CHAPITRE II- CONSTRUCTION , EQUIPEMENT DE
LOCAUX APPROPRIES ET RECRUTEMENT DE PERSONNEL
Une gestion efficiente et professionnelle des archives et
de la documentation nécessite un local de conservation et de gestion
répondant aux normes et caractéristiques internationaux.
(architecture, conditions ergonomiques et climatiques).
Le matériel doit aussi être adapté aux
différentes fonctionnalités
(duplication des documents ; appareils de micro filmage et
de reprographie ;
déchiqueteuses ; aspirateurs).
Le sous système archives sera composé de
locaux formés de l'ensemble des bureaux regroupés en
postes de classement au niveau des services et directions, en sections de
pré archivage au niveau des directions régionales (chargés
de la conservation des documents semi actifs) qui aura pour vocation
première, le décongestionnement des espaces et des bureaux et
en dépôt d'archives historiques pour la conservation
des archives de valeur non seulement historique mais aussi de valeur
légale.
Les locaux construits abriterons le fonds documentaire du sous
système documentation. Il se caractérisera par les mêmes
normes de construction.
Avec la décentralisation du système de gestion de
l'information, il sera mise en place dans
les directions régionales, des sections de gestion
de l'information documentaire qui seront gérés par des agents
commis à cette tâche et qui sont capables de prendre en charge la
gestion
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Conception d'un système de gestion globale de
l'information documentaire au sein de la Caisse Nationale
de Sécurité Sociale du Burkina
Faso
des documents depuis leur création jusqu'à
leur transfert au dépôt de conservation des
archives historiques..
Le point focal de la structure centrale et sa coordination
seront basé au siège de la Caisse. Pour la gestion de la
structure centrale, la construction du dépôt s'avère
nécessaire et l'affectation d'agents qualifiés doit s'en
suivre (agents de classement, archivistes et conservateurs).
La mise en place des locaux centraux des gestion des
archives doivent répondre aux conditions architecturales
acceptables (emplacement ; sécurité ; conditions climatiques
et ergonomiques) ;
La Caisse, prenant conscience de la valeur de
l'information documentaire doit envisager
construire un local spécialement pour la mise
en oeuvre du système d'information documentaire :
La construction doit se faire en connivence avec le responsable
de l'information documentaire
et la Direction des Investissements et de la gestion
Immobilière (DIGI), direction en charge de
la gestion immobilière.
Nous avons même proposé à l'issue d'un
séminaire sur « le système d'archivage et la gestion
électronique des documents » tenu en Abidjan, qu'avec
la construction du Centre de Formation Professionnelle qui
était en cours, il serait indiqué de construire la
structure en charge de l'information documentaire en son sein, comme une
entité à part. Malheureusement, cela n'a pas reçu un
écho favorable, mais nous pensions qu'il n'est jamais trop tard pour
le faire étant donné que l'espace existe au sein de ce
centre pour cette construction.
Une fois les missions et les objectifs en matière des
gestion documentaire sont définis, la Caisse Nationale de
Sécurité Sociale doit se donner les moyens. Pour ce
faire, une répartition des tâches pour le personnel doit
être opérée : la description des postes en vue
de préciser les attentes, les objectifs les
responsabilités des agents .
Le personnel suivant doit être un minimum :
- un agent de liaison, chargé de la transmission du
courrier en interne ;
- deux secrétaires, dont l'une au niveau de la
structure de coordination en vue de la gestion et de la saisie de tous
documents et instruments de recherches entrant dans le cadre du service et
l'autre du sous système en charge des archives courantes ;
- au minimum, cinq aides- archivistes ayant le niveau du BEPC,
qui seront chargés de certains travaux d'organisation et de traitement
des archives courantes et intermédiaires ;
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Conception d'un système de gestion globale de
l'information documentaire au sein de la Caisse Nationale
de Sécurité Sociale du Burkina
Faso
- trois documentalistes ou archivistes diplômés
d'une école reconnue qui seront chargés
de la gestion administrative et technique de chaque
sous-système ;
- un conservateur en chef en charge de la gestion, de
la coordination technique et administrative des trois sous système
et des différentes relations avec les autorités et les
partenaires ;
- au niveau des directions régionales , les agents de
classement seront recyclés en vue
de pouvoir prendre en charge des dossiers de mandats au sein
de leurs services ; Ils seront sous la supervision administrative des
directeurs régionaux et sous la supervision technique du
responsable de la structure documentaire qui décide de
l'application de la politique documentaire de la direction
générale.
Les agents doivent être formés aux Nouvelles
Technologie de l'Information et de la
Communication.
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