4.1.2.4. Conception d'un tableau de bord
La conception du tableau de bord se fait à travers des
étapes claires et précises. Les étapes de la conception du
tableau de bord sont :
· analyse de la mission et définition des
objectifs
Le tableau de bord est adapté à des
responsabilités, il faut donc situer clairement les
responsabilités, les missions puis les objectifs confiés à
chaque responsable. On ne peut juger les responsables que sur la base d'un
objectif de départ ;
· identification des facteurs clés de
succès
Les tableaux sont basés sur des compétences qu'il
faut maîtriser ou des conditions, ce sont les FCS (forces clés de
succès) à respecter pour atteindre l'objectif assigné. Il
revient de les identifier et de sélectionner les plus
caractéristiques ou les plus pertinents, certains pouvant englober
d'autres. C'est l'étape la plus délicate et la plus importante
parce que ces FCS sont les moyens pour atteindre les objectifs. La
qualité et la pertinence du tableau de bord en dépend donc;
· choix des indicateurs
Un indicateur de performance est une information devant aider un
acteur, ou groupe d'acteurs, à conduire le cours d'une action vers
l'atteinte d'un objectif ou devant leur permettre d'en évaluer le
résultat.
L'indicateur n'est pas une mesure objective mais il est construit
par l'auteur, en relation avec les objectifs qu'il poursuit et avec le plan
d'action qu'il conduit. L'indicateur de performance n'est pas
nécessairement un chiffre. Il peut être un jugement qualitatif, un
signe binaire, un graphique ...
Un indicateur est un outil de gestion élaboré,
réunissant une série d'informations
 Sa raison d'être (objectif stratégique auquel il
se rattache) ;
 La désignation d'un acteur chargé de le produire
;
 La désignation d'un acteur responsable de son niveau et
censé maîtriser les leviers d'action correspondants ;
 La périodicité de production et de suivi de
l'indicateur ;
 Sa définition technique : formule de calcul ou
convention de calcul, source nécessaire à sa production ;
 Les modes de segmentation ;
 Les modes de suivi ;
 Le mode de présentation.
En résumé l'indicateur est l'information qui rend
compte de l'évolution du FCS choisi. On peut en choisir plusieurs pour
un même FCS pour éviter les effets indésirables. Les
indicateurs peuvent être monétaire, physiques, quantitatifs ou
même qualitatif et doivent aussi être fiables, objectifs et simples
à la compréhension pour donner une image fidèle.
Si l'indicateur choisi est qualitatif par exemple, on peut
apprécier l'évolution à travers des notes telles que
+++ ou --- ... ou A, B, C ;
· réalisation du tableau de bord
o identification des valeurs cibles, normes, ou clignotants pour
chaque indicateur
Il est impératif de choisir une ou des valeurs cibles
parce que cela incitera le dirigeant à réagir
immédiatement et pourra lui permettre la lecture aisée et facile
du tableau de bord;
o choix de la présentation ;
o organisation et collecte des informations
A cette étape, il suffit d'identifier les informations
utiles à insérer dans le tableau et d'organiser le processus de
collecte de ces informations. L'information doit être filtrée car
« trop d'information tue l'information ». Cette partie
devrait être consignée dans le manuel de procédure du
service ;
o production du tableau de bord.
Il faut dire qu'il n'existe pas une présentation et encore
moins une architecture type du tableau de bord, il peut être vertical ou
horizontale. Le plus important, c'est qu'il soit clair, lisible,
compréhensible. Et que par ailleurs, qu'il contienne les informations
nécessaires à son destinataire.
Le tableau de bord de l'entreprise doit être aussi pratique
et aussi perfectionné que celui d'une centrale nucléaire ou un
avion de ligne mais simple d'utilisation, clair et précis pour permettre
un dispositif de guidage et de contrôle de l'entreprise.
Le tableau de bord est un outil privilégié du
contrôle de gestion ; tel qu'on pourra écrire sans aucune
hésitation que : Contrôle de gestion = Tableau de
bord ; mais sa vocation est plus large. Il est un instrument
de mesure de tous les aspects de la vie de l'entreprise.
En définitive, la forme et les conditions d'utilisation du
tableau de bord sont propres à chaque entreprise et expriment
l'originalité de sa structure et ses objectifs.
La périodicité de présentation doit
correspondre au poste de responsabilité et aux types d'informations
traitées.
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