3 - Pourquoi avoir recours à l'externalisation
documentaire ?
3 - 1 - Les motivations des professionnels de
l'information
Les raisons conduisant les services de documentation à
recourir à l'extérieur sont très diverses et varient selon
les fonctions déléguées. Ainsi, les motivations peuvent
être d'ordre temporel, technique ou encore organisationnel. Utiliser
l'externalisation pour réaliser des tâches documentaires
relève du management d'un service de documentation. Il s'agit pour les
professionnels de l'information d'optimiser le service qu'ils rendent à
leurs usagers. Lorsqu'ils évoquent les raisons qui les ont poussé
à se tourner vers des prestataires, les documentalistes sont donc 38,46%
à affirmer que le manque de temps est l'un de leurs principaux motifs.
On peut mettre ce chiffre en relation avec les 15,38% de documentalistes qui
espèrent que la sous-traitance sera un moyen de se recentrer sur leur
métier de base. Ces deux réponses montrent que recourir à
cette solution permettrait aux professionnels de déléguer la
réalisation de tâches jugées fastidieuses ou
répétitives, comme la numérisation ou la reliure. Les
professionnels de l'information pourraient alors se concentrer sur la
réalisation de nouveaux produits à plus forte valeur
ajoutée. Par ailleurs, la gestion des abonnements par les agences
représente aussi un gain de temps car elles évitent les multiples
contacts avec les différents éditeurs. De plus, les
capacités techniques du prestataire recueillent 19,23% des
réponses des enquêtés et se trouvent être la
deuxième réponse la plus fréquemment donnée. Les
services de documentation n'ont pas forcément les moyens financiers
nécessaires à l'acquisition de matériel pour
numériser des documents ou encore pour l'achat de logiciels
spécifiques, d'autant plus que ce matériel ne resservira peut
être pas ultérieurement. Il est intéressant de remarquer
que seuls 11,54% des documentalistes ont mis en exergue les coûts. Ce
faible taux peut paraître étonnant compte tenu de la demande
toujours plus forte faite aux services de documentation concernant la
rentabilité et la rationalisation des coûts. En effet, la
structure documentaire doit intégrer de plus en plus la logique
économique de l'entreprise et présenter à la Direction un
budget satisfaisant. Ce chiffre pourrait donc s'expliquer par le fait que la
majorité externalise la gestion des périodiques comme le montre
le tableau ci-après :
Question 1: quelle(s) tâche(s)
externalisez-vous ?
|
Fonctions
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Effectifs
|
Pourcentage
|
|
gestion des périodiques
|
15
|
42,86%
|
|
Veille
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2
|
5,71%
|
|
Numérisation
|
6
|
17,14%
|
|
Revue de presse
|
3
|
8,57%
|
|
Catalogage, indexation
|
2
|
5,71%
|
|
Synthèse documentaire
|
0
|
0,00%
|
|
Recherche d'informations
|
2
|
5,71%
|
|
Recherche de documents
|
1
|
2,86%
|
|
Gestion d'un site Web
|
2
|
5,71%
|
|
Autre
|
3
|
8,57%
|
|
|
|
|
|
Total
|
36
|
100,00%
|
Cette fonction ayant pour principal objectif de simplifier
l'administration du centre.
Lorsque la décision d'externaliser a été
prise, le recours plus ou moins fréquent aux sous-traitants et
l'utilisation de leurs prestations font apparaître de nombreux avantages.
Ces derniers se rapprochent, bien entendu, des motifs d'externalisation
exposés précédemment. Ainsi, le gain de temps est
mentionné dans 24,14% des cas. L'une des documentalistes a même
ajouté que la sous-traitance permettait de remédier au manque de
moyens humains. En effet, ils doivent faire face à un nombre croissant
de tâches suite aux évolutions du monde de l'information sans pour
autant disposer de plus de moyens financiers. 27,59% réaffirment que
cette solution permet de simplifier la gestion de leur service notamment pour
les périodiques en ayant plus qu'un seul intermédiaire. Mais
faire appel à des prestataires permet également d'accroître
la flexibilité de la structure cliente et devient un
élément stratégique pour l'organisme. L'entreprise et le
service de documentation doivent s'adapter à toutes les
évolutions de leur milieu voire même les anticiper, il leur faut
donc être réactif à leur environnement. Les prestataires
sont parfois un recours du fait que les centres de documentation peuvent ne
faire appel à eux que ponctuellement. Cet aspect a d'ailleurs
été évoqué par l'une des documentalistes. En effet,
les contraintes budgétaires des centres ne leur permettent pas
forcément de recruter une personne ayant des capacités techniques
ou une expertise intéressante comme dans le cadre d'une activité
de veille. L'externalisation représente alors une souplesse dans la
gestion du service. Il est aussi plus facile, pour le responsable, de se
séparer d'un prestataire plutôt que d'un employé en cas de
mauvaise qualité des travaux. De même, recourir à un
sous-traitant libère de certaines contraintes comme l'absentéisme
ou encore les congés. Malgré l'indisponibilité du
documentaliste, le service continue d'être assuré et permet aux
usagers d'obtenir les informations dont ils ont besoin, l'offre reste stable.
Toutefois, cette réflexion pourrait menacer la place du professionnel au
sein de l'organisme dans une société de l'information
régit comme n'importe quel autre secteur économique. La recherche
d'économies budgétaires et de rentabilité pourrait
inquiéter le professionnel s'il ne cherchait pas à
développer de nouveaux produits ou services à plus forte valeur
ajoutée qui justifierait alors son emploi. Cette flexibilité est
aussi un moyen de se recentrer sur les activités constituant le coeur du
métier de documentaliste. Enfin, 3,45% des professionnels constatent les
bénéfices apportés par les outils de gestion
informatisés mis à disposition par certains prestataires. Ils
permettent notamment d'accélérer les procédures.
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