2 - Formaliser la relation
2 - 1 - Rédiger le contrat
Le contrat confirme la collaboration entre les deux parties et
sa rédaction est généralement faite par le fournisseur.
Quant au donneur d'ordre, il doit impérativement vérifier les
clauses du contrat pour les faire changer en cas de désaccord. Il est
essentiel de contractualiser la relation puisque ce document est censé
protéger chaque partie par la présence de clauses juridiques qui
confirment les responsabilités de chacune. Il n'existe bien entendu
aucun contrat type, tout dépend de la prestation. Néanmoins, sa
négociation et son élaboration répondent toujours aux
mêmes principes et doivent correspondre aux objectifs exposés dans
le cahier des charges. Le contrat représente d'abord, pour les deux
parties en cause, un outil de travail. En effet, ce document peut favoriser la
relation entre les acteurs car le prestataire doit clairement y expliquer les
fonctions documentaires qu'il va réaliser, c'est un exercice de
transparence indispensable. Il évite les ambiguïtés et les
deux parties peuvent s'y reporter, il prévient ainsi des
éventuels problèmes d'interprétation. L'adoption d'un
langage commun permet aux différents protagonistes d'éviter les
malentendus. Il permet, aux deux parties engagées, de se comprendre afin
d'optimiser leur relation et de réaliser une prestation adéquate.
Par ailleurs, le donneur d'ordre a la possibilité d'exiger que des
clauses de confidentialité soient intégrées,
particulièrement dans le cas de prestations élaborées.
Lors de missions ultérieures, pour des prestations de veille par
exemple, le donneur d'ordre peut souhaiter que l'exploitation des
résultats par le fournisseur soit strictement limitée. Le
prestataire ne pourra donc pas réutiliser ces informations pour les
livrer à d'autres clients, éventuellement concurrents de cet
acheteur.
De plus, le contrat est un outil de gestion qui doit
être adapté au donneur d'ordre et décrivant les
modalités de la prestation en reprenant des éléments du
cahier des charges. Il expose également la méthode de
réalisation que le prestataire envisage de suivre, les moyens à
employer, le calendrier prévu et mentionne les responsables de la
mission de part et d'autre. Un bon contrat peut se définir comme le
résultat d'une excellente compréhension mutuelle. Cependant, une
documentaliste a souligné que, dans son engagement avec une agence
d'abonnement, la définition des responsabilités n'était
pas claire. En cas de litige, elle ne savait pas vers qui elle devait se
retourner, l'agence ou l'éditeur. Le contrat peut inclure le cahier des
charges afin de repréciser le contexte dans lequel évolue le
client et les modalités techniques auxquelles le sous-traitant doit
répondre. Il reprend aussi les souhaits et objectifs attendus. Le
résultat du service externalisé doit être formalisé.
Il comprend également le niveau de valeur ajoutée attendue par le
client, par exemple : un dossier structuré ou une simple
présentation de données. Si le contrat reste assez
général, le prestataire aura plus de flexibilité dans le
choix des moyens à utiliser. Dans ce cas de figure, le donneur d'ordre
ne devrait pas oublier son rôle de supervision et de pilotage. La
rétribution financière du prestataire y est également
consignée et sert alors de garantie à celui-ci, d'autant plus que
la transparence sur les tarifs pratiqués évite les
ambiguïtés. De même, dans le cas de contrats pluriannuels, la
flexibilité peut se concrétiser par des clauses prévoyant
l'évolution des coûts et des services selon les fluctuations de la
conjoncture.
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