I.2- Le sous système archives et gestion des
archives intermédiaires et historique
Ce sous-système prendrait en charge la gestion des
archives intermédiaires et définitives. Il
comportera les fonctions suivantes :
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Faso
I.2.1- la fonction de traitement
Elle consistera au triage, au classement et à l'analyse
des documents existants au sein des bureaux dans un parfait état de
gestion. Nous pouvons trouver ces documents qui constituent des archives
intermédiaires et inactives au sein des secrétariats et au sous
sol
du nouvel immeuble conservés dans les armoires.
le tri sera basé sur les trois
méthodes définies par Xavier LAUBIE, attaché
de conservation aux Archives Départementales des Côtes
d'Amor47, que sont :
1- l'évaluation des fonds ou des documents à
traiter qui se résume ainsi qu'il suit :
- la connaissance du fonds à trier : un accent
particulier sera mis sur un sommaire inventaire de ces documents,
voire leur typologie, leur date et le type de classement
adopté.
Les documents conservés par les
secrétariats sont composés essentiellement de
correspondances internes et externes, des décisions
émanant de la direction générale, de la direction des
ressources humaines, de la direction comptable et autres
services producteurs de documents). Ces différents documents qui datent
des années 1972 à nos jours, sont conservés dans un
parfait état dans des chronos ; Leur gestion ne poserait pas
de difficulté ;
- la définition des objectifs du tri : cette
opération favorisera l'allègement des chronos, qui renferment
des pelures, des brouillons et de multiples exemplaires de
copies de documents, gonflant inutilement les chronos.
L'opération de tri, permettra aussi, un repérage de certains
documents et la mise en place de postes de classement au sein de ces
entités
- la détermination des critères de tri : nous
serions tentés dans ce cadre de faire des tris
chronologiques pour les documents qui sont dans les
chronos, des tris thématiques pour les dossiers du personnel et
allocataires compte tenu des sous dossiers qui les composent et
même des tris alphabétiques pour les dossiers nominatifs
existants.
2- la phase d'exécution de l'opération de tri
consistera à :
- indiquer clairement la méthode de travail retenue pour
mener de telle opération de tri :
le tri se fera en conformité avec le tableau de
conservation en tenant compte des recommandations des autorités de
la Caisse : en effet des instruments juridiques (code
47 Priorité au tri .-In :Archimag, n°82,
mars 1995.-p42
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de sécurité sociale, code des impôts, code du
travail, statut du personnel, convention
collective interprofessionnelle) et des actes administratifs
(les circulaires, les notes de services et décisions) seront
employés pour la facilitation dans les règles de l'art de ces
opérations de tris ;
3- le bilan du triage :
- il consistera à enregistrer et dresser un bilan de toute
politique d'élimination (volume
au départ et résultat obtenu) : un
rapport final sera élaboré à l'intention des
responsables pour le suivi et la pérennisation de cette opération
de tri ;
I.2.2- le classement des documents
Il se fera par pièces à l'intérieur des
dossiers sémi-actifs et inactifs (dossiers nominatifs du personnel et
prestataires) et par dossiers en fonction du cadre de classement (les
classements adoptés dans la gestion des dossiers allocataires, du
personnel et employés sont d'ordre alphabétique) . Le triage des
documents se fera à la base, depuis la phase de création des
documents jusqu'à son classement comme archives définitives
: En effet, notre implication dans la gestion à la base des
archives reste une nécessité afin de décongestionner
et de maîtriser les documents et dossiers depuis leur création.
Cela est d'autant plus important que des dossiers entiers ont
été perdus suite au suivi d'une affaire : cas des
dossiers de reconstitution de carrière ou de demande de
réhabilitation administrative.
I.2.3- Analyse
Les documents seront analysés, côtés et
classés dans des boîtes d'archives ou sanglés : la prise en
charge de ces documents après leur traitement consistera à leur
intégration au sein d'une salle de conservation qui sera définie
à cet effet. L`utilisation de boîtes d'archives standards sera
conseillée. Elles seront achetées sur la place du marché
ou feront l'objet de commande.
I.2.4- La fonction de conservation
La fonction conservation consistera à la gestion à
long terme des documents qui n'ont plus
de valeur administrative probante ( les documents comptables
et essentiels, les dossiers du personnel et employeurs). Certains dossiers,
comme ceux des prestations seront conservés pendant un certain temps, en
tenant compte du calendrier de conservation et des textes en
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la matière et feront l'objet de microfilmage et
d'échantillonnage ; en vertu de leur
caractère de mémoire, certains documents
seront transférés au Centre national des Archives. Pour
que cette fonction joue pleinement son rôle, il faut mettre en
place des conditions idoines pour la conservation des documents (un
dépôt répondant aux normes de conservation, des
équipements (mobilier de rangement et d'archivage) qui va
des rayonnages d'archives) adaptés.
D'ores et déjà, la prise en charge du
passif conservé au service promotion des assurés sociaux
qui fait déjà l'objet de traitement sommaire nécessite une
conservation définitive conformément à leur valeur
probante et historique et conformément aux textes légaux.
I.2.5- La fonction de diffusion
Elle doit se faire en tenant compte des règles de
conservation édictées par la commission des archives qui sera
mise en place .
Dans, une opération de GED et de records
management, seul les services intéressés pourront consulter
leurs documents à partir de mots de passe. Des restrictions
d'accès peuvent être appliquées à certains agents ne
faisant pas partie du service.
Des instruments de recherches doivent être
élaborés afin de faciliter la consultation des documents et
d'avoir une vision globale du fonds disponible ( répertoire
corporatif des documents administratifs, guides thématiques...).
D'ores et déjà, certains documents ne pourront
être consultés que par les agents de ces services,
véritables utilisateurs de leurs documents : ce sont les dossiers du
personnel
pour la gestion de la carrière des agents, les
dossiers allocataires pour la gestion des prestations, les dossiers
employeurs pour la gestion et le suivi des cotisations des employeurs,
les dossiers de gestion d'affaires (dossiers sensibles) qui sont
gérés entre la direction générale et les
ministères ou certaines directions.
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