I.3- Le sous système documentation
Selon Michel J48 : « la documentation assure
plusieurs missions [...]. Elle est la clé
du système de veille informative [...], elle est une
ouverture sur le monde interne
de l'entreprise, assurant par là, la fluidité des
échanges d'informations. Elle est un support logistique des
activités quotidiennes en aide à la décision, elle devient
un d
un document-action ; Par ailleurs, elle contribue largement
à la stimulation de la
48 de la créativité en documentation.
Autres perspectives pour la formation.- In : bibliothèques de France,
t.35.-
1990.- pp.193-201
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Conception d'un système de gestion globale de
l'information documentaire au sein de la Caisse Nationale
de Sécurité Sociale du Burkina
Faso
culture d'entreprise et peut constituer un fermement de
développement d'une
culture générale professionnelle [...] »
La dynamisation de la structure en place au sein de la Caisse
s'impose d'elle même net est nécessaire en vue de lui donner toute
la dimension définie par J .Michel .
Ce sous-système documentation aura pour missions
essentielles de :
- fournir aux agents et usagers externes de l'institution,
un appui documentaire et informationnel sur la sécurité
sociale ;
- d' acquérir de la documentation en fonction des besoins
des agents ;
- de diffuser des dossiers documentaires et autres outils
d'informations à l'intention des agents ;
- de développer une coopération
poussée avec d'autres structures surtout le centre de
documentation de l'Association Internationale de Sécurité
Sociale et les centres documentaires d'autres Caisses de
sécurité sociale ;
- d'offrir des services de références en
orientant les utilisateurs vers les centres de
ressources appropriés ;
- d'informer et de renseigner les usagers sur la
sécurité sociale.
Pour atteindre ces objectifs, les fonctions suivantes doivent
être développées :
I.3.1-l'acquisition des documents
En vue d'accroître son fonds et de le rendre
conforme aux désirs des agents, l'achat d'ouvrages est le
mode le plus approprié afin d'améliorer la
qualité du fonds documentaire.
Une commission d'acquisition devra être mise en
place et regrouper cinq à dix membres comprenant les agents des
différentes directions . Cette commission aura pour rôle de se
pencher sur les propositions faites par les agents suite à des
enquêtes qui seront menées.
Une autre solution est l'acquisition par dons ou
coopération de documents grâce aux institutions de
sécurité sociale comme l'Association Internationale de
Sécurité Sociale
(AISS) ; la Conférence Interafricaine de Prévoyance
Sociale (CIPRES) ; l'Organisation
Internationale du Travail (OIT) ; le Centre Régional
Africain d'Administration du Travail
(CRADAT) et les institutions de sécurité
sociales d'autres pays comme la France qui
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de Sécurité Sociale du Burkina
Faso
possède déjà un portail dans le
domaine qui est : www.Secu.com , le panorama de
l'actualité Internet dans le domaine de la
sécurité sociale animé par Gérard
BIETH49.
Un accent particulier doit être mis sur
l'abonnement des périodiques dans le domaine de la
sécurité sociale, la prévention du travail et
maladies professionnelles et le droit du travail . L'abonnement aux
journaux est nécessaire et les agents doivent faire des efforts pour
remettre un exemplaire des études et rapports dont ils sont les
concepteurs suite à des missions qu'ils auront effectué à
l'intérieur et à l'extérieur du pays..
La mise en place d'un portail d'entreprise, par
l'intermédiaire du site de
l'institution sera un puissant outil qui favorisera la diffusion
de ces documents.
I.3.2-le traitement des documents
Les opérations suivantes son à menées :
:
Ø l'enregistrement : un registre d'entrée sera
mis en place pour l'enregistrement des documents avec tous les
éléments d'identification ;
Ø le bulletinage : elle consistera au pointage des
périodiques et des revues que la Caisse aura acquis, ce qui
permettra de suivre les commandes. Il faut noter qu'actuellement,
l'institution est abonnée à peu de périodiques. Donc, il
faut convaincre les responsables sur la nécessité de s'abonner de
nouveau ;
Ø l'estampillage : l'institution doit disposer de cachet
pour une appropriation de tout document acquis ou conçu par elle.
Ø l'analyse documentaire : : elle consistera
à faire le referencement, le résumé et l'indexation des
différents documents en vue de constituer un
véritable catalogue ou base de données ;
Ø le classement de documents se fera en fonction des
thématiques retenus et en s'appuyant sur les systèmes de
classifications normalisés (DEWEY et CDU). Les périodiques et
revues seront classés dans les boites d'archives en fonction des titres
et seront gérés par le fichier Kardex qu'il faut payer.
I.3.3-la diffusion de l'information
Elle se fera par la mise à disposition de produits
documentaires susceptibles de répondre aux besoins des utilisateurs .
les dossiers documentaires conçus sur les thèmes les plus en vue
au
49 Chargé de développement des
Nouvelles Technologies à la Caisse Primaire Maladies d'Annecy.
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Faso
sein de l'institution, tels les dossiers sur profils
concernant chaque directeur ou personne
ressources (des Who's Who), l'historique et les
évolutions de l'institution seront élaborés ; en outre, un
journal interne de l'entreprise doit être mis en place : pour ce faire le
journal « echo- cnss » doit être relancé.
La mise en oeuvre d'une base et banque de données
documentaire favorisera la consultation des documents, et permettra de mettre
en place pour la direction des ressources humaines une bases de données
des demandeurs d'emplois.
Après avoir mis en place la structure institutionnelle, il
sera urgent de mettre à sa disposition des locaux appropriés.
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