemble d'activités suivies organisées conjointement par les
bureaux de jurys, les départements et les services académiques en
vue de sélectionner les étudiants ayant passé la session,
de calculer leurs points, leurs pourcentages obtenus et les statistiques
appropriées, d'analyser leur cas, d'opter une décision pour ce
dernier et de publier leur résultat. En outre, dans cette gestion,
certaines autres activités connexes y sont associées, comme la
production des procès-verbaux de délibérations, des
palmarès, des listes des ajournés, des listes des
réussites...
En conséquence, cette gestion dépend fortement
des sessions organisées périodiquement à des moments bien
précis suivant le calendrier académique, notamment :
- la période des examens de contrôle pour les
classes de recrutement ;
- la période des examens de mi-session pour les classes
montantes sauf les classes terminales ;
- la période des examens de hors session pour les
classes terminales ;
- la période de la première session pour tous les
étudiants ;
- la période des examens de la deuxième session
;
65
- la période de session spéciale
(généralement au mois de février).
Cela étant, la description chronologique des
opérations relatives au processus de « Préparation et
Suivi des délibérations » se présente comme suit
:
1° Remise des listes de transcription des
cotes (les points des interrogations, des travaux pratiques, des examens ainsi
que les points des rapports de stage et des défenses de travaux de fin
de cycle de graduat ou de licence) aux enseignants dont les examens ont
été présentés à une session
donnée.
2° Dépôt des listes de cotes par
lesdits enseignants aux bureaux des jurys de délibérations, via
les départements, à une date bien déterminée.
3° Dépôt des listes de cotes par
les bureaux des jurys de délibérations au Centre de Traitement
Informatique en vue de calculer les points et les pourcentages obtenus par les
étudiants ainsi que les statistiques appropriées.
4° Transmission des grilles de
délibérations par le Centre de Traitement Informatique aux
bureaux de jurys en vue d'examiner les différents cas des
étudiants sur base des critères de délibération
arrêtés et de publier les résultats.
5° Péréquation des cotes des
étudiants, par les bureaux de jurys, en fonction du résultat
obtenu en observant avec attention les critères de
délibérations arrêtés.
6° Remise desdites grilles au Centre de
Traitement Informatique pour le toilettage afin que celles-ci soient
affichées aux valves par les bureaux de jurys. A partir de cette
opération, le Centre produit également les procès-verbaux
de délibérations, et par la suite les palmarès de la
session (première session, deuxième session ou la session
spéciale) ainsi que tant d'autres documents produits à la demande
de la Direction des Services Académiques ou par les Sections
(Départements).
| 
